Babetteria 36: Intranet-Tour VIII – Alle Mann an Bord

Bei der Reedereigruppe Hamburg Süd weiß man nicht nur, wie man Waren zuverlässig und pünktlich über die Weltmeere transportiert, sondern auch, wie man die firmeninternen User zielsicher durchs Intranet navigiert. Belohnt wurde das mit dem dritten Platz bei den INTRA.NET Awards 2013, der von we.CONECT vergeben wurde. Mehr dazu verraten haben mir Edith Pfeiffer, Managerin für Corporate Communications, und ihr Kollege Max Lund.

Starthafen

Seit ihrer Gründung 1871 hat sich die Hamburg Süd-Gruppe von einer konventionellen Reederei zu einer der 15 weltgrößten Containerreedereien entwickelt. Sie bietet ihren Kunden die komplette Logistikkette – von der Planung bis zur Durchführung des Transportes von Haus zu Haus. Das beinhaltet nicht nur die Bereitstellung von speziellem Container-Equipment, sondern auch von intermodalen Diensten, die eine nahtlose Anbindung auf der Straße, der Schiene und dem Binnengewässer gewährleisten. Darüber hinaus ist die Hamburg Süd in der Massengut- und Produktentankerfahrt auf den Weltmeeren präsent. Weitere Geschäftstätigkeiten wie Ship Management oder Logistics Services und eine Reiseagentur runden das Leistungsangebot ab. Die Hamburg Süd ist mit rund 4.500 Mitarbeitern in über 300 Büros rund um den Globus vertreten (Abb. 1). Alle Arbeitsplätze an Land sind mit Computern ausgestattet und auch auf zahlreichen Schiffen sind bereits Internetzugänge vorhanden.

Abb. 1: Hamburg Süd weltweit vertreten

Navigation durchs Meer der Intranet-Möglichkeiten

Hauptziel des Relaunchs ab 2012 war es, einen gleichen Informationsstand für alle Mitarbeiter zu schaffen und dabei relevante Informationen zukünftig noch effektiver zu verbreiten. Die Anforderungen an das Intranet sind sind in Abb. 2 dargestellt.   Jede Region hatte bis dahin ihr eigenes Intranet, sodass aus sechs regional unabhängigen Portalen schließlich eines gemacht werden musste. Dafür galt es, Informationsstände, Redaktionen, Nutzungsgrade und Anforderungen zu bündeln und zusammenzuführen.

Abb. 2: Anforderungen an das Intranet bei der Hamburg Süd

Leinen los mit den richtigen Analysen und Roll-out-Strategien

„Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter sich wiederfinden“, antworteten meine beiden Gesprächspartner auf die Frage, wie man das Projekt angegangen sei. Bei der Hamburg Süd startete man deshalb mit einer Anforderungsanalyse. Um die Bedürfnisse und Wünsche der Mitarbeiter weltweit kennenzulernen, wurde zusätzlich eine Befragung durchgeführt.

Im konkreten Fall ging ein Online-Umfrage-Tool an alle Regionalleiter. Diese bildeten kleinere Spezialteams, um eine möglichst große Bandbreite an Antworten zu erhalten – sowohl was die Fachbereiche als auch was die Regionen betrifft. Es wurde unter anderem gefragt, was sich im „alten“ Intranet bewährt hatte und was sich die Mitarbeiter für die Zukunft wünschen:

• Wie wichtig sind folgende Intranet-Inhalte für Sie?
• Welche Inhalte erwarten Sie von dem neuen Intranet, die bisher noch nicht verfügbar waren?
• Was gefällt Ihnen besonders gut am bereits existierenden Intranet im Hinblick auf Struktur, Inhalt, Layout, Funktionen?
• Was können wir verbessern?

Die einzelnen Ergebnisse gingen zur Auswertung zurück ins Headquarter, wo anhand der Antworten ein Konzept erarbeitet und das weitere Vorgehen geplant wurde. Vor seiner Umsetzung wurde das Konzept übrigens von einem externen Berater auf Plausibilität geprüft.

Heraus kam unter anderem, dass sich die Mitarbeiter ein globales Telefonbuch wünschen, statt weiterhin mühevoll mit Excel-Tabellen arbeiten zu müssen, um den richtigen Ansprechpartner in der Gruppe zu finden. Für einen Dienstleister im Bereich Schifffahrt und Logistik standen natürlich auch zentral abrufbare Fahrpläne hoch im Kurs. Mitarbeiter im Ausland sahen zudem Nutzen in einem Wiki, was jedoch zunächst als „Nice-to-have“ zurückgestellt wurde. Dafür wurde eine Feedback-Funktion für Inhalte anvisiert, damit jeder Mitarbeiter schnell Rückfragen zu entsprechenden Informationen stellen kann.

