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Dez 07 2017

Metadaten sind tot. Lang leben die Ordner.

Inhaltstypen, Websitespalten, Dokumentenmappen, InfoPath, Dokumenteninformationsleiste, Metadatennavigation und so weiter und so weiter. Lange haben sich technische Neuerungen rund um SharePoint damit befasst, das Metadatenmanagement für Dokumente zu verbessern. Auf jeder Veranstaltung gab es unzählige Beiträge mit dem Grundtenor „nutzt Metadaten, vergesst Ordner“. Ein damals berechtigter Ansatz. Meiner Meinung nach aber komplett falsch umgesetzt bzw. vermarktet, da es oftmals eine Sache außer Acht gelassen hat: den Nutzer.

Originalbeitrag erschienen auf FLOW365.de

Ich persönlich war noch nie ein Freund von „entweder oder“ und fühle mich im „sowohl als auch“ deutlich wohler. Auch unsere Kunden und deren Anwender möchte ich gerne mehr als eine Option bieten. Sicher, Metadaten machen in einigen Konstellationen sehr viel Sinn, zum Beispiel in spezifischen Geschäftsanwendungen oder Prozessen. Diese leben schließlich davon. Aber Ordner grundsätzlich abzuschaffen und nur noch in Metadaten zu denken? Ich habe da meine Zweifel und bei unseren Kunden niemanden erlebt, der vor lauter Freude durch die Decke ging, wenn es hieß „wir führen jetzt Metadaten ein“. Eher im Gegenteil. Aus diesem Grund sind wir bei itacs immer dem Prinzip gefolgt, Lösungen zu finden, die die Arbeitsweise der Anwender unterstützen, anstatt die Anwender zu ändern, denn das ist bekanntermaßen nicht möglich. Da sich im Bereich der Metadatenunterstützung aus technischer Sicht in den vergangenen Monaten einiges geändert hat, dachte ich mir, es macht Sinn, dieses Thema mal genauer zu beleuchten.

Die Metadatenunterstützung fokussiert sich auf die Websiteoberfläche

Bei der Entscheidung für oder gegen Metadaten, sollte man sich bewusst sein, dass diese sich in heutigen SharePoint-Umgebungen (mittlerweile nur noch) auf Ebene der SharePoint-Website auswirken. Zwar hat Microsoft mit den modernen Teamsites hier einige Verbesserungen umgesetzt (einfache Erstellung neuer Spalten, Filter oder integrierte gruppierte Ansichten), jedoch die Integration in den Client Stück für Stück reduziert.

Moderne Filtermöglichkeiten unterstützten die Navigation mit Metadaten

Um das Verschwinden der Metadatenunterstützung zu verdeutlichen, können wir uns beispielsweise mal den Dokumenteninformationsbereich aus Office anschauen – das Tool, was jahrelang an erster Stelle genannt wurde, wenn es um die Möglichkeit ging, SharePoint Metadaten direkt z. B. in Word zu bearbeiten.

Angepasste Metadatenformulare direkt in Word (bis 2013)

Mit Office 2016 hat Microsoft sich dazu entschlossen, diese Funktionalität aus dem Office Client gänzlich zu streichen. Aus technologischer Sicht nachvollziehbar, da der Dokumentinformationsbereich (Document Information Panel bzw. DIP) auf der veralteten Technologie von InfoPath basierte. Aus Sicht der Nutzer ist diese Änderung jedoch nicht immer mit Freude verbunden, da man über den DIP sehr einfach Metadaten im Dokument bearbeiten konnte. Wer auch unter Office 2016 Metadaten auf eine einfache Art und Weise bearbeiten möchte, der greift auf die mehr schlecht als recht integrierte Webansicht der Metadaten zurück oder programmiert sich ein Add-in.

Die Webansicht der Metadaten ist leider wenig modern und lässt sich nicht anpassen.

