Teams Analytics Daten für Alle – Macht das Sinn?*

Gastbeitrag von Stefan Fried, Analytics Spezialist und OfficeExpert Product Manager panagenda GmbH

OfficeExpert bietet End-to-End Analysen für Microsoft Office 365, Exchange, Outlook, OneDrive, Microsoft Teams und Skype for Business.

Erst kürzlich hat Microsoft ein interessantes Add-on innerhalb der Teams Landschaft ausgerollt, ohne es über das Message Center zu kommunizieren, wonach jeder User des Unternehmens Team Statistiken betrachten kann. Ab sofort kann also nicht mehr nur der Globale Teams Administrator diese Daten betrachten, sondern jeder, der Mitglied von diversen Teams ist.

Auf der Manage Teams Seite gibt es den Tab „Analytics“ bei dem alle Teams, bei denen man Mitglied ist, aufgelistet werden.

Klickt man auf ein entsprechendes Team so öffnet sich der drill-down des Analytics Tab innerhalb des Teams selbst (Manage Team) wo man weitere Details einsehen kann.

Auf den ersten Blick sehen die Daten spannend aus, jedoch gibt es eine Reihe an Dingen, die man kritisch betrachten sollte.

Daten sind nicht zwingend gleich Fakten

Zum einen sind die Daten, die hier gezeigt werden auf den ersten Blick aufschlussreich, jedoch ist der Mehrwert aus Daten nicht gegeben, wenn keine weiteren Informationen betrachtet und dargestellt werden.

Was bringt es jemandem zu wissen, dass es von 500 Usern 50 Inaktive gibt, wenn man nicht weiß welche User dahinterstecken um heraus finden zu wollen, weshalb diese inaktiv sind?

Ein anderes Beispiel ist die Anzahl der Messages. Wie soll man das tatsächliche Aufkommen an Kommunikation abschätzen, wenn man keine Information hat wie Messages in Relation zu Antworten (Replies) stehen? Unterhalten sich zwei Leute über ein Thema oder verkürzen sich Wege durch schnellere gezieltere Anfragen und Antworten?

Zu guter Letzt, sind diese Nutzungsdaten nicht tagesaktuell und hinken demnach etwas nach. Man muss sich also ständig ins Gedächtnis rufen, dass es durchaus sein könnte, dass Daten bereits bei der Betrachtung veraltet sind.

Transparenz

Zum anderen ist der Ansatz, dass man diese Daten „jedem Team Member “ zugänglich macht kein sonderlich idealer. Mit den derzeit vorhandenen „groben“ Daten wird es bestimmt kein Problem sein, aber Microsoft könnte in Zukunft durchaus auch Daten darstellen lassen, die vielleicht nur noch der Team Owner sehen sollte. Was bringen nur oberflächliche Daten allen anderen?

Zurück zu unsern 50 inaktiven Usern. Diese Zahl muss man nämlich besonders als Team Owner differenzierter betrachten. Wenn von diesen 50 Usern 40 aus ein und derselben Abteilung, wie zum Beispiel Consulting, kommen und man es mit dem Wissen der Abteilungsgröße kombiniert, die hier wiederum 60 beträgt ist die Rechnung einfach.

Die Consultingabteilung scheint ein Problem zu haben und zeigt deshalb über eine längere Zeit inaktivität. Eventuell muss man eine Nachschulung durchführen, andererseits könnte es auch ein technisches Problem geben. Consulting ist oft unterwegs. Funktionieren die mobilen Apps? Lösungen müssen schließlich dem Problem entsprechen und nicht anders herum.

Auf einer anderen Ebene betrachtet können diese 50 inaktiven User auch einfach tatsächlich das sein. User, die das Unternehmen verlassen haben und noch nicht aus dem System entfernt wurden oder externe User sind, die mit Ihrem Projekt bereits fertig sind. Es könnten auch interne User sein, die Verantwortungsbereiche gewechselt haben.

Der wahre Nutzen aus dieser Art von Daten kann deswegen sehr unterschiedlich sein.

• Adoption Steuerung auf Basis Mail Daten vs. Teams Daten
• Erkennen von ähnlichen Teams anhand gleicher Mitgliederstrukturen
• Useraktivität zwischen internen vs. externen Mitgliedern

Wie man zu Fakten kommt

Wir bei panagenda verfolgen einen komplett anderen Ansatz, wenn wir über Teams Datenanalyse sprechen bzw. wie diese Daten konsumiert werden können.

Zum einen liefern wir mit unseren Produkt OfficeExpert – Teams Analytics eine eigene Client App, welche die Nutzungsdaten in viel detaillierterer Ausprägung direkt in den Teams Client liefert.

Des Weiteren können derzeit diese Nutzungsdatenanalysen nur von dem jeweiligen Team Owner konsumiert werden. Das folgende Bild zeigt z.B. die Liste aller Teams in denen man Owner ist mit sehr vielen globalen Statistiken.

Ein Klick auf ein Team zeigt in weiterer Folge Details über z.B. Channel-, oder Country Aktivitäten die man so in der „out-of-the-box“ Welt von Microsoft nicht erhält.

Mit panagenda OfficeExpert bieten wir eine Lösung die nicht nur schöne Bilder liefert, sondern in weiterer Folge auch die richtigen Aktionen setzen lässt.

Starten sie eine OfficeExpert Sandbox die keine Installation Ihrerseits erfordert und machen Sie sich selbst ein Bild.

Was tun wenn die Cloud ausfällt?

Eigentlich sollte die „Cloud“ ja immer verfügbar sein, die Praxis aber zeigt, dass es immer wieder zu Ausfällen kommt. Ob und wie man sich davor schützen kann, worauf man achten sollte und welche präventiven Maßnahmen sinnvoll sind, besprechen Michael Greth (SharePointCommunity MVP) und Stefan Fried (panagenda) im Video „Kurzschluss, Cloudausfall – Mal wieder kalt erwischt?“

*Dieser Beitrag ist gesponsert von Panagenda