Zusammenhänge erkennen statt App Chaos – First Look auf die neue harmon.ie Version 10 *


Modernes Arbeiten mit Office 365 – das heißt viele Apps für diverse Aufgaben, da fällt es oft nicht leicht, fokussiert die Prioritäten der eigenen Arbeit zu verfolgen und sich nicht im Dschungel des Toolbaukastens zu verlieren.

harmon.ie bietet mit dem Topic Graph der neuen Version 10 seiner Software jetzt einen Lösungsansatz, der auf dem Microsoft Graph basiert. Machine Learning und eigene Algorithmen bieten dem Anwender anhand von Themen (Topics) einen kontextbezogenen Zugang aller relevanten Informationen und Dokumente.

In diesem Review werfe ich einen ersten Blick auf das Konzept,  die Technologie und die Umsetzung für den Anwender.

Kontext ist King

Unter dem Dach von Office 365 besteht heute der moderne Arbeitsplatz auf Computer und Smartphone aus einer Vielzahl von Apps und Programmen. Mit einem Office365-E5 Plan hat der Anwender über zwei Dutzend Apps im Zugriff, die es ihm ermöglichen, darüber seine täglichen Aufgaben und Arbeiten digital zu organisieren und zu erledigen.

Mit einem Office365-E5 Plan hat der Anwender über zwei Dutzend Apps im Zugriff

 

Doch stößt diese Entwicklung an ihre Grenzen. Der Anwender muss sich immer mehr mit der Wahl der richtigen Tools oder Werkzeuge an sich beschäftigen und verliert den Fokus auf seine eigentliche Arbeit.

Der Ansatz, neue Anforderungen mit einer neuen App zu erfüllen, skaliert nicht.

Jede App sammelt Informationen, sendet Benachrichtigungen und hat eine eigene Benutzeroberfläche, mit der sich der Anwender auseinandersetzen muss. Die Gefahr der Ablenkung von den eigentlichen Aufgaben ist groß, auf die Dauer ist das nicht effektiv und kontraproduktiv für eine fokussierte Arbeit.

Wir denken nicht in Tools, sondern in Aufgaben, Themen und Zusammenhängen.

Kontext ist King lautet die Maxime, denn ob eine Information für den Anwender im konkreten Fall wichtig ist oder nicht, entscheidet nicht der Ort, an dem sie gespeichert ist, sondern der Kontext, in dem sie zur aktuellen Aufgabe steht. Die Fähigkeit, Zusammenhänge in den diversen Daten zu erkennen, aufzubereiten und gezielt dem Anwender bereitzustellen, wird immer wichtiger und hilft ihm, sich auf das wesentliche zu konzentrieren.

Graphen und künstliche Intelligenz

Die Technologien dazu sind bereits in Office 365 enthalten.

Metadaten können schon seit vielen Jahren zur Verschlagwortung von Informationen in SharePoint erfasst und genutzt werden und finden bei der Darstellung und Verfeinerung von Suchergebnissen ihre Berücksichtigung. Die Erfassung der Metadaten ist dabei aber stets ein Problem, da Anwender dies als zusätzlichen und belastenden Aufwand empfinden und daher die Akzeptanz eher kritisch zu beurteilen ist.

Aber moderne Technologien der künstlichen Intelligenz wie der Microsoft Graph bieten hier Lösungsansätze. Der Microsoft Graph ist eine Backend-Funktion, die mit Hilfe von Maschine Learning Inhalte und Interaktionen von Benutzern auf Office 365 auswertet. Er analysiert die Verbindungen zwischen den Inhalten, Personen und Aktivitäten. Und er ist ein selbstlernender Algorithmus, denn je länger der Graph die Inhalte und Interaktionen auswertet, desto bessere und relevantere Ergebnisse liefert er.

Der Anwender sieht das Ergebnis des Graphen nicht direkt. Er präsentiert sich ihm eher in Form einer App als persönlicher digitaler Assistent.

In Office 365 ist das Microsoft Delve, das die über den Graphen gefundenen Dokumente und Daten als personalisierte Informationen optisch in Karten aufbereitet dem Anwender präsentiert. Alles ist aber noch stark auf das einzelne Dokument fokussiert, übergreifende Kategorisierungen oder Zusammenhänge gibt es nicht.

harmon.ie 10 und der Topic Graph

Hier setzt harmon.ie mit der neuen Version 10 an und erweitert den Microsoft Graph mit dem eigenen Topic Graph, der die Informationen rund um Themen – Topics organisiert.