Mobile Strukturierung geht nur über Ordner

Wer SharePoint dazu nutzt, in Gruppen oder Teams zu arbeiten und für den gleichzeitig das Thema mobile Arbeit wichtig ist (im Sinne von Arbeit mit mobilen Apps), für den erzeugen Metadaten in Dokumentenbibliotheken vermutlich keinen großen Mehrwert. Vielmehr führen sie eher zu einem Hindernis in der Arbeit, denn benutzerdefinierte Metadaten werden von den mobilen Anwendungen (SharePoint, OneDrive etc.) derzeit gar nicht unterstützt.

Metadaten aus der Webansicht werden mobil nicht unterstützt

Metadaten aus der Webansicht werden mobil nicht unterstützt

Das beste Metadatenmodell der Welt würde diesen Nutzern nicht helfen, denn es wirkt sich schlichtweg auf den mobilen Anwendungen nicht aus. Eine Möglichkeit, dennnoch strukturiert Dokumente zu organisieren, ist die Verwendung der klassischen Ordner. Diese haben den Vorteil, dass ich eine Organisationsstruktur auf einer Teamsite abbilden und gleichzeitig in einer der mobilen Anwendungen nutzen kann. Hinzu kommt, dass die Verwendung von Ordnern die Freigabe mehrerer Dokumente erleichtern und zudem die Gesamtperformance besser ist, als bei einer flachen Ablage der Dateien.

Metadaten verschwinden sukzessive

Schaut man neben den benannten mobilen Apps noch weiter in die Anwendungen Rund um SharePoint (und Office 365), so wird man feststellen, dass OneDrive oder die SharePoint App nicht die einzigen Anwendungen sind, die sich nicht für die Metadaten der Teamsites interessieren. So werden zum Beispiel Metadaten in DELVE gar nicht dargestellt und im neuen Suchcenter lassen diese sich ebenso nicht einbinden.

Die Office 365-Suche liefert keinerlei Möglichkeit, Metadaten einzubinden

Ebenso erscheinen diese auch nicht in der neuen Windows-Integration von OneDrive.

Bewusste Entscheidung treffen, Maßnahmen ableiten

Was ich mit diesen Ausführungen deutlich machen wollte ist die Tatsache, dass die Fragen “Metadaten ja oder nein” bzw. “Sind Ordner gut oder schlecht” gar nicht so einfach zu beantworten sind. Jede dieser Varianten hat Stärken und Schwächen aber auch Chancen und Risiken. Diese sollte man sich zunächst bewusst machen und nachdem man eine Entscheidung für oder gegen ein Modell getroffen hat, die notwendigen Maßnahmen daraus ableiten. Je mehr man sich in einer heterogenen Zusammenarbeitswelt mit einem Bedürfnis nach mobiler Nutzung oder der Verwendung von Standardfunktionen befindet, desto mehr würde ich in die Richtung Ordner denken. Befindet man sich jedoch in der Prozesswelt und der Fokus liegt auf der Nutzung der Weboberfläche einer Teamsite bzw. eines Portals, desto mehr kommen Metadaten in Betracht.

 

 

2 Kommentare

  1. Michael

    Hallo,

    nur zur Info, auf der Ignite wurde dieses Jahr das Property Panel angekündigt. SIehe auch http://sympmarc.com/2017/11/16/the-new-dip-the-sharepoint-properties-panel-arrives-in-word/ . Bin auch der Ansicht, dass es sowohl für Ordner, als auch für Metadaten Anwendungsfälle gibt, aber die Aussage „Metadaten verschwinden sukzessive“ kann ich so nicht ganz nachvollziehen.

    1. Till

      Sehe ich ähnlich. Man muss in beiden Welten leben und ggf. Metadaten auch über die Struktur (vielleicht sogar über Ordner) an die Elemente vergeben, um diese nutzbarer zu machen. Nutzer die browser…brauchen Ordner oder gut organisierte Ansichten auf Basis von …Metadaten. Nutzer die Suchen, übergehen die Ordner und sind auf die Datenqualität (verbessert durch Metadaten) angewiesen. Prozesse nutzen auf jeden Fall Metadaten, um Elemente über verschiedene Zustände und Status zu filtern.

      Ist auch immer eine Frage des Umfeldes, der Zielgruppe und der Anforderungen an die spezifische (Teil-) Umgebung. „Metadaten verschwinden“…kann daher nicht so stehen bleiben.

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