Präzise geplant hatten die Verantwortlichen auch den nachfolgenden Roll-out-Prozess. Etappenweise wurde das Intranet in den einzelnen Regionen gelauncht. Zuvor war ein Hamburger Projektteam rund eine Woche in jedem der fünf regionalen Head-Offices rund um den Globus unterwegs, um den Roll-out genau abzustimmen. Es galt festzustellen, wie viel Zeit die jeweilige Region für die Migration der Inhalte benötigen würde. Gemeinsam mit den Redakteuren wurden Vorgaben erarbeitet, zum Beispiel wie lange es dauern wird, bis die Inhalte eingestellt sind. Hierbei zeigte sich, dass eine Face-to-Face-Kommunikation mit den Projektbeteiligten manchmal deutlich effektiver ist als eine reine Online-Kommunikation. Anschließend folgte eine einwöchige Übergangsphase, in der das alte und das neue System parallel online waren und in der sich die Mitarbeiter umstellen konnten. Trainings vor Ort halfen bei der weiteren Vorbereitung.

Auf großer Fahrt – das Intranet im Arbeitsalltag

„Mittlerweile ist das Intranet fest in die Arbeitsabläufe integriert und die Akzeptanz ist hoch“, berichten meine Gesprächspartner. Letzteres liegt unter anderem daran, dass die wichtigsten Bereiche des täglichen Geschäftsalltags im Intranet abgebildet sind. „Nahezu unser gesamtes Informationsspektrum kann über das Intranet abgerufen werden. Das steigert natürlich die Akzeptanz des Tools bei den Mitarbeitern“, erzählt Edith Pfeiffer. Was das Design und den Aufbau des Systems betrifft, ergänzt Max Lund: „Das Intranet wurde konkret nach den Erkenntnissen aus der Anforderungsanalyse konzipiert – und enthält somit alles, was aus Sicht der Mitarbeiter besonders wichtig ist.“

Im Intranet der Hamburg Süd gibt es folgende Hauptmenüpunkte (siehe Abb. 3):

• About Us: Informationen über das Unternehmen
• Service Center: Informationen, die nicht unbedingt mit dem Tagesgeschäft zu tun haben, die dem Mitarbeiter aber helfen, sich im Unternehmen zurechtzufinden – sei es mit dem Kantinenplan oder mit Belegungsplänen für die Konferenzräume. Wichtiges für neue Mitarbeiter.
• Career & Work: Personalinformationen
• Business Information: Daten, die für das tägliche operative Geschäft notwendig sind.
• Information Services: Informationen rund um die IT
• Teams & Departments: Hier stellen sich die einzelnen Regionen und Abteilungen vor – so erhalten die Kollegen in der Ferne ein Gesicht.
• My Department: Nur für mich und direkte Kollegen; Inhalte wie Urlaubspläne, Fotos von der Abteilungsfeier, private Telefonlisten, Geburtstage etc.
• My Workplace: Individuell für den einzelnen Mitarbeiter; selbst Änderungen vornehmen und Neuigkeiten abonnieren; Personalisierungsmöglichkeit.

Eine erste Social-Funktion ist geplant – eine Feedback-Funktion wird den Meinungsaustausch ermöglichen. Darüber hinaus werden neue Anregungen stets angenommen und darauf basierend weitere Anpassungen durchgeführt.

Abb. 3: Bereiche des Intranets

Abb. 4: Startseiten der sechs Regionen

So, hier endet meine Reise. Mitarbeiter bereits bei der Planung ins Boot zu holen, sichert die Akzeptanz des Intranets. Gut geplante Mitarbeiterbefragungen zum Zweck einer strukturierten Anforderungsanalyse führten im Fall der Hamburg Süd schließlich zu einem prämierten Intranet. Der anfängliche Aufwand zahlt sich aus, ein gutes Intranet kostet Ressourcen, die sich im Arbeitsalltag wieder auszahlen sollen.  Vielen Dank an die Hamburg Süd für das spannende Gespräch und die Brise Seeluft!

VERLOSUNG

Unter den Babetteria-Leserinnen und Lesern verlose ich

1. ein Konferenzticket für die SharePoint Days am 3.12.2013 und ein Ticket für den Workshop „Die perfekte Intranet-Einführung“ am 4.12.2013 in Berlin sowie

2. ein Konferenzticket für die SharePoint Days am 3.12.2013 in Berlin.

Bitte eine E-Mail bis zum 22.11.2013 mit Name und Firma an babett@perlrot.de.