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Jan 11 2017

Babetteria 49: New Work Places IV – Mitarbeiterservice bei Vodafone


Schon 2012 wurde der Vodafone Campus in Düsseldorf eingeweiht: Für rund 5.000 Mitarbeiter gibt es hier 4.600 Arbeitsplätze. Wie die Mitarbeiter in den Entstehungsprozess der neuen Arbeitsräume einbezogen wurden, mit welchem Work-Life-Konzept man sie umwirbt und wie es um das digital vernetzte Arbeiten steht, darüber habe ich mit Dr. Ute Brambrink und Martin Müller von Vodafone gesprochen. Nach dem Verfassen des Babetteria-Beitrags war ich so fit wie noch nie – er entstand auf einem Laufband.

Im Jahr 2012 wurden die sieben Düsseldorfer Standorte von Vodafone zu einem neuen Campus zusammengelegt, der auf der Industriebrache einer alten Brauerei entstand. Vodafone ist hier für 20 Jahre Mieter und hatte so erhebliches Mitspracherecht beim Bau. Ein Mitspracherecht hatten aber auch die Mitarbeiter: Vor dem Umzug wurde ein Pilotprojekt gestartet, bei dem sie ihre Wünsche und Vorstellungen artikulieren und ausprobieren konnten.

So wird bei Vodafone heute ein Open-Space-Raumkonzept gelebt. Selbst der Vorstand hat keine eigenen Büros mehr, lediglich der Betriebsrat hat aufgrund gesetzlicher Bestimmungen separierte Räume. Jeder Mitarbeiter sucht sich auf „seiner“ Etage, in „seiner“ Heimatzone einen Platz. Natürlich finden sich hier auch die neuesten technischen Möglichkeiten: Man stöpselt sein Notebook auf dem Schreibtisch ein und verbindet sich mit dem Netz. Telefonieren läuft über Skype for Business (vormals Microsoft Lync): Es erscheint die jeweilige persönliche Festnetznummer, egal von wo man telefoniert. Das funktioniert auch von daheim. Es gibt kaum feste Telefone, vieles läuft über Headsets. Die Mitarbeiter haben keine eigenen Drucker mehr, Dokumente werden mittels Datenübertragung an zentraler Stelle ausgedruckt. Die Buchung der Besprechungsräume läuft online oder per Handy-App.

„Wir verkaufen und fördern mit unseren Produkten mobiles Arbeiten, das wir auch vorleben wollen“, erklärt Hendrik Grempe, Director Property bei Vodafone, einen der Kerngedanken des neuen Konzepts. „Das setzt voraus, dass wir trotz der Möglichkeiten zur Flexibilität und Work-Life-Integration in den Campus als Arbeitsort investieren.“

Work-Life-Konzept

Auf dem Campus gibt es viele Angebote, die sich für gewöhnlich außerhalb des Arbeitsortes befinden: eine Vielzahl von Work-Life-Services für die optimale Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Denn bei Vodafone sollen Mitarbeiter ihren Beruf flexibel ausüben und Führungspositionen übernehmen können, ohne sich zwischen Beruf und Familie entscheiden zu müssen.

  • Es gibt flexible Arbeitszeitmodelle. Die Mitarbeiter können bis zu 50 % ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbringen. So werden die Pendler entlastet.
  • Die Kinder der Mitarbeiter sind in der Kinderbetreuung auf dem Campus gut aufgehoben – gerade in den Ferien.
  • Es wird eine umfassende Beratung in Kooperation mit dem AWO Elternservice rund ums Thema Pflege- und Kinderbetreuung angeboten.
  • Pflegende Angehörige werden zudem durch Freistellungsmöglichkeiten und Entlastungsangebote 
unterstützt.

Die medizinische Betreuung der Mitarbeiter geht auf die deutsche Tradition zurück, als „die Firma“ noch Mannesmann hieß und zum produzierenden Gewerbe gehörte. Schon zu dieser Zeit war die präventive Betreuung Teil der Leistungen des Arbeitgebers. Und sie ist es bis heute geblieben. Die medizinische Betreuung der Beschäftigten basiert auf drei Säulen: Arbeitsmedizin, Gesundheitsprävention und medizinische Versorgung. Das gesamte medizinische Angebot inklusive Fitnesszentrum ist direkt am Campus verfügbar.

