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Jun 08 2017

Agile Zusammenarbeit mit Microsoft Teams

Social Collaboration ist ein wichtiger Treiber für die Transformation zur digitalen Organisation. Mit Microsoft Teams kann die Collaboration-Kompetenz gezielt gestärkt und eine agile Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützt werden. Deswegen ist Microsoft Teams das Collaboration-Tool der Zukunft.


Gastbeitrag von Achim Bossler:

Gründer und Verwaltungsrat von OSN Open System Network AG. Er unterstützt als Coach Führungskräfte und Projektleiter beim organisationalen Wandel und er hat verschiedene Mandate als Beirat und Verwaltungsrat mit den Schwerpunkten Unternehmensstrategie, strategische Neuausrichtung und Nachfolgeregelung in Familienunternehmen.


Die Einführung von Microsoft Teams auf Office 365 als Konkurrenz zu dem beliebten Freemium-Tool Slack hat viel Aufmerksamkeit erhalten. Die Chat-Funktion ist zum Sinnbild einer modernen, agilen Form der Zusammenarbeit geworden.

Microsoft Teams trifft damit in der Tat den Nerv der Zeit. Das Interesse an flexibler Zusammenarbeit und offener Kommunikation jenseits von hierarchischen Zwängen ist so gross wie nie zuvor. Jeder von uns arbeitet heute gleichzeitig in mehreren unterschiedlichen Teams, und der Anteil der Teamarbeit an der Gesamtarbeitszeit steigt kontinuierlich. Damit nimmt auch die Komplexität am Arbeitsplatz zu: wir jonglieren mit unterschiedlichen Fragestellungen, Aufgaben und Prioritäten, und wir stehen im Austausch mit verschiedensten Kollegen, Experten und anderen Gruppen.

 

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In der Praxis werden neue Formen der Zusammenarbeit erprobt, die sich in dem zunehmend dynamischen und vernetzten Umfeld besser bewähren, als das bisherige hierarchische Entscheiden, Delegieren und Ausführen. Teamarbeit soll agil und auf schnelle Ergebnisse ausgerichtet sein. Und vor allem soll sie selbständig und unabhängig organisiert sein. Vom Abbau der Hierarchie verspricht man sich eine Stärkung der Innovationskraft und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens.

Doch noch längst nicht alle Arbeit findet in dieser neuen Form statt. Die meisten von uns sind parallel dazu eingebettet in eine mehr oder weniger starre Unternehmensstruktur mit Organigramm, Geschäftsprozessen und Dienstweg.

Drehscheibe für Teamarbeit

Nicht nur müssen wir unterschiedlichsten Aufgaben gerecht werden, wir bewegen uns auch in unterschiedlichen Welten, mit unterschiedlichen Anforderungen und Spielregeln. Jeder von uns muss sich schnell und flexibel den jeweiligen Arbeitsstilen anpassen, um sein Wissen und seine Erfahrung erfolgreich einbringen zu können. Ein Arbeitswerkzeug, das diese Vielfalt bestmöglichst unterstützt, hat darum eine grosse Bedeutung für die Produktivität der Information Worker.

Microsoft verfolgt die erklärte Strategie, eine ganze Palette unterschiedlicher Lösungen zur Verfügung zu stellen, die sich untereinander auch nicht klar abgrenzen lassen – denn: kein Team ist gleich wie das andere, und jedes Team soll die Möglichkeit haben, aus dem bestehenden Angebot auf Office 365 die optimale Tool-Kombination selbst wählen zu können.

So gibt es auf Office 365 Tools, die eher dokumentenlastig sind (SharePoint, OneDrive), und solche, die eher kommunikations- und austauschorientiert sind (Yammer, Microsoft Teams, Skype for Business). Es gibt Tools für lose Communities und Netzwerke (Yammer, Group Mailbox) und Tools für Organisationseinheiten und Projektgruppen, die sich eng abstimmen und koordinieren müssen (SharePoint, Microsoft Teams, Planner).

 

Das Besondere an Microsoft Teams ist, dass Microsoft Teams in allen diesen Welten gleichermassen zuhause ist. Das Kernstück von Microsoft Teams, die persistente Chat-Funktion kombiniert mit Audio- und Video-Call, erlaubt den informellen, direkten Informationsaustausch. Aber auch Dokumente sind in Microsoft Teams gut aufgehoben, liegen sie doch in einer SharePoint-Dokumentenbibliothek und nutzen somit die Stärken des SharePoint-Dokumentenmanagements. Über Registerkarten können jederzeit weitere Funktionen eingebettet werden, z.B. Planungs- und Aufgaben-Tools wie Planner und Trello, oder Tools für den Informationsaustausch wie Stream oder Wiki. Auch Bots lassen sich problemlos in Microsoft Teams einbinden – und eröffnen damit Möglichkeiten, die erst am Anfang ihrer Entwicklung stehen, z.B. die chat- oder sprachorientierte Steuerung von (Geschäfts)-Prozessen. Ein weiterer Vorteil ist, dass Microsoft Teams auf allen Geräten verfügbar ist, vom Desktop-PC über Laptop, Tablet bis hin zum Smartphone.

