Branding von MySites in SharePoint 2010 Teil 1

Im neuen Jahr begrüßen wir eine neue Autorin auf SharePointSocial.de: Katharina Biedermann. Sie ist SharePoint-Spezialistin, Web-Designerin und als Microsoft Certified Technology Specialist und UI Experte unterstützt sie das SharePoint-Team der SD&C Solutions Development & Consulting GmbH. Hier auf SharePointSocial.de wird sie sich schwerpunktmäßig mit den Themen Usability und Design aus technischer Sicht beschäftigen.

Wir wünschen einen guten Start und interessante Diskussionen.

Dass es MySites gibt, wissen viele von euch und einige auch, was genau man damit machen kann. So hat Babett in Ihrer Babetteria in einem INTRAview (Ask Babett 5) mit Projektleiter Dr. Berg einen ersten Einblick in die Arbeit mit MySites gegeben.

In zwei technischen Artikeln über das Branding von MySites möchte ich auf die Möglichkeiten von MySites in SharePoint2010 einzugehen und aufzuzeigen, welche Wege zu beschreiten sind, um eine MySite ganz im eigenen Stil anzupassen.

Selbst ist der Mitarbeiter – her mit dem „Wir-Gefühl“

MySites sind individuelle SharePoint Seiten, auf welchen die Benutzer ihre Profildaten und Benutzerinformationen bereitstellen können. Die Inhalte und das Design sind  frei anpassbar und nur für freigegebene Nutzer sichtbar. Sie haben den Charakter einer Social Plattform im eigenen Unternehmen. Das Ziel der MySites besteht vor allem in der Förderung der Zusammenarbeit und der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern einer Organisation und im besten Fall zur Steigerung des Wissensaustausch und der Effizienz ihrer Arbeit.Selbst ist der Mitarbeiter – her mit dem „Wir-Gefühl“

Das Web 2.0 ist vor allem davon geprägt, Nutzer in die Erstellung von Webseiten einzubeziehen und zum Mitmachen aufzufordern. Die Plattformen sollen einen sozialen Austausch ermöglichen, vernetzt sein und aus User-Generated-Content bestehen. Das bedeutet alle Formen von Inhalten, die der Nutzer selbst erstellen, veröffentlichen und austauschen kann. Jeder Nutzer wird zum aktiven Teilnehmer und kann Gruppen und Gemeinschaften rund um Marken, Produkten, Unternehmen und Interessen beitreten. Die Form dieses Austausches und die Erkenntnis gemeinsamer Interessen führen zu sozialen Beziehungen und einem „Wir-Gefühl“ unter den Mitgliedern.

Unternehmen die ihre Mitarbeiter mit Hilfe sozialer Medien in ihre Prozesse und die internen Entwicklungen einbinden, ermöglichen es sich Erkenntnisse über die Mitarbeiter selbst, deren Bedürfnisse, Wünsche und Erwartungen zu gewinnen.

Blogs, welche Bestandteil der MySites sind, können auch ein wichtiges Instrument für das interne Marketing in Unternehmen sein. Sie eignen sich für die Information über laufende Aktivitäten und das Zusammenführen von vorhandenen Wissen einzelner Mitarbeiter. Diese Art der Kommunikation kann Mitarbeiter positiv herausstellen, andere motivieren und durch die daraus resultierende Zufriedenheit das Image nach außen hin aufwerten und im besten Fall sogar die Mitarbeiterbindung stärken.

Konfiguration – Was sein muss, muss sein

Für den Einsatz von MySites ist die SharePoint Lizenz „Standard CAL“ notwendig. Um MySites nutzen zu können, müssen vorab einige Einstellungen vorgenommen werden. Die einzelnen Schritte werden nachfolgend beschrieben. Es wird empfohlen im Voraus einen separaten Service User, der als Managed Account für die MySites eingesetzt wird, zu erstellen.

Der erste Schritt führt zur Erstellung einer neuen Web Application. Dafür muss die Central Administration geöffnet und zur Seite Application Management > Manage Web Application navigiert werden. Nun im Ribbon auf den Button “New” klicken und warten bis sich das Fenster „Create New Web Application“ öffnet. Dann im Abschnitt Application Pool über den Link „Register new managed account“ fortgefahren. Dort wird der Benutzer und dessen Passwort eingetragen, welcher als Service Account für die MySites verwendet werden soll. Die Funktion „Automatic Password Change“ wird in Abhängigkeit von der Password Policy aktiviert, deaktiviert und konfiguriert. Anschließend können die Angaben bestätigt und auf das vorherige Fenster zurückgekehrt werden.