Trotz aller guten Absichten klappt es manchmal mit dem Gang ins Fitnessstudio selbst dann nicht, wenn es sich direkt auf dem Campus befindet. Ein Konzept aus den USA, wo „Sitzen das neue Rauchen ist“, brachte Hendrik Grempe auf die Idee, Laufbänder an den Arbeitsplätzen einzuführen. Diese sogenannten Walkstations sind gerade in einer Pilotphase, in der nicht nur auf Fitnessaspekte, sondern auch auf den Arbeitsschutz geachtet wird.

Walkstations in der Testphase

Bei Vodafone hat gute Ernährung einen hohen Stellenwert, einmal im Monat kocht sogar Fernsehkoch Nelson Müller. Der Tatsache, dass Erholung und Ablenkung Teil der Arbeitswelt sein können, wird durch entsprechende Gartenflächen Rechnung getragen – selbstverständlich in der Tradition des englischen Mutterkonzerns.

Service wird also ganz großgeschrieben. Ist es das, wovon die Mitarbeiter profitieren möchten, oder geht es dann doch wieder um Gehalt und Karrierechancen? „Das Gehalt ist immer ein Thema. Aber eben nicht das einzige. Wenn die Menschen sich fit fühlen, sich Wegezeiten sparen können und ihren Alltag mit Familie und Beruf leichter organisiert bekommen, ist das Lebensqualität“, so Dr. Ute Brambrink, Pressesprecherin bei Vodafone.

Das Arbeitsplatzkonzept

Am Arbeitsplatz erleben und nutzen die Mitarbeiter Produkte und Dienstleistungen, die Vodafone für seine Kunden entwickelt und der Campus wird so zum realen Showcase. Zur Förderung offener Kommunikation und Kreativität gibt es spezielle Platzangebote, wo individuelle Aufgaben erledigt werden können.

  • Ein mobiles, offenes Umfeld unterstützt flexibles und ergonomisches Arbeiten
  • Gliederung der offenen Struktur durch funktionale Elemente, wie diverse Besprechungsräume, 
Treffpunkte für die Mitarbeiter, Lounge-Module und Telefonzellen für vertrauliche Telefongespräche
  • Rund 4.000 weitere Arbeits- und Sitzmöglichkeiten neben den Büroarbeitsplätzen und viel individueller
Raum sowie Rückzugsmöglichkeiten für die Mitarbeiter
  • Besprechungsräume unterschiedlicher Art für Vieraugengespräche, um eine vertrauliche 
Gesprächsumgebung zu garantieren
  • Lärmschutz durch ein wirkungsvolles Akustikkonzept mit schallabsorbierenden Oberflächen
  • Beleuchtung des Arbeitsplatzes über individuelle Stehleuchten, die manuell einstellbar und mit Präsenzmelder und Helligkeitssensor ausgestattet sind
  • Schreibtische mit mobilen Trolleys

So viel Freiraum fordert jede einzelne Führungskraft heraus: Sie muss zu allen Kontakt halten und aus der Ferne führen. Es gibt Tage, an denen das gesamte Team auf dem Campus sein muss.

Gut ist, dass wirklich alle Mitarbeiter einbezogen wurden: in die Planung, während des Baus, beim Umzug und darüber hinaus. Auf der Testfläche der Personalabteilung mit rund 60 Mitarbeitern konnte vorab jeder sehen, wie zukünftig zusammengearbeitet wird. Zwischendurch wurden die Pläne angepasst, weil mehr Rückzugsflächen gewünscht wurden. Darauf würde man heute mehr Wert legen – es braucht auch die Stillarbeit. Für bestimmte Tätigkeiten kann jeder einen Besprechungsraum buchen oder ohne Anmeldung Thinktanks und die Bibliothek nutzen. „Die Rüttelphase hat so zwei bis drei Monate gedauert. Jetzt ist alles eingespielt und laut Befragung würden 85 % der Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz genauso einrichten wie jetzt“, so Dr. Ute Brambrink.

