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Jul 09 2015

Dokumentenmanagement mit SharePoint 2013

word

Dokumente mit SharePoint verwalten –  ein Thema, das zu den Dauerbrennern gehört und auch in Zukunft immer noch eine prominente Rolle spielen wird, trotz Social, Mobile und Cloud. Dokumente in irgendeiner Form haben wir immer zu organisieren, abzulegen und zu archivieren.

Deshalb ist es gut, ab und zu sich die Möglichkeiten des Dokumentenmanagements mit SharePoint 2013 vor Augen zu führen. Dazu hat Thomas Joos im TechChannel einen Praxisbeitrag geschrieben.

Die Themen

3 Kommentare

  1. Thomas Dirks

    Als jemand, der sich gerade mit Dokumentenmanagement im SharePoint beschäftigt, hätte ich dann doch einige Hinweise zu den Grenzen des Dokumentenmanagements erwartet.
    Wenn man den Empfehlungen von Microsoft folgt, soll der Crawler für die Suche im Abstand von 15 Miinuten gestartet werden. D.h., unter dieser Zeit sind Dokumente über eine Suche nicht zu finden. Selbst bei einer Suche, die sich nur auf geänderte Daten bezieht. Aber einer gewissen Größe kommt man sehr schnell zu der Frage, eine eigene Maschine nur für das Suchen zu installieren.

    Weiterhin hätte ich erwartet, dass SharePoint die Inhalte des Dokumentenmanagements in SQL-Datenbanken speichert. Denkbar ungünstig ab einem gewissen Volumen. Mal ganz ab davon, dass Dokumente ja eine definierte Dateigröße nicht überschreiten dürfen. Gespeichert werden diese Daten in BLOB-Feldern der Datenbank. Etwas, womit eine Datenbank nicht gerade performant umgehen kann.
    Hier würde also die Frage eines Remote BLOB Storage zu betrachten sein, wenn man ein DMS größer ausrollen will.

    Auch bei der Suche, die ja nun auch zu einem DMS gehört, erlebt man dann doch noch Überraschungen.
    Beispiel: Rechnungsnummer 123456789A
    Direkt in einem durchsuchbaren Dokument zu finden.
    Wenn ich diese über SharePoint suchen will, bleibt eine Suche nach *456* erfolglos.Das kann SharePoint nicht.
    12345* ja; den ganzen String, ja. Aber keine Teile dazwischen mit Wildcards.

    1. m.greth_admin

      Hallo Thomas, danke für dein ausführliches Feedback. Der Artikel ist überwiegend eine funktionale Beschreibung und, da stimme ich dir zu, natürlich hat auch SharePoint als DMS seine Probleme und Grenzen. Aber vielleicht hätte dies auch den Rahmen des Artikels gesprengt. Ein paar Abnmerkungen

      1. Thomas Dirks

        Hallo Michael,

        wir nutzen SP 2013 – incl. dem Continuous Crawl. Den kann man auch mehrfach starten. Aber eben im Abstand von mind. 15 Minuten. Gerade bei großen Umgebungen mit vielen Dokumenten unschön. Kommt auch zum Tragen, wenn man Dokumente über Termstore mit Kategorien versorgt und der Crawler die TaxonomyHiddenList abarbeiten soll.
        Läuft wohl hoffentlich auf ne eigene Suchmaschine im SharePoint hinaus. Ich verlasse mich da auf unser Rechenzentrum und deren Consultants.

        Aber danke für den Hinweis mit der Aufzeichnung. Darauf hatte ich gehofft.

        Den Link finde ich interessant. Muss ich mal durchlesen.

        Viele Grüße

        Thomas

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