Feb 25 2015

Katharina Biedermann

Die Top 6 Features für Designer in SharePoint 2013

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Übersetzung des Artikels “Top 6 New Features for Designers in SharePoint 2013“. Der Autor Randy Drisgill hat hierzu seine Genehmigung erteilt. Thank you!

6 – Managed Navigation

Die Navigation zu strukturieren ist jetzt über zwei unterschiedliche Wege möglich. Die altbekannte Art und Weise und die neue „Managed Navigation“. Die neue Methode erlaubt die Vergabe von sogenannten „friendly URL‘s“. Die URL’s werden SEO-freundlich dargestellt, indem sie mit lesbaren Bezeichnern arbeiten. Weiterhin kann man jetzt die globale und aktuelle Navigation direkt im Display-Modus bearbeiten ohne über die Seiteneinstellungen in die Optionen zu navigieren. Das Bearbeiten erfolgt über einen kleinen Bearbeiten-Button und inline Editing in den Navigationen.

5 – Composed Looks

Neue Themes werden nicht mehr über einen Office Client generiert. Diese werden nun direkt in der Oberfläche konfiguriert und der „Composed Looks“ Gallery hinzugefügt. Ein Composed Look besteht aus folgenden Bereichen:

 

  • Name – Der Name des Composed Look
  • Master Page – Um Elemente anzuordnen
  • Theme URL – Bietet die Möglichkeit der Hinterlegung einer XML Datei, identisch wie in 2010
  • Image URL – Um ein Hintergrundbild zu hinterlegen
  • Font Scheme URL – Ermöglicht das Hinterlegen einer XML Datei mit Schrift-Vorgaben
  • Display Order – Bestimmt welche Composed Looks verfügbar sind

4 – Device Channels

Über die Device Channels (Geräte Kanäle) kann ein Kanal mit einem Alias und Rechten versehen werden.  So können unterschiedliche Ansichten auf verschiedenen Geräten getestet werden. Ähnlich der Verwendung von Media Queries in CSS3, allerdings schauen die Kanäle nach bestimmten Keywords in User Agents von Webbrowsern.

3 – Web Content Management Erweiterungen

Content Search Webpart

Es ersetzt das Content Query Webpart. Wie der Name schon sagt, nutzt dieses Webpart die Suchfunktion von SharePoint 2013 um Informationen abzufragen und zu filtern. Im Gegensatz zum Content Query Webpart kann das neue Webpart anstatt mit XSLT nun per HTML und JavaScript optisch angepasst werden.

Catalogs

Es ist möglich einen Produktkatalog anzulegen und damit eine komplette Webseite zu erstellen. Dieser beinhalten Produktkategorien, Unterkategorien und Produktdetails welche alle zentral organisiert werden. Es müssen keine Seiten für jedes einzelne Produkt angelegt werden.

2 – Keine SharePoint-Designer mehr um eine neues Design zu erzeugen

Jedes Tool kann genutzt werden um ein neues Design zu erzeugen, inklusive Visual Studio, Notepad++, Dreamweaver und so weiter. Dies funktioniert weil die Masterpage Gallery nun nahtlos über WebDAV Mapping arbeitet. In Windows kann ein Netzlaufwerk einfach direkt zur MasterPage Gallery gemapt und bearbeitet werden. In SharePoint 2013 können alle Styling-Dateien in der MasterPage Gallery hinterlegt werden, inklusive CSS und Bildern.

1 – Design Manager

Erstellen und bearbeiten von MasterPages

Innerhalb des Design Manager sind verschiedene Links zu finden um das Design anzupassen. Hier können Minimal MasterPages erstellt und bestehende HTML Designs umgewandelt werden. Das HTML, das CSS und die Bilder werden der MasterPage Gallery einfach hinzugefügt und es wird eine funktionierende MasterPage über das Feature generiert. Eine Snipped-Gallery erlaubt außerdem SharePoint Funktionen wie Navigation, Suche oder WebParts per Copy and Paste in das HTML einzufügen. Das heißt nicht das komplette SharePoint Portal Branding über den Design Manager realisiert werden kann. In einem kleinen Anwendungsszenario für SharePoint Sites ist dies so aber unkompliziert möglich.

Erstellen und bearbeiten von Seitenlayouts

Wenn über den Design Manager ein Seitenlayout erstellt wird erhält man eine HTML Datei, inklusive aller Felder die über den verknüpften Inhaltstyp hinterlegt wurden. Sobald nachträglich Änderungen am HTML des Seitenlayouts  gemacht werden, wird die entsprechende ASPX Datei automatisch angepasst.

Erstellen eines Design Pakets

Das Design kann komplett exportiert und  in eine andere SiteCollection, sogar auf einer komplett anderen Farm importiert werden.

 

Feb 24 2015

Michael Greth

Produkt-Analyse ownCloud Enterprise Edition

Einleitung *

ownlogoUnternehmen und die Cloud – ein zwiespältiges Verhältnis, zumal in Deutschland. Das Schlagwort von der  „neuen Art zu Arbeiten“ macht die Runde. Die IT-Abteilungen in Unternehmen sehen sich mit den Anforderungen der Anwender konfrontiert, die überall und mit jedem Gerät  Zugriff auf relevante  Unternehmensdaten haben und diese einfach und schnell mit Mitarbeitern, externen Partnern und Kunden teilen wollen.

Wie es geht, das kennen die Anwender aus den Erfahrungen im privaten Leben, wo mit Smartphones, Tablets, WhatsApp und Facebook ortunabhängig und flexibel mit Familie, Freunden und Bekannten in Kontakt geblieben und Fotos und andere Dateien geteilt werden. Sie verstehen oft nicht, warum ähnliche Dienste nicht im Unternehmen zur Verfügung stehen, wo doch die privat genutzten Angebote einfach und ohne großen Aufwand eingerichtet sind. Und vergessen manchmal darüber, dass das Speichern von Daten in der Cloud Risiken in Bezug auf Schutz der Privatsphäre,  Datensicherheit usw. birgt.

Dies stellt für die Sicherheit in Unternehmen eine nicht zu unterschätzende Gefahr dar: Mitarbeiter oder Teams, die von ihrer IT-Abteilung keine geeigneten Tools zur Zusammenarbeit zur Verfügung gestellt bekommen, können sich mit ein paar Mausklicks z.B. eine Dropbox oder ein OneDrive einrichten und darüber Dateien in- und extern teilen.

Das mag und wird in vielen Unternehmen im Widerspruch zu den internen Richtlinien stehen, aber die Praxis sieht oftmals anders aus. Wenn man hier nicht aufpasst, baut sich eine Schatten-IT auf – neue Datensilos entstehen, bestehende Berechtigungssysteme greifen nicht und das Unternehmen hat keine Kontrolle mehr darüber, welche Daten das Unternehmen verlassen und wann und mit wem sie geteilt werden.