Der Topic Graph sucht mit speziellen Algorithmen und Maschine Learning in Emails, Dokumentinhalten und -Metadaten, Benachrichtigungen, Besprechungsanfragen usw. nach übergeordneten Informationen wie zum Beispiel Kundenbezeichnungen, Produktnamen oder Projekte, erkennt Zusammenhänge und fasst sie in Topics  zusammen.

Der harmon.ie Topic Graph erweitert den Microsoft Graph um Themen/Topics

 

Ein Topic kann so Dokumente aus mehreren Bibliotheken in SharePoint, OneDrive oder Teams und zusätzlich Emails und Termine enthalten. Die Ergebnisse sind personalisiert und nach der persönlichen Relevanz für den einzelnen Anwender sortiert.

In der aktuellen Preview-Version werden die Topics automatisch vom Topic Graph ermittelt, für die finale Version wird die Vorgabe eigener Topics möglich sein, nach denen der Graph die Informationen sammelt.

Die Oberfläche

Der Fokus auf Zusammenhänge und Kontext wird schon in der Oberfläche der neuen harmon.ie Version deutlich – es gibt keine Ordner oder Listen, sondern grafisch aufbereitet fünf vernetzte Kreise, die die für den Anwender und seine aktuelle Arbeit derzeit wichtigsten Topics anzeigen.

 

Die Topic Ansicht: Zusammenhänge und Kontext statt Ordner und Listen

 

Ein Klick auf ein Topic erweitert die Darstellung und zeigt, wie viele Dokumente, Emails und Termine vom Graph diesem Thema zugeordnet worden sind. Und ganz im Sinne der Konzentration auf Kontext werden zusätzlich fünf weitere mit diesem Thema verbundene Topics angezeigt.

Topic Ansicht – zeigt und verlinkt die vom Graph zugeordneten Dokumente, Emails und Termine

 

Mit einem weiteren Klick auf das Topic erfolgt dann eine zeitlich sortierte Auflistung aller zugeordneten Dokumente, Emails und Termine. Jedes Dokument oder Ereignis kann direkt in der jeweiligen Applikation geöffnet und gegebenenfalls bearbeitet werden.

Die Lösung ist natürlich auch in das Outlook-Addin von harmon.ie integriert, das in der Randleiste in Outlook einen direkten Zugriff auf Dokumente in SharePoint, Office365, OneDrive usw. ermöglicht. Die Topic-Oberfläche ist auch hier verfügbar und wird über einen zusätzlichen Tab in der Randleiste geöffnet.

Wie man praktisch mit harmon.ie 10 und der themenbasierten Oberfläche arbeitet, habe ich in einer Demo selbst ausprobiert.

 

Fazit

Das Konzept der neuen Version von harmon.ie liegt im Trend der Zeit.

Machine Learning Funktionen wie im Topic Graph helfen dem Anwender, besser und effektiver mit dem Digital Workplace zu arbeiten.

Zusammenhänge und Beziehungen sichtbar zu machen und dabei die Möglichkeiten der KI zu nutzen, wird bei der zunehmenden Flut von Informationen und Daten immer wichtiger und liefert durch die konstante Weiterentwicklung der Technologien auch immer bessere Ergebnisse.

Der Ansatz mit den Topics in harmon.ie 10 geht hier den richtigen Weg. Das Denken in Kategorien, Metadaten und Zusammenhängen sollte sich auch in der Software wiederspiegeln, die wir nutzen.

Die Version ist noch in einem frühen Stadium und harmon.ie sucht derzeit im Rahmen des „Early Access Program“ Pilotkunden, die die neue Version ausprobieren und ihre Erfahrungen an die Entwickler weitergeben, um die Qualität der Graph-Ergebnisse und den Funktionsumfang in der finalen Version zu optimieren.

Anmeldung zum Early Access Program


*Disclaimer

Autor: Michael Greth

Dieser Product Review ist gesponsert von harmon.ie, der Inhalt des Beitrags beruht natürlich auf meiner eigenen Meinung. -Stand Juli 2018

Schreibe einen Kommentar

Your email address will not be published.