SharePoint als Tool für das Management von Restrukturierungs- oder Turn-Around Programmen

Excel-basiertes Management von Restrukturierungs- oder Turn-Around Programmen ist komplex, aufwändig und fehleranfällig. Die Optimierung des Maßnahmen-Trackings kann ein substantieller Wettbewerbsvorteil für Unternehmen sein. Als Alternative zu den gängigen Excel-Templates bietet sich MS SharePoint an.

Gastbeitrag von Holger von Chossy von www.vysoft.eu

Hintergrund

Eine wesentliche Aufgabe im Management von Restrukturierungs- oder Turn-Around Programmen ist die Definition bzw. das Nachhalten eines Maßnahmenkataloges. Dieser besteht aus einem Set von Einzelmaßnahmen, die u. a. folgende Aspekte direkt oder indirekt adressieren:

• Liquidität
• Profitabilität
• Qualität

Viele Aufgaben im Kontext eines sogenannten Maßnahmen-Trackings sind wiederkehrend und haben ein hohes Automatisierungspotential, insbesondere:

• Planung und Entwicklung des Maßnahmen-Kataloges
• Evaluierung der Auswirkungen auf die Ausgangsbasis (Baseline)
• Genehmigungsprozesse des Maßnahmenkataloges
• Überwachung der Maßnahmen, regelmäßiges Status-Reporting
• Forecasting & Effektivitätsmessung – Wirkung der Maßnahmen
• Entwicklung ergänzender Maßnahmen, im Sinne eines Regelkreises

Situation

Viele Unternehmen bzw. Finanzabteilungen setzen für die Steuerung des Maßnahmenkataloges auf MS Excel. Angenehm ist dabei die Flexibilität bei der Gestaltung der Vorlagen, die eine Tabellenkalkulation ermöglicht. Ein weiterer Vorteil ist, dass nahezu beliebige Prüfsummen hinterlegt werden können. Im nächsten Schritt wird das Template z.B. per E-Mail an die Maßnahmen-Verantwortlichen gesendet und für die initiale Sammlung des Maßnahmen-Kataloges sowie für das regelmäßige Status Reporting genutzt.

Herausfordernd ist häufig das Nachhalten der einzelnen Status-Meldungen sowie die Konsolidierung der einzelnen Templates im Kontext des Management-Reportings. Hier fehlt es einerseits an Workflow-Funktionalitäten und andererseits an der Möglichkeit, die Datenzulieferung durch die Maßnahmen-Verantwortlichen ausreichend zu formalisieren bzw. zu strukturieren.

Lösung

Modell zur Entwicklung der Profitabilität und Liquidität eines Service- oder Produktportfolios unter Berücksichtigung eines Maßnahmen-Kataloges

Vor diesem Hintergrund setzen immer mehr Unternehmen MS SharePoint basierte Formulare und Workflows im Kontext des Maßnahmen-Trackings ein. Die Formulare können so gestaltet werden, dass die notwendigen Angaben zwingend erfolgen und beliebige Konsistenzprüfungen stattfinden. Die Datenqualität wird dadurch gleich bei der Dateneingabe sichergestellt. Mittels SharePoint-Workflow Funktionalität wird einerseits die Benachrichtigung der Maßnahmenverantwortlichen sowie die Status-Wechsel der Einzelmaßnahmen realisiert bzw. automatisiert.

Zusätzlich wird durch eine MS SharePoint basierte Datenbasis die Aktualität (Single-Point of Truth) und die Nachvollziehbarkeit (Zuständigkeiten, Historien) verbessert. Die Auswertungen können weiterhin in MS-Excel stattfinden, wobei auf die MS SharePoint basierte Datenbasis beispielsweise per Open Data Protocol (OData) bzw. MS PowerQuery/ MS PowerPivot zugegriffen werden kann.

Resümee

Durch den Einsatz von MS SharePoint lässt sich der Verwaltungsaufwand im Zusammenhang eines Maßnahmen-Trackings deutlich reduzieren – für das Programm-Management sowie für die Teilnehmenden.