Die Bereitschaft, sich im Rahmen der Unternehmens-IT mit der Cloud auseinanderzusetzen, wächst, wie verschiedene Untersuchungen zeigen. Anbieter wie Microsoft, Google, Dropbox usw. geben sich alle Mühe, die Vorteile der Cloud hinsichtlich Features, Skalierbarkeit und Kosten auch für den betrieblichen Bereich an den Kunden zu bringen. Alle bieten heute cloudbasierte Dienste zum Teilen und Synchronisieren von Dokumenten, Fotos und mehr an. Die Dienste sind zum Teil gratis verfügbar und in der Regel schnell und einfach eingerichtet.

Diese Vorteile haben auch viele Unternehmen, speziell in Deutschland, mittlerweile erkannt, aber es bleibt doch oft ein mehr oder minder stark ausgeprägtes Unbehagen gegenüber Clouddiensten besteht. Viele Unternehmen haben ein Problem, die Hoheit über ihre Daten aus der Hand der eigenen IT zu geben und einem Cloudanbieter anzuvertrauen – Zertifizierungen und Verträge hin oder her.

Gesucht wird also eine Lösung, die für alle Mitarbeiter den einfachen und komfortablen Zugriff auf Unternehmensdaten von überall her ermöglicht. Diese Lösung soll sich in die bestehende IT-Landschaft des Unternehmens einfügen, etablierte Berechtigungssysteme und Richtlinien berücksichtigen, keine neuen Datensilos aufbauen und die Kontrolle über die Unternehmensdaten nicht an externe Dienstleister abgegeben.

Genau an diesem Punkt setzt ownCloud an.

Produktinformationen

ownCloud ist entstanden als Open Source Software zum Aufbau einer eigenen Cloudinfrastruktur zum Speichern und Teilen von Daten. Das Projekt wurde im Jahre 2010 von Frank Karlitschek ins Leben gerufen, der damit eine freie Alternative zu kommerziellen Cloud Angeboten schaffen wollte. Die Grundidee von ownCloud ist, die Vorteile  von Cloudlösungen zu nutzen, die Privatsphäre der Nutzer zu schützen und  ohne dabei die Kontrolle über Daten und Server an Drittanbieter auszulagern, wie dies bei Angeboten von Dropbox & Co der Fall ist.

Die Community Edition

Die Open Source Software trägt den Namen ownCloud Community Edition, sie ist für private Anwender und kleine Unternehmen gedacht, die damit ihren eigenen Cloudserver betreiben können. Rund um das Open Source Projekt hat sich schnell eine große Community gebildet, die mittlerweile viele Erweiterungen und Anpassungen speziell für diesen Anwenderkreis entwickelt hat. So lassen über Apps nicht nur Dateien, sondern auch Fotos, Kontakte, Termine und Bookmarks mit anderen Nutzern teilen.

Häufige Updates und technische Unterstützung findet man wie bei Open Source Produkten üblich über die Community. Der zentrale Anlaufpunkt der Community ist https://owncloud.org/.

Die Enterprise Edition

Der Gedanke an eine Cloudlösung unter eigener Kontrolle ist ist wie bereits erwähnt auch für Unternehmen in der heutigen Zeit von großem Interesse. Sie stellen aber höhere und speziellere Anforderungen an die Software. Enterprise Kunden erwarten z.B. die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur, Kompatibilität mit vorhandenen Systemen, gesicherten Support mit SLAs, zuverlässige Ansprechpartner und kompetente Beratung und geprüfte und zertifizierte  Erweiterungen.

Aus dieser Notwendigkeit heraus gründeten Frank Karlitschek, Markus Rex und Holger Dyroff im Jahre 2011 die Firma ownCloud Inc mit Hauptsitz in Lexington, USA und Niederlassung in Nürnberg mit dem Ziel, eine kommerzielle Version von ownCloud bereitzustellen, die den besonderen Anforderungen von Unternehmen an eine Cloudlösung gerecht wird.

Die Lösung heißt ownCloud Enterprise Edition, ist gedacht für mittlere und große Unternehmen und ist im Wesentlichen auf das Teilen und Synchronisieren von Dokumenten ausgelegt. Sie ist auf derselben Codebasis wie die Community Edition aufgebaut, bietet aber eine Reihe von zusätzlichen, speziell für Unternehmensanforderungen konzipierte Features. Dazu zählen u.a.:

 

  • Benutzerverwaltung über vorhandenes Active Directory, LDAP oder openLDAP
  • Einbindungen von SharePoint 2007, 2010 oder 2013 Dokumentbibliotheken
  • Einbindung von Windows Netzwerklaufwerken
  • Einbindung der Home-Verzeichnisse der Benutzern
  • Übergreifende Zugriffsverwaltung und -überwachung über die File-Firewall
  • Server to Server Sharing für unternehmensübergreifende Kommunikation
  • Flexible API für die einfache Erweiterung

Dafür sind verschiedene Funktionen der Community Edition wie Kalender, Kontakte und Fotosharing nicht vorhanden. Einen direkten Vergleich der Funktionsumfänge gibt es auf https://owncloud.com/lp/community-or-enterprise/)

Die zentrale Anlaufstelle für die kommerzielle Version ist https://owncloud.com/de/.

Die technischen Grundlagen

Bei ownCloud betreibt man seinen eigenen Server, entscheidet also selber, wo der Server steht (in der eigenen IT oder beim Hoster), welche Software darauf läuft und wer darauf zugreifen darf.

Die ownCloud-Software selber ist eine PHP-Anwendung auf Datenbankbasis und wird in der Regel auf dem klassischen LAMP-Stack (Linux, Apache, MySQL, PHP) installiert. Viele Webhoster bieten mit ihren Hostingpaketen schon die notwendigen Voraussetzungen für eine Installation und haben ownCloud oft auch schon als 1-Click-Installationspaket in ihrem Angebot.

Ich habe testweise die ownCloud Community Edition auf einem Webspace bei HostEurope installiert. Auch ohne spezielle Linux-Kenntnisse war nach gut 15 Minuten die ownCloud in einer Grundkonfiguration einsatzbereit.

Für den dauerhaften Betrieb müssen  natürlich noch weiter Dingen berücksichtigt werden, so z.B. die verschlüsselte Kommunikation über https oder die Aktualisierung der ownCloud Software durch regelmäßige Updates. Und für eine zuverlässige Funktion im alltäglichen Betrieb im Unternehmen muss man sich Gedanken zur Hochverfügbarkeit und Ausfallsicherheit machen und gegebenenfalls die erforderlichen Maßnahmen ergreifen.

Aber alles in allem werden nur allgemeine Kenntnisse aus der LAMP-Welt benötigt, die in vielen IT-Abteilungen in Unternehmen meist sowieso vorhanden sind.  Der Betrieb der eigenen ownCloud, sei es bei einem Hoster oder auf einem Server im eigenen Unternehmensnetzwerk,  sollte also prinzipiell keine allzu große Herausforderung darstellen. Damit beantwortet sich auch schon fast die Frage nach dem zusätzlichen Administrationsaufwand, den die Einrichtung und der Betrieb der ownCloud in der IT-Abteilung verursacht.

