SharePoint Kommunikationswebsites – Welche Rolle werden sie in Ihrer Organisation spielen?*

Kommunikationswebsites für SharePoint wurden auf dem SharePoint Virtual Summit im Mai 2017 angekündigt, das erste Rollout im First-Release begann im Juni 2017 und mittlerweile steht dieses brandneue Collaboration-Tool in vollem Umfang allen Kunden von Office 365 zur Verfügung.

Viele SharePoint-Anwender blicken neugiering auf die Kommunikationswebsites, aber es gibt auch Verwirrung und Zweifel: wie unterscheiden sich SharePoint-Teamsites von Kommunikationswebsites, wofür setzt man was ein und sind sie nicht nur ein weiterer Baustein in der immer größer werdenden Office 365-Suite, der die Auswahl eines geeigneten Zusammenarbeitstools erschwert.

In diesem Artikel sehen wir uns Kommunikationswebsites genauer an und erfahren, wie sie die Zusammenarbeit unterstützen können.

Gastbeitrag von Sandra Lupanova von ScienceSoft

Vordefinierte Site-Vorlagen und Seiten-Layouts für einen schnellen Start

Kommunikationswebsites vereinfachen den Start in die Social Collaboration mit SharePoint.

Mit Standard-Site-Vorlagen (Thema oder Präsentation) und einem geeigneten Seiten-Layout ist es möglich, eine Kommunikationswebsite mit wenigen Klicks zu erstellen. SharePoint Online bietet derzeit drei Vorlagen:

• Thema: ein Design um viele Informationen wie z. B. Neuigkeiten, Ereignisse und andere Inhalte zu teilen
• Präsentation: ein Design, um ein Produkt, Team oder Ereignis mithilfe von Fotos oder Bildern zu präsentieren.
• Leer: eine leere Vorlage zum schnellen Aufbau eines eigenen Designs.

Eine zusätzliche Programmierung ist nicht erforderlich. Natürlich lassen sich die so erstellen Sites an die individuellen Bedürfnisse weiter anpassen, aber wenn ein Unternehmen oder eine bestimmte Gruppe eine Site dringend benötigt, dauert es nur ein paar Augenblicke, um sie zu anzulegen. Die Standard-Sites haben ein klares, modernes Aussehen, was die Benutzerakzeptanz erhöht und die Anzahl der Beschwerden über unfreundliches Out-of-the-Box-SharePoint verringert.

SharePoint-Kommunikationswebsites werden mit 3 Standard-Designs ausgeliefert: Thema  und Präsentation sind mit Inhalten gefüllt, Leer ermöglicht es, eine kundenspezifische Site zu erstellen.  Bildquelle: Office Blogs.

Neue Webparts für diversifizierte Kommunikation

Kommunikationswebsites bieten einen zusätzlichen Bonus – neue Webparts.  Mithilfe dieser Webparts können der Aufbau und das Design von SharePoint-Sites variiert werden, Site-Mitglieder bieten sich erweiterte Möglichkeiten, ihre Informationen und Inhalte angemessen zu publizieren. Unter den neuen Webparts finden Sie:

• Hero-Webpart: um die wichtigsten Inhalte der Site zusammenzufassen und zu betonen.
• Personen: um Site-Mitglieder zusammenzubringen und sie schnell miteinander zu verbinden.
• Ereignisse: um bevorstehende Veranstaltungen anzukündigen und es den Mitarbeitern zu ermöglichen, sie in ihren persönlichen Kalendern leicht zu markieren.
• Stream: um Videos von einem Microsoft-Stream-Kanal einzubinden.

Alle diese Webparts werden auch auf SharePoint-Team-Websites verfügbar sein, was Ihnen helfen wird, sie ansprechender zu machen.

SharePoint Kommunikationswebsites bieten neue Webparts, einschließlich Hero, Personen, Ereignisse und Stream. Bildquelle: Office Blogs.

Responsive Design für mobile Nutzer

SharePoint und mobile Geräte haben eine lange Zeit in Parallelwelten gelebt, was Endnutzer verärgerte. Aus diesem Grund wird jedes einzelne Update für mobiles SharePoint von der Community so sehr geschätzt. Kommunikationswebsites haben alle Chancen, die Herzen der Mitarbeiter zu gewinnen, denn sie sind standardmäßig responsiv und somit ohne zusätzliche Anstrengungen auch sofort auf Mobilgeräten zu nutzen. Endanwender können Aktivitäten auf ihren Kommunikationswebsites ohne Probleme auf ihren mobilen Endgeräten verfolgen. Entwickler können Zeit sparen, denn sie müssen das responsive Design nicht mehr separat ausarbeiten und einstellen.