Microsoft Teams schlägt also die Brücke zwischen unterschiedlichsten Anforderungen, Arbeitsweisen und Kommunikationskulturen. Es bringt Dokumente, Aufgaben, Informationen und Kommunikation zusammen in eine einzige Oberfläche. Mit Hilfe der Kanäle lassen sich neue Vorhaben oder Themen rasch und unkompliziert starten und organisieren. Dadurch, dass Microsoft Teams voll auf Self-Service durch die Anwender setzt (eigenverantwortliches Anlegen, Organisieren und Verwalten von Teams und Teams-Mitgliedschaften ohne Mitwirkung der IT), unterstützt Microsoft Teams die selbstorganisierte Zusammenarbeit.

Kommunikation, Aufgaben und Dokumente in einem einzigen Tool zusammengefasst zu haben, ist eine enorme Erleichterung für jeden, der Mitglied ist in unzähligen Arbeitsgruppen und Projektteams, und häufig auch unterwegs arbeitet. Dank dem personalisierten Activity Feed hat man immer den Überblick über das, was läuft, und verliert nicht den Anschluss. Und sogar der persönliche Kalender und OneDrive for Business ist direkt in Microsoft Teams zugänglich, was Microsoft Teams nicht nur zur Drehscheibe für die Zusammenarbeit macht, sondern auch zur Schaltzentrale für die persönliche Arbeitstechnik.

Agile Zusammenarbeit – situativer Tooleinsatz

Genauso bunt und vielfältig die Zusammenarbeit in Teams, Arbeitsgruppen und Gremien sein kann, genauso situativ sollte der Einsatz der Collaboration-Tools sein. Wir haben unsere Kunden beim Einsatz von Microsoft Teams in völlig unterschiedlichen Szenarien unterstützt: als reines Chat-Tool für Mitarbeitende im Aussendienst, als Self-Service-Workspace für ad-hoc-Teamarbeit und Kleinprojekte, aber auch als agile Ergänzung zu klassischen SharePoint-Teamseiten, die bereits seit mehreren Jahren genutzt werden, und wo sich eine entsprechend umfangreiche und differenzierte Informations- und Dokumentenablage herausgebildet hat.

Während der Einsatz von Microsoft Teams in den ersten zwei Szenarien wohl keine grosse Überraschung hervorrufen wird, weil sie nahtlos ins Bild von agiler Zusammenarbeit passen, löst der Einsatz von Microsoft Teams in Verbindung mit gut ausgebauten SharePoint-Teamseiten vielleicht Erstaunen aus. Wie können das agile, flexible Microsoft Teams und SharePoint-Teamseiten, die doch eher für ihre Starrheit bekannt sind, miteinander funktionieren? Ganz einfach: indem man sich auf die Stärken eines jeden Tools besinnt und es entsprechend nutzt. Wir sprechen darum in diesem Zusammenhang von TeamsPLUS, d.h. dem kombinierten Einsatz von Microsoft Teams und SharePoint-Teamseiten für die Zusammenarbeit.


Die tägliche Arbeit wird in Microsoft Teams organisiert. Je nach Einbettung in die Unternehmensorganisation und Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Gruppen, werden in Microsoft Teams unterschiedliche Teams angelegt. In jedem Team wird pro Vorhaben bzw. Thema ein eigener Kanal mit individuellen Registerkarten angelegt. Die laufenden Aufgaben, Dokumente und Informationen werden in diesen Kanälen bearbeitet. So sind in Microsoft Teams immer nur genau diejenigen Informationen und Dokumente zu finden, die derzeit gerade in Arbeit sind. Damit bleibt Microsoft Teams schlank und übersichtlich.

Ist ein Vorhaben erledigt bzw. ein Thema abgeschlossen, dann kann auch der entsprechende Kanal (oder sogar das entsprechende Team) wieder gelöscht werden. Allfällig aufbewahrungswürdige Dokumente oder Informationen werden vorher auf die SharePoint-Teamseite in eine Dokumenten­bibliothek für die Langzeitaufbewahrung verschoben. Sollte es notwendig sein, können diese Informationen jederzeit wieder für die Bearbeitung und Erledigung eines neuen Themas in einen neuen Kanal kopiert und dort zur Verfügung gestellt werden.