Eine Installation unter Windows ist übrigens prinzipiell auch möglich, wird aber nicht empfohlen, da es im IIS einige Funktionseinschränkungen und Inkompatibilitäten gibt.

Was sind nun die grundlegenden Eigenschaften von ownCloud?

Wer die Cloudlösungen von Dropbox, OneDrive, iCloud und anderen Anbietern zum Teilen von Dateien nutzen möchte, der legt grundsätzlich die Dateien auf dem Onlinespeicher des jeweiligen Anbieters ab und gestattet von dort den Zugriff auf die Daten. Die Anbieter sichern zwar den Schutz der Daten zu, aber man hat die Daten und den tatsächlichen Zugriff nicht mehr vollständig unter eigener Kontrolle und muss auf die Zusagen des Anbieters vertrauen.

ownCloud geht einen anderen Weg.

Verlagert man die Daten zu einem Cloudanbieter verändert sich nicht nur der Sicherheitskontext, sondern es spielen auch organisatorische Aspekte eine nicht unerhebliche Rolle. Unternehmen haben in der Regel eine gewachsene IT-Landschaft mit  Fileservern, SharePoint-Sites oder anderen Systemen mit festgelegten Ablage- und  Berechtigungsstrukturen, über die auch unternehmensspezifische Compliance- und Sicherheitsanforderungen abgebildet werden. In diese IT-Systeme ist in der Regel eine nicht unerhebliche Investitionssumme geflossen. Externe Cloudspeicher lassen sich in diese Strukturen nicht oder nur schwer integrieren.

Warum also nicht die vorhandenen IT-Strukturen nutzen und nur eine zusätzliche Zugriffsebene schaffen, die über einen zentralen Einstieg diese bestehenden Datenspeicher für ein Teilen und Sychronisieren nach Außen verfügbar macht.

ownCloud Universal File Access

Genau dieses Prinzip wird bei ownCloud über den Universal File Access realisiert. Dateien können zwar wie bei anderen Cloudanbietern auf dem ownCloud Server ablegt werden, zusätzlich lassen sich aber  externe Datenspeicher über ownCloud verfügbar machen. Das Prinzip zeigt das folgende Schaubild:

Abb. 1 Überblick über das ownCloud Konzept: Dateien on-site und in der Cloud über einen Anlaufpunkt bereitstellen

Abb. 1 Überblick über das ownCloud Konzept: Dateien on-site und in der Cloud über einen Anlaufpunkt bereitstellen

Speicherorte wie z.B. FTP-Server, Amazon S3,  Google Drive, Dropbox, WebDAV Server oder in der Enterprise Version auch SharePoint Server oder Windows Netzwerklaufwerke können an den ownCloud Server angebunden werden (leider fehlen an dieser Stelle noch die Integration von Apples iCloud und der Microsoft Cloud-Welt mit Office365, SharePoint Online, OneDrive for Business und OneDrive, aber es werden vermutlich entsprechend der zunehmenden Bedeutung dieser Angebote auch Integrationslösungen hierfür folgen).

Die Dateien, und das ist ein spezieller Vorteil von ownCloud, verbleiben dabei an ihren ursprünglichen Speicherorten, werden also nicht auf den ownCloud-Server verschoben und behalten auch ihre auf dem jeweiligen Speicherort gültigen Zugriffsberechtigungen.

Der Universal File Access bietet den Benutzern mit der ownCloud also einen einzigen Anlaufpunkt, um Dateien auf alle angeschlossenen Datenspeicher mit Anderen teilen zu können. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Daten on-premise oder in der Cloud liegen. Die IT-Abteilung behält die Verwaltung, Zugriffberechtigungen und Kontrolle unter eigener Regie.

Synchronisation, Offlineverfügbarkeit und mobiler Zugriff

Wie arbeiten Anwender mit der ownCloud?

Wie schon weiter oben erwähnt, ist die ownCloud Enterprise Edition im Wesentlichen auf das Teilen und Synchronisieren von Dokumenten ausgelegt. Der Anwender hat verschiedene Möglichkeiten auf die ownCloud zuzugreifen:

Desktop Clients

Für Windows, Mac OSX und Linux sind Desktop Clients verfügbar, über die sich Dateien teilen und synchronisieren lassen. Dateien und Ordner können selektiv für die Synchronisation ausgewählt werden. Auf dem PC erstellt ownCloud im lokalen Benutzerverzeichnis einen Ordner, in dem die synchronisierten Ordner und Dateien gespeichert werden und auf die über den Explorer zugegriffen werden kann (Abb. 2).

Ansicht der ownCloud (oc7ee) im Windows Explorer

Abb 2: Ansicht der ownCloud (oc7ee) im Windows Explorer

Lokale Datenänderungen werden vom ownCloud Desktop Client automatisch über die ownCloud auf alle verbundenen Systeme übernommen, so dass für jeden Benutzer zeitnah immer die aktuelle Version des Dokuments zur Verfügung steht.

Welche Ordner und Dateien auf den Desktop synchronisiert werden, lässt sich selektiv im Desktop Client mit dem Verbindungsassistenten konfigurieren (Abb. 3).

Konfiguration der selektiven Synchronisation

Abb.3 Konfiguration der selektiven Synchronisation

 

Webbrowser

ownCloud bietet natürlich auch eine Web-Oberfläche, mit der die Anwender per Webbrowser auf die ownCloud zugreifen können. Die Oberfläche präsentiert sich übersichtlich und intuitiv mit einer Menüführung im linken Bereich (Abb.4).

Die ownCloud Weboberfläche (hier in Google Chrome)

Abb.4 Die ownCloud Weboberfläche (hier in Google Chrome)

Über den Browser können einzelne Dateien heruntergeladen oder aber auch in die ownCloud hochgeladen werden. Das funktioniert über einen Uploaddialog oder einfach per Drag & Drop. Auch das Auffinden von Dateien unterstützt ownCloud: über das Suchfeld lassen sich die Dateien in der ownCloud durchsuchen.

Übrigens: ownCloud bietet eine Versionierungsfunktion. Lädt man eine Datei mit demselben Dateinamen mehrfach in die ownCloud, wird jeweils eine neue Versionen dieser Datei angelegt. Über die Weboberfläche kann man auf die alten Versionen zugreifen.

Mobiler Zugriff

ownCloud bietet für iOS und Android Apps an, um auch mit Smartphones und Tablets auf die ownCloud zugreifen zu können. Die Apps stehen in den jeweiligen App-Stores für rund € 1,- zur Verfügung.

ownCloud App für Android

Abb.5 ownCloud App für Android

 

ownCloud App auf dem iPad

Abb.6 ownCloud App auf dem iPad

Mit diesen Apps können einzelne Dateien und Ordner auf die mobilen Geräte heruntergeladen und synchronisiert werden, die Benutzeroberfläche passt sich optisch der Browservariante an und ist ebenso übersichtlich und einfach zu bedienen.