Weitere Vorteile für SharePoint-Anwender

Kommunikationswebsites bieten weitere Vorteile, um SharePoint-Erfahrung der Anwender positiv zu gestalten. Dazu gehören:

• Suchvorschläge für Nachrichten, Dokumente und Menschen, um es den Mitarbeitern zu ermöglichen, die notwendigen Informationen über verfügbare Kanäle zu finden.
• Extranet-Szenario, um die Nutzung der Community-Sites für externe Social Collaboration mit Nutzern außerhalb der Organisation zu ermöglichen.
• Inhaltsnutzungstatistiken, um zu zeigen, wie populär bestimmte Inhalte sind. Mit dieser Funktion können Sie den Fokus ihrer Site optimieren und nur die relevantesten und einprägsamsten Inhalte bereitstellen.

Werden Kommunikationswebsites Team-Sites ersetzen?

Kommunikationswebsites machen gerade die ersten Schritte in der Praxis, aber es wird bereits intensiv über Sinn, Funktion und Anwendung diskutiert. Eine der brennendsten Fragen ist die Umwandlung von Team-Sites in Kommunikationswebsites und die Migration von Daten von Team-Sites auf Kommunikationswebsites.

Microsoft sieht Kommunikationswebsites nicht als Konkurrenz zu Team-Websites. Insofern kamen die ersten Reaktionen, dass Benutzer ihre Team-Websites durch Kommunikationswebsites ersetzen möchten, überraschend. Mark Kashman, Senior Produkt-Manager von Microsoft’s SharePoint Team, kommentierte::

„Es wird keine Standard-Tools geben, um Inhalte auf diese Weise zu übertragen.”

Aber er fragt auch gleich nach:

”Können Sie mehr dazu erläutern, warum Sie den Inhalt von einer Team-Site auf eine Kommunikationswebsites übertragen möchten?”

Lebhafte Diskussionen in der Community zeigen eine größere Begeisterung in Bezug auf Kommunikationswebsites und deren Fähigkeiten, was auch die Begehrlichkeit fördert, die verbesserte Benutzererfahrung von Kommunikationswebsites im gesamten SharePoint bereitzustellen. Es scheint, dass SharePoint-Besitzer als auch -Benutzer kaum einen konzeptionellen Unterschied zwischen den beiden Sites sehen.

SharePoint-Team-Websites sind komplementär und dienen anderen Zwecken. Susan Hanley, Microsoft MVP, erklärt die Dinge so:

“Kommunikationswebsites konzentrieren sich auf das Bereitstellen und Verteilen von Nachrichten an ein breites Publikum. Auf einer Team-Website erstellen die meisten Nutzer den Inhalt und arbeiten interaktiv in ihren Projekten. Auf einer Kommunikationswebsite gibt es üblicherweise eine kleine Anzahl von Autoren und eine große Anzahl von Lesern.”

Daher sind Team-Websites die Team-Collaboration-Tools, während Kommunikationswebsites die organisationsweite Kommunikation unterstützen, die in eines der folgenden Szenarien passen kann.

Wenn man Kommunikationswebsites benutzt

Echte Beispiele für Kommunikationswebsites sind noch selten, aber wir können uns verschieden Anwendungsszenarien vorstellen

• HR-Manager können über Kommunikationwebsites Unternehmensnachrichten verbreiten, Veranstaltungen und Personalinformationen ankündigen und somit ein möglichst breiteres Publikum erreichen.
• Marketingabteilungen können Informationen über die neuesten Branchentrends und Aktivitäten der Wettbewerber bereitstellen und so das gesamte Unternehmen oder bestimmte Teams über aktuelle Marktentwicklungen auf dem Laufenden halten.
• Mit dem neuen Yammer-Webpart können Kommunikationswebsites als Wissensaggregatoren den Wissenstransfer zwischen etablierten und neuen Mitarbeitern erleichtern.
• Mit externen Collaboration-Funktionen ausgestattet, kann ein Unternehmen auch Kommunikationswebsites nutzen, um Informationen unter Geschäftspartnern zu verbreiten als auch gemeinsam zu lernen und an Innovationen zu arbeiten.

Über den Autor: Sandra Lupanava

Sandra ist SharePoint-Evangelist bei ScienceSoft, einem Softwareentwicklungs- und Consultingunternehmen mit den Büros in Europa und den USA. Mit ihrer über 5-jährigen Erfahrung im Marketing vertritt Sandra die Stärken von SharePoint, um zum positive Image der Plattform beizutragen sowie Nutzerakzeptanz und Bindung zu steigern. Heutzutage befürwortet Sandra die Nutzung der nicht trivialen Möglichkeiten von SharePoint, um geschäftsorientierte, industriespezifische Innovations- und Wissensmanagementlösungen zu erstellen.

*Dieser Beitrag ist gesponsert von ScienceSoft,