Praxisbeispiel Scan- & OCR-Erweiterungen für SharePoint Teil 3

Marco Schmucker, Principal Consultant SharePoint Business Consulting bei der Alegri International Group stellt in diesem dreiteiligen Artikel eine Lösung für eine Scan- & OCR Erweiterung für SharePoint vor.

Teil 3: Einsatz-Beispiel der OCR-Lösung in SharePoint in der Personalabteilung und im Bewerbermanagement

Das folgende Beispiel aus der Bewerberverwaltung soll zeigen, wie viele papierbasierten Dokumente sinnvoll und effizient in speziellen SharePoint-Lösungen – wie der Alegri Bewerberakte oder digitalen Personalakte – für Endnutzer zur Informationsrecherche mittels Scan und Volltextindizierung per OCR nutzbar gemacht werden können. Gerade der Mitarbeitereintritt betrifft eine Vielzahl von Abteilungen. Es werden viele Aufgaben und Dokumente elektronisch verteilt und passende Informationen gesucht.

Personalabteilungen erhalten heute immer mehr Dokumente in digitaler Form, einige davon aber privat eingescannt als reines Bild-PDF oder TIFF-Datei. Die Dokumente werden somit elektronisch hochgeladen und nur noch selten selbst eingescannt (Bewerbungen mit Zeugnissen und Schulungszertifikaten per Postweg, vor allem Azubis oder ältere Bewerber). Deren Inhalt ist leider nicht auffindbar, und wird so oft nur über den Dateinamen gefunden.

Zur Umsetzung einer digitalen Bewerber- und Personalakte eignet sich zum Beispiel die Alegri „Personalakte“ als Colygon MatchPoint Snowflake Modulerweiterung.

Je Bewerber bzw. später je Mitarbeiter wird eine eigene Ablagestruktur, die „Akte“, per Workflow erstellt. Über ein Formular werden die wichtigen Stammdaten dazu erfasst.

Bei Arbeitsantritt werden folgende Dokumente eingescannt oder eingefordert: Arbeitsvertrag, Anlagen (Gehaltsmodell, Kfz-Vereinbarung, Ergänzungen), Krankenversicherungs- und Sozialversicherungsdokumente sowie wichtige Zertifizierung von Prüfungen oder Ausbildung. Eine manuelle Verschlagwortung erfordert viel Zeit. Nutzt man stattdessen von GScan Online die in die SharePoint Oberfläche komplett integrierte OCR Texterkennung und komfortable Click-to-index™ OCR Funktion zu einfachen Befüllung von SharePoint Websitespalten (Metadaten) passend zum gewählten SharePoint Inhaltstyp (z.B. Sozialversicherungsunterlagen) reduziert sich der Erfassungsaufwand im Personalbereich.

Aber vor allem bei Recherchen durch Endnutzer wird der Aufwand deutlich minimiert. Dies trifft oft bei der Suche nach Austrittsdokumenten, wie z.B. einer Kündigung, oder dem Auffinden von Zeugnissen durch Teamleiter zu.

Auch im späteren Skill-Management der Mitarbeiter wären Informationen, die in eingescannten Zertifizierungsdokumenten versteckt sind, für den suchenden Endanwender hilfreich.

Im folgenden Beispiel wird ein Zertifizierungsnachweis über einen „Certified Yammer Community Manager“ aus einer bereitgestellten PDF-Datei von mir in die digitale Personalakte in SharePoint hochgeladen. Danach starte ich mit dem Button „OCR“ die Texterkennung. Die Qualität der Darstellung ist bereits nach der OCR sehr gut aufgrund des guten Kontrastverhältnisses. Auf der rechten Indizes Leiste wähle ich den Inhaltstyp PA_Zertifikat, um die SharePoint Websitespalten entweder manuell zu befüllen, oder aber über die komfortable Click-to-index™ OCR Funktion mittels Mausklick auf den Text im Bild.

Die so befüllten SharePoint Eigenschaften, wie der Zertifizierungstitel oder das Zertifizierungsdatum kann ich später für Workflow-Steuerung nutzen, um z.B. die Datei in ein Jahr richtig zu klassifizieren. Natürlich kann ich jederzeit eigene Werte manuell hinzufügen, um die Daten zu vervollständigen.

Kombiniert mit der vorhandenen Integration von GScan Online mit den K2 Smartforms und K2 blackpearl Workflows, können so tagtägliche administrative Prozesse optimiert werden.

Ebenso können Kollegen über eine Personen- und Expertensuche im SharePoint Mitarbeiterportal – ohne dass der Kollege dies explizit in seinem Benutzer- oder Skill-Profil dies angegeben hat – über eine Volltextsuche in SharePoint einen zertifizierten „Yammer Community Manager“ finden.

Dies kombiniert gerade in den umfangreichen Administrationsprozessen im Bewerbermanagement und der Personalverwaltung die Vorteile einer Reduktion des Aufwands der Datenbereitstellung pro Bewerber und Mitarbeiter mit den Vorteilen im Wissensmanagement und Skill-Management für das gesamte Unternehmen.

Fazit

Umfangreiche OCR-Lösungen schrecken meist kleinere Unternehmen aufgrund der Kosten und Komplexität ab. Ist SharePoint 2010/ 2013 oder Office 365 mit Workflow-Lösungen wie Nintex Workflow oder K2 blackpearl aber bereits im Hause, so stellt die Lösung GScan Online von Gradient gerade für die Bereitstellung für wenige aktive OCR-Nutzer im Personalwesen oder der Fuhrparkverwaltung eine sinnvolle und schnell bereitstellbare Erweiterung Ihrer SharePoint Applikationen dar: Und dies sowohl on premise als auch über den Cloud-basierten Dienst als SharePoint App.

Nutze ich die Möglichkeiten der mobilen Dokumentenerfassung mittels Microsoft Surface Tablet oder eines Windows Phones über die GScan App, kann ich ganz neue Szenarien für mobile Mitarbeiter im Field Force Management Umfeld, wie z.B. einer sofortigen Schadenserfassung an einem Fahrzeug per Foto, realisieren.