Kontrolle über die Dateien und den Zugriff

Das Teilen von Dateien mit internen oder externen Personen ist eine der Hauptfunktionen von ownCloud. Der Administrator kann je nach den Sicherheitsanforderungen des Unternehmens hier verschiedene Optionen einrichten (Abb.7):

 

  • Anwender können Dateien teilen, auch beschränkt auf spezielle Gruppen
  • Anwender können Dateien öffentlich teilen
  • Anwender können Dateien mit Passwort und Ablaufdatum teilen
  • Geteilte Dateien dürfen weiter verteilt werden
  • Anwender können Externen den Upload von Dateien gestatten

 

Konfiguration der Optionen für das Teilen von Dateien (festgelegt vom Administrator)

Abb.7 Konfiguration der Optionen für das Teilen von Dateien (festgelegt vom Administrator)

File Firewall

Die File Firewall bietet einen zusätzlichen Schutz vor unberechtigten Zugriff auf den ownCloud Server. Der Administrator kann Regeln definieren, die anhand spezieller Kriterien den Zugriff auf die ownCloud gewähren oder verweigern. So lassen sich beispielsweise Zugriffe von unbekannten IP-Adressen, mit im Unternehmen unüblichen Geräten, zu unüblichen Tageszeiten oder aus ungewöhnlichen Regionen erkennen und blockieren und mit Hilfe der Log-Funktion auch protokollieren. Nur Anfragen, die die vorgegebenen Sicherheitskriterien erfüllen, werden von der ownCloud akzeptiert.

Zur Kontrolle der Aktivitäten in der ownCloud gibt es zwei Apps, die optional in der Installation aktiviert werden können:

Log Audit App

Diese App protokolliert, wer sich wann in die ownCloud eingeloggt hat und welche Dateien er angesehen, hoch- oder heruntergeladen oder gelöscht hat.

File Shared Acces Loggin App

Diese App protokolliert, wann welche Dateien mit internen Anwendern oder über einen externen Link geteilt wurden.

Serverseitige Verschlüsselung

Zusätzliche Sicherheit erreicht man mit der optionalen Verschlüsselungsapp, mit der sich alle Dateien serverseitig verschlüsseln lassen. Allerdings sollte der Einsatz dieser Funktion gründlich überlegt werden.

Bei aktivierter Verschlüsselung werden alle Dateien, egal ob sie auf dem ownCloud Server oder in einem externen Datenspeicher liegen, verschlüsselt und verschlüsselt an ihren Speicherorten gespeichert. Ein Zugriff ist dann nur noch über ownCloud möglich, da dort die Entschlüsselung stattfindet.

Zum anderen wird der Verschlüsselungskey auf dem Server selber abgelegt, was ein entsprechendes Risiko bei einer möglichen Kompromittierung des Servers bedeuten kann.

SharePoint Integration

Für mich, der sich mit SharePoint seit der ersten Stunde beschäftigt, ist natürlich die Integration von SharePoint in die ownCloud von besonderem Interesse.

Wer ältere Versionen von SharePoint betreibt hat kaum Möglichkeiten, ein einfaches Teilen von Dokumenten in SharePoint-Bibliotheken bereitzustellen. Seit SharePoint 2013 on-premise gibt es zwar eine bessere Unterstützung der Anbindung externer User, aber die Einrichtung und die praktische Umsetzung ist mit einigem Aufwand verbunden.

Und geht es um das Thema Offline-Verfügbarkeit und Synchronisation von Dokumenten wird man unweigerlich mit der langen Vorgeschichte der verschiedenen Microsoft-Lösungen wie Groove, SharePoint Workspace, OneDrive und Work Folders konfrontiert. Durch die verschiedenen Applikationen und Technologien gibt es hier in der Praxis immer wieder Probleme für Anwender und Administratoren.

Die Lösung von ownCloud für das Teilen und Synchronisieren von Dokumenten in SharePoint ist verblüffend einfach: SharePoint-Bibliotheken werden als zusätzliche Datenspeicher in die ownCloud eingebunden (Funktion von ownCloud Enterprise 7). Dabei unterstützt ownCloud die Versionen SharePoint 2007, 2010 und 2013, authentifiziert wird über NTLM oder Basis Authentifikation.

Wie bei ownCloud üblich, verbleiben die Dokumente dabei an ihrem Speicherort und die in SharePoint vergebenen Zugriffsberechtigungen (ACL) werden von ownCloud berücksichtigt.

Für den Anwender erscheint die SharePoint-Bibliothek in seiner ownCloud wie jeder andere Ordner. Er kann über die Weboberfläche auf seine Dokumente im SharePoint zugreifen oder mit dem ownCloud Desktop Client synchronisieren, offline mitnehmen und teilen. Welche Ordner und Dateien synchronisiert werden, wird im Desktop Client konfiguriert. Der Datentransfer und die Synchronisation erfolgen über SOAP und WebDAV.

Konfiguration einer Verbindung zur  SharePoint Dokumentbibliothek

Abb.8 Konfiguration einer Verbindung zur SharePoint Dokumentbibliothek

Die Verbindung zur SharePoint Site wird vom Administrator eingerichtet (Abb.8), wobei mehrere MountPoints, also Verbindungen zu Bibliotheken, erstellt werden können. Der Administrator wählt dabei unter drei verschiedenen Optionen, mit denen die Anmeldung am SharePoint erfolgen soll:

 

  • Anmeldeinformationen werden vom Anwender angegeben, er verwendet seine eigenen Anmeldedaten, alle für den Anwender geltenden Berechtigungen bleiben erhalten
  • Globale Anmeldeinformationen – der Administrator gibt bei der Konfiguration die Anmeldedaten vor
  • Benutzerdefinierte Anmeldeinformationen – für sonstige Anmeldeinformationen

Darüber hinaus kann es den Benutzern gestattet werden, ihre eigenen SharePoint-Bibliotheken in die ownCloud einzubinden.

Das Teilen von Dokumenten in SharePoint-Bibliotheken ist standardmäßig deaktiviert, um den speziellen Sicherheitsanforderungen an eine Dokumentenablage im Unternehmen Rechnung zu tragen. Der Benutzer kann  auf seine SharePoint-Dokumente über den ownCloud Server zugreifen und synchronisieren, diese aber nicht  mit anderen teilen. Das Teilen von Dokumenten in SharePoint-Bibliotheken muss also explizit vom Administrator bei der Einrichtung der SharePoint-Verbindung zugelassen werden.

Fasst man alles zusammen, kann man mit der SharePoint-Integration in ownCloud seinen SharePoint-Anwendern schnell und einfach moderne Möglichkeiten zum Teilen und Synchronisieren von Dokumenten bereitstellen, die ähnlichen Bedienkomfort bieten wie Cloudangebote und trotzdem die Sicherheitsansprüche des Unternehmens berücksichtigen.

