Dez 12 2017

Exchange Online von verwaisten Kalendereinträgen befreien

Kennen Sie das? Ein Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen und Sie wollen sein Exchange-Postfach in Office 365 löschen. Doch dann bemerken Sie, dass der Kalender der Users noch etliche kommende Meetings enthält, zu denen auch andere Kollegen eingeladen und Räume oder andere Ressourcen reserviert wurden.


Gastbeitrag von Thomas Drömer

Originalbeitrag auf ops365.de

Thomas ist seit 2013 bei der itacs GmbH. Seitdem ist er als Consultant in den Bereichen Microsoft Exchange, Active Directory und Skype for Business aktiv. Planung, Installation und Konfiguration gehören dabei genauso dazu wie die anschließende Betriebsunterstützung der implementierten Lösungen. Aber auch mit Netzwerken und Computerhardware kennt Thomas Drömer sich bestens aus. Sie erreichen ihn über ops365.


Überflüssigen Ballast aus dem Kalender abwerfen

Wie bekommt man diese nun sauber entfernt, ohne das eigentliche Benutzerkonto anfassen und jeden einzelnen Eintrag manuell löschen zu müssen?

An dieser Stelle kommt ein neues Commandlet in der Office-365-PowerShell zum Einsatz:

Remove-CalendarEvents

Dieser Befehl ermöglicht es, geplante Meetings innerhalb von Benutzer- oder Ressourcenpostfächern zu stornieren. Eingeladene Gäste und Ressourcen erhalten dadurch eine Absage für alle in der Zukunft liegenden Termine, die der Benutzer erstellt hat.

Ein Beispiel

Ihr Mitarbeiter Timo Beil aus der Kommunikationsabteilung hat das Unternehmen verlassen. Er war ein fleißiger Organisator und hat daher eine Reihe an Besprechungsserien und Meetings ins Leben gerufen. Die meisten davon sind aber noch in seinem Kalender vorhanden – und in den Kalendern der eingeladenen Teilnehmer. Sie wollen diese Problematik nun mit geringstem Aufwand bereinigen. Hierzu verbinden Sie sich per PowerShell mit Exchange Online und setzen folgenden Befehl ab:

Remove-CalendarEvents -Identity Timo@MeineFirma.de -CancelOrganizedMeetings

Daraufhin werden Absagen an alle Teilnehmer gesendet und die Einträge aus allen Kalendern sauber entfernt. Auch die gebuchten Ressourcen (Räume, Beamer usw.), die ebenfalls „eingeladen“ wurden, werden wieder freigegeben.

Ein zweites Beispiel

Ihre Kollegin Ellen Lang geht am 15. August für ein Jahr in die Elternzeit. Sie wollen folglich für genau diesen festgelegten Zeitraum alle Besprechungen absagen. Dafür nutzen Sie dann folgenden Befehl:

Remove-CalendarEvents -Identity „Ellen Lang“ -CancelOrganizedMeetings -QueryStartDate 8-15-2017 -QueryWindowInDays 365

Dies entfernt also alle Einträge im Kalender zwischen dem 15. August 2017 und dem 14. August 2018.

Falls Sie sich nun aber nicht sicher sind, welche Kalendereinträge dies nun alles betreffen würde, können Sie vorher mit folgendem Befehl gefahrlos eine Vorschau auf die zu löschenden Einträge erhalten:

Remove-CalendarEvents -Identity „Ellen Lang“ -CancelOrganizedMeetings -QueryStartDate 8-15-2017 -QueryWindowInDays 365 -PreviewOnly -Verbose

Änderungen werden dadurch übrigens keine vorgenommen.

Kalender frei!

Bevor Sie nun los gehen und überflüssige Termine bereinigen, bedenken Sie bitte noch ein paar Einschränkungen.

  1. Für die Ausführung sind administrative Rechte in Exchange Online erforderlich.
  2. Das Exchange-Postfach des angegebenen Benutzers darf noch nicht gelöscht worden sein.
  3. Dieses Cmdlet ist nur für cloudbasierte Exchange-Dienste verwendbar.

Bei allen Fragen zu diesen oder weiteren Exchange-Themen sprechen Sie uns einfach an!
Weiterführende Informationen zu diesem Cmdlet sind im Microsoft TechNet zu finden.