Durch das regelmässige Housekeeping bleiben die Informationen in Microsoft Teams aktuell und relevant. Nur das, woran gerade gearbeitet wird und dafür gebraucht wird, ist dort zu finden. So bleibt Microsoft Teams übersichtlich und leicht zu handhaben. Die Dauerablage von wichtigen Dokumenten und Informationen wird in SharePoint gemacht. Dort können sie mit entsprechenden Metadaten versehen werden, so dass sie jederzeit wieder über die Suche und den Office Graph aufgefunden werden können.

User Stories, Good Practices und Coaching erleichtern die Adoption

Die drei erwähnten Anwendungsbeispiele zeigen bereits das grosse Spektrum von Microsoft Teams auf. Was im Grunde genommen eine Stärke ist, die breite Einsetzbarkeit, ist bei der Einführung von Microsoft Teams im Unternehmen aber eine Herausforderung. Wie kann man den Anwendern die vielfältigen Möglichkeiten von Microsoft Teams verständlich machen? Wie können die Anwender entscheiden, welches das richtige Tool für sie ist?

Die Bedienung von Microsoft Teams ist zwar einfach und wird von den Anwendern sofort intuitiv verstanden – aber der kluge Einsatz von Microsoft Teams für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch setzt eine gemeinsame Meinungs- und Willensbildung im Team voraus: Wie arbeiten wir im Büro, unterwegs und in virtuellen Teams? Was passt zu unserer Arbeits- und Kommunikationsweise? Welche Informationen und Dokumente haben wir und wie gehen wir damit um? Wie planen und koordinieren wir unsere Aufgaben? Wie halten wir uns gegenseitig auf dem Laufenden? Obwohl Microsoft Teams aus IT-Sicht für die Anwender ein Self-Service-Tool ist – bei diesen organisatorischen Fragen brauchen sie Entscheidungshilfe und Unterstützung.

Eine einfache aber sehr wirksame Methode, um die Anwender bei der Wahl des richtigen Tools bzw. Tool-Kombination zu unterstützen, sind User Stories – Geschichten darüber, wie andere Teams IT-Tools einsetzen für die Zusammenarbeit. Mit vier, fünf solcher User Stories können verschiedene Möglichkeiten und Ideen für die IT-gestützte Zusammenarbeit aufgezeigt werden. Die Anwender erkennen sofort, welche User Story am besten zu Ihnen passt – und welches IT-Tool bzw. Tool-Kombination daher richtig für sie ist.


Mit der Wahl des IT-Tools ist es aber nicht getan. Es kommt auch darauf an, wie das Tool richtig eingesetzt wird. Hier helfen Good Practices, also praxisbewährte Empfehlungen für das Zusammenspiel von Arbeitsweisen und IT-Tool. Solche Good Practices vermitteln Anhaltspunkte dafür, wie man mit Microsoft Teams effizient und ergebnisorientiert arbeiten kann. Die Good Practices sind keine starre Regeln, sondern verallgemeinerte Praxiserfahrungen, die von jedem Team auf seine eigene, individuelle Situation und Arbeitsweise angepasst werden können.

Im Laufe der Zeit bildet jedes Team so seine eigenen Good Practices für die Zusammenarbeit und den Einsatz von Microsoft Teams heraus. Dieser Prozess sollte vom Unternehmen gezielt gefördert werden mit einem on-the-job-Coaching: das Team nimmt sich regelmässig Zeit, um zusammen mit einem Team-Coach über seine Arbeits- und Kommunikationsweise und die Nutzung von Microsoft Teams zu reflektieren, und findet passende Wege, um gemeinsam effizienter und ergebnisorientierter zu arbeiten.

Der Austausch dieser teamspezifischen Good Practices kann im Rahmen von Communities im ganzen Unternehmen weiter gefördert werden – und damit der Grundstein gelegt werden für die Entstehung einer agilen Kommunikations- und Zusammenarbeitskultur. Das sind Fähigkeiten, die eine zentrale Rolle spielen bei der Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen, die sich zunehmend dynamischen Märkten mit ungewissen Zukunftschancen und Kostendruck ausgesetzt sehen – und genau weil Microsoft Teams diese agile Kommunikations- und Zusammenarbeitskultur fördert, ist Microsoft Teams das Collaborations-Tool der Zukunft.

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