Lizensierung und Preise

OwnCloud Community Edition

Die Community Edition ist als Open Source Lösung kostenfrei, der Support wird wie bei Open Source Projekten üblich, über die Community und Online-Foren unterstützt.

OwnCloud Enterprise Edition

Die OwnCloud Enterprise Edition wird hier in Deutschland über die ownCloud GmbH in Nürnberg vertrieben und supportet. Lizensiert wird über ein Subskriptionsmodell, das Server, Desktop Client und mobile Apps umfasst.

Für die Enterprise Edition bietet ownCloud verschiedene kostenpflichtige Support-Optionen mit verschiedenen Service-Level Agreements (SLA) an:  Live und E-Mail Support (verfügbar 12×5 oder 24×7), Patches, Unterstützung bei Upgrades, Bereitstellung oder Migration. Der Support steht auch in deutscher Sprache zur Verfügung.

Preise und detaillierte Leistungspakete bitte direkt bei ownCloud erfragen.

Testversion

ownCloud stellt auf Anfrage ein Virtual Image der ownCloud 7.0.4 Enterprise Edition mit einer vollständigen, betriebsbereiten ownCloud-Umgebung zur Verfügung. Die Testversion hat eine Laufzeit von 30 Tagen. Anforderung über die Website https://owncloud.com/de/download/.

Wer setzt ownCloud bereits ein?

Stellvertretend für die vielen Projekte, die mit ownCloud bereits realisiert wurden, hier ein aktuelles Projekt aus Deutschland.

Sciebo ist ein Gemeinschaftsprojekt von 22 Universitäten und Fachhochschulen im Land Nordrhein-Westfalen, die damit einen nichtkommerziellen Cloud-Speicherdienst für Forschung, Studium und Lehre für mehrere 100.000 Studenten und Hochschulangehörige bereitstellen werden. Studenten sollen 30 GB persönlichen Cloudspeicher erhalten. Der Dienst ist Anfang Februar 2015 gestartet und basiert auf der ownCloud Enterprise Edition. Die Server der ownCloud stehen ausschließlich in NRW und entsprechen damit den strengen deutschen Richtlinien zu Datenschutz und Datensicherheit.

Weitere Kundenreferenzen z.B.  aus den Bereichen Gesundheitswesen, Behörden, Ministerien und Finanzdienstleister sind auf owncloud.com/de unter Lösungen aufgeführt.

Gibt es auch etwas zu kritisieren?

Als Anwender von Office 365 bekommt man heute von Microsoft eine wie es so schön heißt „umfassende Benutzererfahrung“ beim Umgang mit Dokumenten präsentiert. Ich kann meine Office-Dokumente direkt im Browser und auf iOS und Android-Tablets bearbeiten, über Yammer liken und kommentieren und zum Teil auch in Echtzeit gemeinsam mit anderen ein Dokument editieren.

Diese integrierten Funktionen bietet ownCloud nicht, wobei man fairer Weise sagen muss, dass sich die ownCloud Enterprise Edition als File-Sync-&Share-Lösung versteht und auch nicht mehr verspricht.

Wie schon weiter oben ausgeführt fehlt noch die Integration von Apples iCloud und der Microsoft Cloud-Welt mit Office365, SharePoint Online, OneDrive for Business und OneDrive als externe Datenspeicher.  Aber es werden vermutlich entsprechend der zunehmenden Bedeutung dieser Angebote auch Integrationslösungen hierfür folgen.

Zusammenfassung

OwnCloud ist eine Alternative für alle, die die Vorteile der Cloud nutzen wollen und dabei aber die Kontrolle über ihre Daten und den Zugriff darauf in den eigenen Händen behalten wollen.

Folgende Punkte möchte ich als besonders positiv hervorheben:

  • ownCloud gibt der IT-Abteilung die Kontrolle über die Unternehmenscloud zurück. Sie wissen wo ihr Server steht, wer darauf Zugriff hat und welche Dateien darüber geteilt und abgerufen werden.
  • ownCloud nutzt bereits getätigte Investitionen und man muss nicht erst die gesamte IT-Infrastruktur umkrempeln, um Cloud-Dienste im Unternehmen zur Verfügung zu stellen. Die Berücksichtigung der Zugriffsrechte der angeschlossenen Datenspeicher erfordert kein eigenes Berechtigungssystem.
  • Über den Universal File Access kann man Mitarbeitern kurzfristig passende Lösungen bereitstellen, mit denen sie ihre Dateien synchronisieren und mit anderen teilen können.
  • Mit der SharePoint-Integration können die on-premise Versionen von SharePoint 2007, 2010 und 2013 mit überschaubarem Aufwand mit Funktionen für das Teilen und Synchronisieren sowie mobilem Zugriff nachgerüstet werden.
  • Ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist die Tatsache, dass ownCloud in Deutschland seinen Ursprung hat, der Anbieter hier in Deutschland mit einer Niederlassung vertreten ist und damit die lokalen Befindlichkeiten bezüglich Clouddiensten vermutlich besser versteht als ein ausländischer Anbieter.
  • Meine Empfehlung: ownCloud einfach einmal testweise ausprobieren.

Zusätzliche Informationen

Podcast

Im SharePointPodcast 317 habe ich ein ausführliches Gespräch mit Andrea Mörike, Senior Sales Director EMEA, über ownCloud geführt. Das Gespräch beginn ab Minute 10:04.

Webinar

Im Webinar „Cloud Vorteile nutzen und dennoch Datenkontrolle behalten – SharePoint to go“ stelle ich zusammen mit Matthias Schmid, Sales Engineer EMEA ownCloud, die ownCloud Enterprise Edition und speziell die Anbindung an SharePoint im Detail vor.

Cloud Vorteile nutzen bei voller Datenkontrolle – „SharePoint to go“ from ownCloud, Inc. on Vimeo.

 

Kontakt ownCloud

ownCloud GmbH
Schloßäckerstr. 26a
90443 Nürnberg

Tel: +49 911 14888690

 


* Autor: Michael Greth – dies ist eine von ownCloud Inc bezahlte Produktanalyse.
Stand Februar 2015 basierend auf ownCloud Enterprise Version 7.

Feb 19 2015

Michael Greth

OneNote auf iOS kann jetzt auch Handschrift

Neues von OneNote: nachdem Microsoft in der letzten Woche OneNote komplett zum kostenlosen Download freigegeben hat, kann man mit der heute erschienenen neuen Version der iOS-App endlich auch handschriftliche Notizen auf dem iPad erstellen. Diese Funktion war bisher dem Surface vorbehalten.

 

ONHand

Um fehlerhafte Eingaben durch Handauflage zu vermeiden, kann man angeben, wie man den Stift hält – sehr praktisch.

Und noch eine neue Funktion: OCR-Texterkennung. Jedes Bild, das in eine OneNote-Seite eingefügt wird, wird automatisch nach Texten gescannt und ist dann binnen weniger Minuten auf  PCs, Smartphones und Tablets als auch auf OneNote Online durchsuchbar. Voraussetzung ist, dass das OneNote-Notizbuch auf OneDrive gespeichert ist.

