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Okt 25 2012

Babetteria 18: Intranet-Tour II – Ab in die Produktion

Kann ein Intranet bei der Produktion von Milcherzeugnissen helfen? Und ob! Vor allem, wenn an 23 Standorten jährlich 6,9 Milliarden Kilogramm Milch verarbeitet werden. Nach meinem Besuch in Weiden führte mich die Intranet-Tour zu DMK, Deutschlands größtem Molkereiunternehmen. Dort sprach ich mit zwei Intranet-Verantwortlichen: mit der PR-Referentin Silvia Nösing und dem IT-Verantwortlichen Joachim Klindwort. Erst kürzlich belegten sie den dritten Platz beim IntraNET-Award 2012.

Welch schöner Lohn, denn erst vor drei Monaten wurde die DMK-Plattform mit SharePoint 2010 neu gestaltet. Rund 2.500 PC-User der insgesamt 5.700 Mitarbeiter nutzen nun das DMK-Net. Silvia Nösing erläutert: „Die interne Abstimmung mit etwa 40 Bereichen im Unternehmen war eine große Herausforderung. Denn das Ressort Finanzen hat nun einmal ganz andere Anforderungen und Prozesse als die Produktion oder das Ressort Landwirtschaft mit den Bereichen Rohstoffe und Logistik.“

Ziele des Intranet-Relaunches waren:

  • Durch neue Inhalte und Funktionen einen Mehrwert bieten, der Arbeitsprozesse beschleunigt und die Informationsbeschaffung vereinfacht
  • Den Austausch und die Zusammenarbeit verbessern
  • Das gegenseitige Kennenlernen fördern und damit das „Wir-Gefühl“ steigern
  • Den Integrationsprozess nach der Fusion der beiden Molkereiunternehmen NORDMILCH GmbH und Humana Milchindustrie GmbH fördern, aus denen im Mai 2011 das Unternehmen DMK entstanden ist

Die Projektleitung lag zu gleichen Teilen im Kommunikations- und IT-Bereich, sodass kurze Entscheidungswege dazu beigetragen haben, dass das Projekt schnell umgesetzt werden konnte. Mitarbeiter wurden per Online-Umfragen und Workshops zu ihren Bedürfnissen und Anforderungen befragt, die anschließend größtenteils berücksichtigt werden konnten. Zwar können noch keine Videos abgespielt werden, aber Anregungen wie Wetterbericht, Nachrichten und Kleinanzeigen sind nun auf der Plattform zu sehen. Im Intranet sind einzelne Bereiche mit ihren Aufgabenschwerpunkten porträtiert. Die Mitarbeiter können die MySite mit Leben füllen. „Es ist interessant zu beobachten, dass viele Mitarbeiter sich wünschen, dass die Kolleginnen und Kollegen mit Bild zu sehen sind, ihr eigenes Bild aber nur zögerlich oder gar nicht einstellen. Unser Ziel ist es natürlich, die Kollegen weiterhin zu motivieren, das Intranet in seinem vollen Umfang zu nutzen“, erläutert Silvia Nösing weiter. Auf die Einstellung von Hobbies wurde nach Absprache mit dem Betriebsrat verzichtet, da die dienstliche Nutzung der Plattform im Vordergrund steht. Das Sahnehäubchen beim DMK-Net bildet die Personalisierung bzw. Individualisierung der eigenen Startseite. Komponenten können nach oben oder unten verschoben oder ganz gelöscht werden. Aus dem App Store lassen sich das Wetter, Börsennachrichten und andere hilfreiche Applikationen hinzufügen. Zusätzlich stehen den Mitarbeitern der Like-Button und „Tags and Notes“ zur Verfügung.

Startseite vom DMK-Net

„Das Intranet ist eine wichtige Arbeits-, Informations- und Kommunikationsplattform. In Zukunft wollen wir das Intranet ständig weiter ausbauen und aktualisieren“, so der IT-ler Klindwort. Fragt man meine beiden Gesprächspartner, was sie sich für die Zukunft wünschen, sind sie sich schnell einig: die Prozessintegrationen, Workflows und die Anbindung der Produktionsmitarbeiter ohne PC-Anschluss.

Generell gilt es, vor der Einbeziehung von Produktionsmitarbeitern in das Intranet entscheidende Fragen zu beantworten:

  • Wo stehen die Bildschirme – in den Pausenräumen oder im Kantinenbereich?
  • Nutzt man Flatscreens oder stattet man Infopoints mit Terminals aus?
  • Was ist der Mehrwert, was macht für Mitarbeiter ohne Bildschirmarbeitsplatz Sinn?
  • Bekommen die Mitarbeiter nur Lese- oder auch Schreibrechte?
  • Stimmt der Betriebsrat zu? Dürfen die Mitarbeiter das Intranet nur in den Pausen oder auch während der Arbeitszeit nutzen?
  • Wie und wann werden die Produktionsmitarbeiter geschult? Kann man die Intranet-Bereiche so intuitiv gestalten, dass keine Trainings notwendig sind?
  • Wie sichert man den Support in der Startphase, wenn Fragen gehäuft in den Pausenzeiten auftreten?
  • Was kann man den Produktionsmitarbeitern bieten, damit sie jeden Tag im Intranet vorbeischauen?
  • Wie viel Budget muss investiert werden, um alle Standorte optimal auszustatten?

Schnell war ich mit dem engagierten Joachim Klindwort in ein Gespräch darüber vertieft, mit welchen Inhalten man speziell Produktionsmitarbeitern einen Mehrwert bieten könnte, denn das ist ein großes persönliches Anliegen von ihm. Formulare mit Prozessbeschreibungen, Schichtpläne, Produktionszahlen (So viel wurde von euch produziert), Absatzzahlen (So viele der von euch hergestellten Produkte konnten wir bisher verkaufen) und die Frage an den Geschäftsführer sind erste Ergebnisse unseres kleinen Brainstormings.

So, ich hätte noch 100 Ideen, wie meine virtuelle Kollegin Dimka (oder DiMKa) die Produktioner ins Intranet locken könnte: Dimka durchläuft die einzelnen Abteilungen und berichtet von den Prozessen, sie begrüßt Kollegen zum Schichtbeginn, gibt Hinweise auf besondere News im Intranet, verkündet Firmen-News, gratuliert Mitarbeitern zum Geburtstag … Doch hier muss ich mich ein wenig bremsen, denn Dimka würde dem schon etablierten virtuellen Sicherheitsbeauftragten Gary Guide Konkurrenz machen. Gary ist für die Vermittlung von Wissen in Sachen Sicherheit außerhalb des Intranets verantwortlich.

Dann toure ich mal weiter – mit einem riesigen Käse im Gepäck …

 

Alles Käse? Nicht das DMK-Intranet!

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