Die Auswahl der Optionen unter „Authentication“ richtet sich nach den jeweiligen Anforderungen. Im Bereich „IIS Web Site“ wird der Punkt „Create a new IIS web site“ auswählt und die entsprechenden Angaben für Name, Port, Host Header und Path hinterlegt. Der „Authentication Provider“ unter „Security Configuration“ wird je nach Anforderung auf „NTLM“ belassen oder auf „Negotiate (Kerberos)“ umgestellt. Die Werte „Allow Anonymous“ und „Use Secure Sockets Layer (SSL)“ können die Standardeinstellungen behalten. Unter „Public URL“ wird die Adresse eingegeben, unter der die MySites erreichbar sein sollen. Im Abschnitt „Application Pool“ wird der Punkt „Create a new application pool“ ausgewählt und ein entsprechender Name vergeben. Im Dropdown „Configurable“ wird der zuvor erstellte Managed Account ausgewählt. Unter „Database Name and Authentication“ wird der Name des Datenbank Servers und der Datenbank angegeben. Die „Windows authentication (recommended)“ wird als Standardauswahl belassen. Im Falle eines Datenbank Mirroring kann unter „Failover Server“ der Name des zweiten Datenbank Servers angegeben werden. Die „Service Application Connections“ werden auf dem Wert „default“ belassen. Alle Angaben mit „OK“ bestätigen.

Die gerade getätigten Einstellungen haben eine entsprechend neue Web Application angelegt. Im nächsten Schritt folgt die Erstellung einer Site Collection, in der alle MySites abgelegt werden können.

Dazu wird in der Central Administration zur Seite Application Management > Create site collections navigiert und die gerade erstellte Web Application ausgewählt. Es folgt die Eingabe eines Titels und bei Bedarf einer Beschreibung. Unter „Template Selection“ wird das Template „My Site Host“ im Tab „Enterprise“ ausgewählt. Es können bis zu zwei Site Collection Administratoren hinterlegt werden. Alle Angaben werden mit „OK“ bestätigt.

Um die MySites entsprechend nutzen zu können, müssen diese konfiguriert werden. Dazu die User Profiles auf der Seite Application Management > Manage service applications aufrufen, den Link „User Profile Service Application“ anklicken und unter „My Site Settings -> Setup My Sites“ aufrufen. Im Bereich „My Site Host“ wird die URL der zuvor erstellten MySite Site Collection hinterlegt. Die „Personal Site Location“ gibt den Ort der Personal Sites an. Anschließend wird das bevorzugte „Site Naming Format“ ausgewählt. Unter „Language Options“ kann angegeben werden, ob ein Benutzer die Sprache der Personal Site anpassen darf. Nun noch die Benutzer oder Gruppen unter „Read Permission Level“ hinterlegen, die Lesezugriff auf die Personal Sites erhalten sollen. Zum Schluss eine E-Mail-Adresse unter „My Site E-Mail Notifications“ angeben, um die Absender-Adresse für Benachrichtigungen zu definieren und „OK“ klicken.

Jetzt kommen wir zu den zwei wichtigsten Einstellungen um die MySites nutzen zu können.

• Manged Path hinzufügen  und
• Aktivieren von Self –Service Site Creation

Auf der Seite Application Management > Manage Web Applications muss die erstellte My Site Web Application ausgewählt und anschließend der Button „Managed Paths“ im Ribbon geklickt werden. Im Fenster „Define Managed Paths“ wird im Abschnitt „Add a New Path“ der Wert für die Personal Sites eingetragen, welcher beim Erstellen der Site Collection definiert wurde. Als Type wird „Wildcard inclusion“ gewählt. Anschließend auf „Add Path“ klicken, danach auf „OK“.

Ohne das Aktivieren der Self-Service Site Creation können die Benutzer keine eigenen MySites erstellen. Auf der Seite Application Management > Manage Web Applications im Ribbon den Button „Self-Service Site Creation“ klicken, „ON“ wahlen und „OK“ klicken.

Über die MySite URL kann getestet werden ob die MySites korrekt funktionieren. Mit einem Klick auf „My Content“ wird die Personal Site erstellt.

Wenn alle beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind, kann die Arbeit mit den MySites starten.

Im 2. Teil dieses Artikels (erscheint am 14.1.2013) steigen wir in das konkrete Branding der MySite ein.