Feb 18 2015

Michael Greth

CEBIT2015 Social Business Arena

CebitSocBiz2015

Die Social Business Arena @ CeBIT ist eine hochwertige Drei-Tages-Konferenz auf der CeBIT 2015. Ausgewählte Experten und Praktiker diskutieren über die aktuellen Trends und Entwicklungen zu technologischen und organisatorischen Veränderungsprozessen rund um den Einsatz von sozialen Technologien im Unternehmen.

Die digitale Transformation ist bei vielen Unternehmen das Top-Thema in 2015. Im Mittelpunkt steht dabei die strategische Neuausrichtung des Unternehmens auf neue digitale Wertschöpfung. Dafür bedarf es in der Regel mehr als nur der Einführung neuer Technologien oder digitaler Marktkanäle, vielmehr brauchen die Unternehmen eine digitale “DNA”, was einen immensen Veränderungsprozess und ein Überdenken bestehender Organisationsstrukturen erfordert.

Die “Social Business Arena @ CeBIT 2015″ diskutiert in diesen Zusammenhang die Fragestellung, wie die Ansätze zur “Social Collaboration” und zum “Social Business” die bestehenden Strukturen optimieren und die digitale Transformation unterstützen können. Da “soziale Technologien” gleichsam als “Enabler” wie auch als Unterstützer dieser Veränderungsprozesse wirken, gelten sie als wichtiger Wegbereiter für die digitale Transformation.

Die Fachkonferenz diskutiert in den zahlreichen Keynotes und Expertenrunden, welche Herausforderungen und Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen sind, um mit erfolgreichen “Social Collaboration”-Initiativen den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit in bestehenden Strukturen zu verbessern und gleichzeitig zu revolutionieren.

Die Social Business Arena @ CeBIT  ist in diesem Jahr in Halle 4 Stand A72 zu finden.

 

Agenda, Anmeldung für VIP Tickets und alle weiteren Infos auf der Website

Feb 17 2015

Michael Greth

Office für iOS jetzt mit iCloud Support

Microsoft hat  die iOS-Apps von Word, Excel und PowerPoint auf die Version 1.6 aktualisiert. Die wichtigste Neuerung ist die Unterstützung der iCloud und anderen Speicherdiensten. Damit können Dokumente jetzt nicht nur in OneDrive, OD4B, DropBox oder SharePoint abgelegt, sondern auch direkt aus der iCloud geöffnet, bearbeitet und gespeichert werden.

Offios16

Feb 12 2015

Michael Greth

Kostenlose SharePoint Geburtstagskalender App

BirthdayBlgImageWie sagt der Volksmund so schön? “Feste soll man feiern wie sie fallen.” Geburtstage stehen daher besonders hoch im Kurs bei uns.

Novacapta hat jetzt eine “Geburtstagskalender App” für SharePoint entwickelt, die kostenlos im Microsoft App Store zum Download bereit steht.

Sie eignet sich für alle Intranet-Plattformen auf Basis von MS SharePoint und passt sich dem Intranet-Design automatisch an.

Mit der App sind die Zeiten, in denen der Geburtstag eines Kollegen übersehen wurde, ein für alle mal vorbei. Mit der Geburtstagskalender App erweitert man die Out of the Box Social Features und kann die digitale Interaktion zwischen Kollegen sowie die Aktzeptanz des Intranets fördern.

Da die App als SharePoint-Hosted App entwickelt wurde, nutzt sie ausschließlich JSOM (JavaScript Object Model) und die Daten verlassen die SharePoint Umgebung nicht.

Als Sprache wird Englisch und Deutsch unterstützt.

Darüber hinaus wird die App zukünftig auch die Anzeige auf mobilen Endgeräten unterstützen.

 

Die App im Microsoft App Store: Birthday Calendar​

Feb 12 2015

Marco Schmucker

Praxisbeispiel Scan- & OCR-Erweiterungen für SharePoint Teil 3

Marco Schmucker, Principal Consultant SharePoint Business Consulting bei der Alegri International Group stellt in diesem dreiteiligen Artikel eine Lösung für eine Scan- & OCR Erweiterung für SharePoint vor.

 

Teil 3: Einsatz-Beispiel der OCR-Lösung in SharePoint in der Personalabteilung und im Bewerbermanagement

Das folgende Beispiel aus der Bewerberverwaltung soll zeigen, wie viele papierbasierten Dokumente sinnvoll und effizient in speziellen SharePoint-Lösungen – wie der Alegri Bewerberakte oder digitalen Personalakte – für Endnutzer zur Informationsrecherche mittels Scan und Volltextindizierung per OCR nutzbar gemacht werden können. Gerade der Mitarbeitereintritt betrifft eine Vielzahl von Abteilungen. Es werden viele Aufgaben und Dokumente elektronisch verteilt und passende Informationen gesucht.

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Personalabteilungen erhalten heute immer mehr Dokumente in digitaler Form, einige davon aber privat eingescannt als reines Bild-PDF oder TIFF-Datei. Die Dokumente werden somit elektronisch hochgeladen und nur noch selten selbst eingescannt (Bewerbungen mit Zeugnissen und Schulungszertifikaten per Postweg, vor allem Azubis oder ältere Bewerber). Deren Inhalt ist leider nicht auffindbar, und wird so oft nur über den Dateinamen gefunden.

Zur Umsetzung einer digitalen Bewerber- und Personalakte eignet sich zum Beispiel die Alegri „Personalakte“ als Colygon MatchPoint Snowflake Modulerweiterung.

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Je Bewerber bzw. später je Mitarbeiter wird eine eigene Ablagestruktur, die „Akte“, per Workflow erstellt. Über ein Formular werden die wichtigen Stammdaten dazu erfasst.

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Bei Arbeitsantritt werden folgende Dokumente eingescannt oder eingefordert: Arbeitsvertrag, Anlagen (Gehaltsmodell, Kfz-Vereinbarung, Ergänzungen), Krankenversicherungs- und Sozialversicherungsdokumente sowie wichtige Zertifizierung von Prüfungen oder Ausbildung. Eine manuelle Verschlagwortung erfordert viel Zeit. Nutzt man stattdessen von GScan Online die in die SharePoint Oberfläche komplett integrierte OCR Texterkennung und komfortable Click-to-index™ OCR Funktion zu einfachen Befüllung von SharePoint Websitespalten (Metadaten) passend zum gewählten SharePoint Inhaltstyp (z.B. Sozialversicherungsunterlagen) reduziert sich der Erfassungsaufwand im Personalbereich.

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Aber vor allem bei Recherchen durch Endnutzer wird der Aufwand deutlich minimiert. Dies trifft oft bei der Suche nach Austrittsdokumenten, wie z.B. einer Kündigung, oder dem Auffinden von Zeugnissen durch Teamleiter zu.

