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Jul 19 2017

7 Tipps zum Digital Workplace

7 Tipps zum Digital Workplace – oder warum wollen Anwender nicht mit unseren Systemen arbeiten?

Auszug aus meinem Beitrag im Newsletter der ProjectConsult zu  25ten Firmenjubiläum >> http://bit.ly/PCJub25NL

Die Welt von SharePoint sieht heute völlig anders aus als noch vor 15 Jahren. Sie heißt Office 365, hat ihre Heimat in der Cloud, und bietet eine umfangreiche Anzahl von Bausteinen, Anwendungen und Werkzeugen, die alle miteinander verbunden sind bzw. in Zukunft noch verbunden werden. Für fast jede Anforderung findet der Anwender auf der Plattform eine Lösung und ein- und dieselbe Aufgabe kann mit verschiedenen Werkzeugen erledigt werden. Auch die Bedienbarkeit hat sich erheblich verbessert, sowohl auf dem Desktop, als auch für mobile Szenarien.

Und trotzdem ist die Nutzerakzeptanz heute immer noch ein Thema. Dabei geht es aber weniger um mangelnde Flexibilität oder fehlende Funktionen.

Die derzeit am häufigsten gestellte Frage in der Office 365 Welt zeigt, wo heute die Probleme liegen. „Wann, wie und wozu nutze ich denn SharePoint, Groups, Teams oder Yammer?“ Die Anwender sind überfordert, aus der Vielzahl der Tools das geeignete auszuwählen und die rasante Geschwindigkeit, mit der in der „Cloud First“-Welt die Plattform im Monatstakt mit neuen und erweiterten Funktionen aufwartet, tut ein Übriges dazu.

Wenn aber die Unternehmenskultur noch in alten Strukturen steckt, in der man in Silos denkt statt die offene Kommunikation zu fördern, kommt man schnell zu der Erkenntnis, dass heute nicht mehr die Technik der bremsende Faktor ist, sondern das die Technik nicht ohne einen grundlegenden Wandel in der Unternehmenskultur für die Mitarbeiter zu einem nützlichen Werkzeug werden kann.

Was also tun? Gut ist immer eine Checkliste mit Punkten, die man abarbeiten kann. Also fasse ich die Erfahrungen aus gut 15 Jahren in folgende sieben Empfehlungen für einen Digital Workplace zusammen:

 

1. Nutzerakzaptanz

Nutzerakzeptanz und zufriedene Anwender findet man dort, wo der Digital Workplace um die Anforderungen der Mitarbeiter herum aufgebaut wird.

2. Mehrwerte

Der Digital Workplace muss den Mitarbeitern in ihrer täglichen Arbeit echte Mehrwerte bieten, ihre Informationsbedürfnisse adressieren und die Technik darf nicht als Behinderung empfunden werden.

3. Offene Kommunikationskultur

Der Digital Workplace braucht eine offene Kommunikationskultur, um zu funktionieren. Die Unternehmensentscheider müssen sich in diese Richtung öffnen, Hierarchien abbauen, neue Arbeitswege zulassen, Fehler als Chance begreifen und auf das Potenzial ihrer Mitarbeiter setzen. Diese Öffnung kommt aber nicht von selbst, sie muss aktiv gewollt und in Angriff genommen werden – Changemanagement ist hier das Stichwort.

4. Toolkompetenz

Der Digital Workplace braucht Toolkompetenz. Um das richtige Werkzeug für eine Aufgabe auswählen zu können, müssen die Anwender die Bestandteile der Plattform und ihre Funktionen kennen. Das ist in den Zeiten von „Cloud First“ eine echte Herausforderung. Dauerte es früher 3 Jahre, bis eine neue Version der Software erschien, kommen heute im Monatstakt Änderungen, Erweiterungen und neue Tools auf die Plattform. Evergreensoftware und öfter auch mal die „permanent Beta“ haben Einzug in die tägliche Arbeit gefunden. Hierfür ein adäquates Trainings- und Supportkonzept zu erstellen und umzusetzen ist eine Herausforderung, der sich moderne IT-Abteilungen stellen müssen.

5. Methodenkompetenz

Der Digital Workplace braucht Methodenkompetenz. Das Wissen, wie Pinsel und Farbe funktionieren, macht einen noch längst nicht zu einem Van Gogh. Die Erfahrung zeigt, dass Mitarbeiter Methoden brauchen, um das richtige Arbeiten mit dem Digitalen Workplace zu erlernen. Methoden wie z.B. Working Out Loud, mit der kleine Gruppen in regelmäßigen Trainingszirkeln Schritt für Schritt das „New Working“ in einer sehr praxisnahen Umgebung gemeinsam erarbeiten.

6. Ordnung

Der Digital Workplace braucht Ordnung. Unternehmen müssen Richtlinien beachten, gesetzliche Anforderungen erfüllen und brauchen Sicherheit, dass ihre Daten geschützt und ihre Geschäftsgeheimnisse gewahrt bleiben. Deshalb spielt das Thema Governance beim Aufbau und Betrieb eine große Rolle. Eine Plattform wie Office 365 bietet dafür diverse Funktionen an, die, wenn sie richtig eingesetzt werden, die Balance zwischen flexibler Arbeit und Sicherheitsanforderungen ermöglichen.

7. Jetzt anfangen

Und last, but not least: Der Digitale Workplace muss jetzt kommen. Ich habe viele Projekt scheitern sehen, die mit ambitionierten Konzepten starteten und dann doch in kurzer Zeit in digitalen Sackgassen endeten.

John F. Kennedy hat mal gesagt:

„Einen Vorsprung im Leben hat, wer da anpackt, wo die anderen erst einmal reden.“

Die besten Konzepte taugen nichts, wenn man nicht nachhaltig an die Umsetzung geht. Anfangen ist angesagt, ausprobieren, aus Fehlern lernen und weitermachen.

Getreu dem Motto: „Nicht quatschen, sondern machen – denn machen ist wie wollen, nur krasser!“