Auch im späteren Skill-Management der Mitarbeiter wären Informationen, die in eingescannten Zertifizierungsdokumenten versteckt sind, für den suchenden Endanwender hilfreich.

Im folgenden Beispiel wird ein Zertifizierungsnachweis über einen „Certified Yammer Community Manager“ aus einer bereitgestellten PDF-Datei von mir in die digitale Personalakte in SharePoint hochgeladen. Danach starte ich mit dem Button „OCR“ die Texterkennung. Die Qualität der Darstellung ist bereits nach der OCR sehr gut aufgrund des guten Kontrastverhältnisses. Auf der rechten Indizes Leiste wähle ich den Inhaltstyp PA_Zertifikat, um die SharePoint Websitespalten entweder manuell zu befüllen, oder aber über die komfortable Click-to-index™ OCR Funktion mittels Mausklick auf den Text im Bild.

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Die so befüllten SharePoint Eigenschaften, wie der Zertifizierungstitel oder das Zertifizierungsdatum kann ich später für Workflow-Steuerung nutzen, um z.B. die Datei in ein Jahr richtig zu klassifizieren. Natürlich kann ich jederzeit eigene Werte manuell hinzufügen, um die Daten zu vervollständigen.

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Kombiniert mit der vorhandenen Integration von GScan Online mit den K2 Smartforms und K2 blackpearl Workflows, können so tagtägliche administrative Prozesse optimiert werden.

Ebenso können Kollegen über eine Personen- und Expertensuche im SharePoint Mitarbeiterportal – ohne dass der Kollege dies explizit in seinem Benutzer- oder Skill-Profil dies angegeben hat – über eine Volltextsuche in SharePoint einen zertifizierten „Yammer Community Manager“ finden.

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Dies kombiniert gerade in den umfangreichen Administrationsprozessen im Bewerbermanagement und der Personalverwaltung die Vorteile einer Reduktion des Aufwands der Datenbereitstellung pro Bewerber und Mitarbeiter mit den Vorteilen im Wissensmanagement und Skill-Management für das gesamte Unternehmen.

Fazit

Umfangreiche OCR-Lösungen schrecken meist kleinere Unternehmen aufgrund der Kosten und Komplexität ab. Ist SharePoint 2010/ 2013 oder Office 365 mit Workflow-Lösungen wie Nintex Workflow oder K2 blackpearl aber bereits im Hause, so stellt die Lösung GScan Online von Gradient gerade für die Bereitstellung für wenige aktive OCR-Nutzer im Personalwesen oder der Fuhrparkverwaltung eine sinnvolle und schnell bereitstellbare Erweiterung Ihrer SharePoint Applikationen dar: Und dies sowohl on premise als auch über den Cloud-basierten Dienst als SharePoint App.

Nutze ich die Möglichkeiten der mobilen Dokumentenerfassung mittels Microsoft Surface Tablet oder eines Windows Phones über die GScan App, kann ich ganz neue Szenarien für mobile Mitarbeiter im Field Force Management Umfeld, wie z.B. einer sofortigen Schadenserfassung an einem Fahrzeug per Foto, realisieren.

 

Feb 11 2015

Michael Greth

Webcast ownCloud und SharePoint to Go

owncloud

Cloud Vorteile nutzen und dennoch Datenkontrolle behalten – „SharePoint to go“ mit ownCloud

Werden auch in Ihrem Unternehmen Public-Cloud Dienste für den Austausch von Unternehmensdaten genutzt?

Oft wird dabei nicht an Sicherheitslücken für das Unternehmen gedacht, da der Austausch mittels Public Cloud Diensten jenseits der Unternehmensrichtlinien und IT- Kontrolle erfolgt. Unternehmen stehen vor der Herausforderung Compliance- und Sicherheitsrichtlinien zu erfüllen in einer Zeit, in der Datensicherheit und Angst vor Wirtschaftsspionage an Bedeutung gewinnen.

Gleichzeitig steigt in der zunehmend mobilen Welt ­der Bedarf an Cloud Diensten, der Anwendern Zugriff auf ihre Daten von überall über Smartphones und Tablets erlaubt und auch die Möglichkeit bietet, Daten mit Anderen außerhalb des Unternehmens einfach auszutauschen.

Nehmen Sie an diesem Webinar am 24. Februar 2015, 14.00 bis 15.00 Uhr, teil und lernen Sie ownCloud kennen, die Public Cloud Flexibilität mit Private Cloud Sicherheit bietet. Hören Sie mehr über Chancen und Risiken von Cloud Diensten.

Speaker

  • Michael Greth, SharePoint MVP, SharePointCommunity.de
  • Matthias Schmid, Sales Engineer EMEA bei ownCloud

Webinarinhalte

  • Chancen und Risiken von Cloud Diensten
  • On-premise Alternative ownCloud und Anwendungsbeispiele
  • Welche Möglichkeiten bietet die Integration von Sharepoint in ownCloud
  • Universal File Access – Integration von SharePoint und Windows Foldern

Sehen Sie in einer Livedemonstration die Integration von SharePoint und Windows Foldern.

Mit ownCloud verfügen Sie über eine benutzerfreundliche Lösung für das Filesharing und die Synchronisierung und können zugleich darauf vertrauen, dass Ihre SharePoint-Dateien in Ihrem Unternehmen bleiben und Nutzer dabei eine einfache Möglichkeit haben, Dateien über unterschiedliche Geräte auszutauschen, auch mit Parteien außerhalb des Unternehmens.

Feb 11 2015

Marco Schmucker

Praxisbeispiel Scan- & OCR-Erweiterungen für SharePoint Teil 2

Marco Schmucker, Principal Consultant SharePoint Business Consulting bei der Alegri International Group stellt in dieser dreiteiligen Artikelserie eine Lösung für eine Scan- & OCR Erweiterung für SharePoint vor.

 

Teil 2: Einsatz-Beispiel der OCR-Lösung in SharePoint in der Fuhrpark-Verwaltung

Fuhrpark-Betreiber erhalten einen Großteil der Dokumente zu einem Vertrag oder zum Fahrzeug papierbasiert. Diese werden oft eingescannt. Deren Inhalt ist aber nicht auffindbar und wird so oft nur über den Dateinamen gefunden.

Als Beispiel wollen wir uns eine Zulassungsbescheinigung Teil 1 (Fahrzeugschein) scannen, diese nach SharePoint hochladen und mittels GScan Online eine Volltexterkennung mittels OCR durchführen lassen; zuletzt wollen wir möglichst einfach wichtige Metadatenfelder in SharePoint (Inhaltstyp-basiert) befüllen.

Die gescannte TIFF-Datei wird in eine SharePoint-Dokumentenbibliothek manuell hochgeladen. Dort wird über das Menüband direkt GScan Online aufgerufen. Es zeigt das Dokument direkt „in SharePoint“ mit weiteren Menüs an. Mit dem Button „OCR“ starte ich die Texterkennung. In meinem Fall rufe ich den Cloud-Service im Hintergrund auf, der in wenigen Sekunden das Dokument volltextmäßig erkannt hat, und daraus ein PDF Dokument generiert.

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Da die Zulassungsbescheinigung durch die Schattierungen schwer lesbar ist, wähle ich noch die „Verbesserung“ Optionen, die das Dokument deutlich lesbarer machen. Dazu gehört Drehung, Glättung, Reinigung und mehr.

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Nachdem das Dokument auch für mich lesbarer ist, nutze ich die rechte Indizes-Leiste, um die SharePoint Websitespalten zu meinem gewählten Inhaltstyp (FPV_Fahrzeugschein) entweder manuell zu befüllen, oder aber die komfortable Click-to-index™ OCR Funktion, mit der ich mittels einem Mausklick auf einen Text im Bild oder Markieren von Text per Maus diese Informationen direkt in die Felder befülle. So kann ich die lange Fahrzeugidentifikationsnummer schnell und sicher übernehmen.

 

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Dies erspart nicht nur viel Zeit bei der Erfassung, sondern minimiert die Fehlerquote und erlaubt eine umfangreiche Verschlagwortung – was die Nutzbarkeit in SharePoint Workflows verbessert. Denn über befüllte Metadatenwerte kann ich Workflow-Regeln steuern.

Hier sehen wir die umfangreich befüllten SharePoint Eigenschaften. Auswahlfelder, wie Fahrzeug-Hersteller oder -Modell sind in unserer Alegri Fuhrpark-Akten Lösung direkt im GScan Online Dialog oder nachträglich jederzeit ausfüllbar.

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Der Nutzen für die Masse der Endanwender wird schnell klar: Suchen die Anwender über die SharePoint Volltextsuche oder später direkt mit der PDF Reader Suchfunktion einen Begriff, so wird dieser gefunden! Hier im Beispiel wird nach dem Wort „Benzin“ gesucht, und es wird sowohl in SharePoint Suchtreffern als auch im PDF direkt als Trefferwort angezeigt.

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Dadurch können z.B. eingescannte neue Zulassungsbescheide, Führerscheine, Schadensberichte oder Strafzettel per Workflow einen Bearbeitungsprozess anstoßen oder eine automatisierte Ablage an der richtigen „Stelle“ in der Alegri Fuhrpark Akte ermöglichen. Hierzu eignen sich besonders Workflow-Baukastenlösungen wie K2 blackpearl oder Nintex Workflow für SharePoint on premise oder Office 365.

 

 

Feb 09 2015

Marco Schmucker

Praxisbeispiel Scan- & OCR-Erweiterungen für SharePoint Teil 1

Marco Schmucker, Principal Consultant SharePoint Business Consulting bei der Alegri International Group stellt in dieser dreiteiligen Artikelserie eine Lösung für eine Scan- & OCR Erweiterung für SharePoint vor.

 

Schneller finden, effizienter arbeiten und intelligenter steuern mit Scan- & OCR-Erweiterungen für SharePoint – Teil 1

Sie nutzen bereits SharePoint-Technologien mit Workflows, um Ihre administrativen Prozesse einfacher zu gestalten? Papierbasierte Informationen werden aber als reine Bilder eingescannt und als TIFF- oder PDF-Datei in SharePoint-Aktenlösungen und ‑Teamsites abgelegt? Wie werden diese Dokumente zumindest verschlagwortet, um sie später gezielt zu finden oder automatisch auflisten zu lassen, wenn eine Volltextsuche fehlt? Durch rein manuelle Eingabe?

Dies ist sicherlich oft der Fall bei kleineren Lösungen oder im Mittelstand, wenn es um Themen wie zusätzliche Personal- und Bewerber-Dokumente oder Fuhrpark-Informationen geht. In dieser Artikelserie wollen wir uns anschauen, welche solcher Dokumente im Bereich Personal und der Fuhrparkverwaltung anfallen, und wie sogar kleine Abteilungen oder Firmen kostengünstig diese wichtigen Informationen einfach ablegen, verschlagworten und wiederfinden können.

Vorteile und Nutzen einer OCR-Lösung in SharePoint

Eine Lösung, die einen Scanvorgang direkt in SharePoint-Bibliotheken unterstützt und in dessen Web-Oberfläche integriert ist, ist ein erster Schritt Richtung Arbeitsersparnis. Unterstützt sie dann noch die automatische Texterkennung (OCR = Optical Character Recognition) und Erstellung eines PDF/ A Dokuments, in dem man über SharePoint-Volltextsuche oder direkt in der PDF-Datei suchen kann, bietet sie enorme Vorteile in der täglichen Recherche. Kann man aus dem Text dann noch einfach Textpassagen in SharePoint-Eigenschaftsfelder übernehmen, sind komplexere Workflow- und suchbasierte Lösungen realisierbar.

Ein möglicher Anbieter einer solchen Lösung, die gerade für wenige Arbeitsplätze oder Nutzer von OCR-Funktionen interessant ist, ist aus meiner Sicht die Firma GRADIENT.

Sie bietet mit ihren Produkten Unterstützung im gesamten Prozess der Erfassung, Klassifikation und Nutzbarmachung von Texten aus gescannten Dokumenten:

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Abbildung 1: Quelle GRADIENT Capture Suite,

Das Interessante an diesem Anbieter: Seine SharePoint-integrierte Lösung GScan Online ermöglicht das Betreiben der Lösung on premise auf einer internen SharePoint 2010/ 2013 Farm als eigenen Dienst. Alternativ kann aber die Nutzung eines Cloud-basierten OCR Services von Gradient als SharePoint App eingestellt werden. Durch dieses Modell ist es Gradient möglich, ihre Lösung auch in Office 365 über den SharePoint App Store anzubieten.

 

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Es ist dabei keine Client-Installation notwendig. Die GScan Online Funktionen sind mit HTML5 in die SharePoint Menüs voll integriert. Aktuell werden 23 Sprachen unterstützt.

Der Scan-Vorgang (Capture) kann über Ihre vorhandenen Scan-Treiber gestartet werden. Andere Quellen sind aber auch vorhandene Bilddateien in Fileshares, SharePoint, Office 365/ SharePoint Online, OneDrive oder Dropbox; sogar Bilderfassung über eine verfügbare Windows Phone App ist möglich. Um nach SharePoint zu scannen, sind allerdings GScan Online Lizenzen notwendig.

So werden viele Szenarien möglich, bei denen mobile Mitarbeiter schnell Bilder erfassen, diese hochladen und durch den workflow-unterstützten Vorgang eine automatisierte OCR und Verschlagwortung (Extract) erfolgt.

Für begrenzte Anwendungen besonders interessant: Es erfolgt eine pro-User Lizensierung ohne Volumenstaffelung. Daher können zum Beispiel kleine Service-Büros im firmeneigenen Fuhrpark oder Teile der Personalabteilung mit begrenztem Budget einfach und schnell versorgt werden.

 

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