 

Neue Ergebniskultur statt Präsenzarbeitszeit

Statt der Präsenzarbeitszeit herrscht nun eine „Ergebniskultur“, so die Pressesprecherin Dr. Ute Brambrink. Und so wenig wie die Annahme richtig war, dass Mitarbeiter im Büro immer fleißig arbeiten – tatsächlich pflegt man sein soziales Profil nicht nur bei Facebook, sondern auch am Kopierer –, so wenig stimmt auch die Annahme, dass sie zu Hause lediglich ihre Freizeit organisieren. Tatsächlich arbeiten viele zu Hause sogar effektiver, wie Studien gezeigt haben. Auch wenn – oder gerade weil – sie jetzt nicht mehr an ihrer Anwesenheit, sondern an ihren Ergebnissen gemessen werden. Es geht um Vertrauen gegenüber den Kollegen, die im Homeoffice arbeiten. Dazu ist ein Umdenken bei der Führungskultur notwendig: „Wichtig sind Vorbilder, die das Neue vorleben“, sagt die Pressesprecherin.

Technik unterstützt kollaboratives Arbeiten

Neben den Räumlichkeiten braucht es am modernen Arbeitsplatz – im Büro und unterwegs – die entsprechende Software. Vodafone hat deshalb den Digital Workplace gestartet. Das Konzept beinhaltet im Kern vier Elemente:

  1. Yammer als internes Social Network
  2. OneDrive und die Office-Apps für die Zusammenarbeit und für gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
  3. Eine personalisierte, responsive Intranet-Startseite auf SharePoint online basierend für die Konzernkommunikation
  4. V – die Mitarbeiter-App wurde gemeinsam mit ORTEC Communications entwickelt und bereits 2015 eingeführt. Während sich Intranets auf Collaboration konzentrieren, bietet die App eine multimediale Content-Plattform.

Sind die Mitarbeiter mit vier Systemen nicht überfordert? „Nein“, meint Martin Müller, Digital Media Specialist bei Vodafone. „Wichtig ist, dass sie den Nutzen der einzelnen Tools verstehen und dabei den Digital Workplace als einheitliche, sinnvoll verknüpfte Landschaft wahrnehmen.

So kann man Content aus der Mitarbeiter-App beispielsweise auf Yammer teilen oder auf der Intranet-Startseite einbinden. Wichtig für den Nutzer ist hier auch der einheitliche Zugang auf alle Systeme, der über ADFS und eine einfache Zwei-Faktor-Lösung von Symantec realisiert wurde.

“V – die MitarbeiterAPP“ ist übrigens offen für alle und kann in den Stores von Apple und Google heruntergeladen werden, außerdem steht eine Web-Version zur Verfügung. Etwa 60 % der Artikel sind öffentlich und können via Social Media geteilt werden. So treten die Mitarbeiter auch als Markenbotschafter auf.

Erfahrungen aus dem Implementierungsprozess

Befragt man Martin Müller nach seinen Lernerfahrungen und nach Tipps für andere Projektteams, gibt er Folgendes mit auf den Weg:

  1. Digital Workplace ist nicht einfach nur Social Intranet. Es steht eine grundsätzliche Frage dahinter: Wie wollen wir im Unternehmen zusammenarbeiten und was brauchen wir dazu? Bevor man sich also über Tools Gedanken macht, sollte man ein unternehmensweites Arbeitsplatzkonzept entwickeln – gemeinsam mit HR, IT und vor allem mit Mitarbeitern aus verschiedensten Bereichen.
  2. Wer das Intranet weiter als „Lokalzeitung des Unternehmens“ versteht, wird Probleme haben, die Mitarbeiter zu erreichen. Die Mediennutzung hat sich gewandelt, das gilt auch und gerade für Mitarbeitermedien. Wir brauchen Medien, die genauso einfach und verfügbar sind wie z. B. Nachrichten-Apps. Gleichzeitig entwickeln sich Intranets zu einer wirklich produktiven Collaboration-Welt. Ihre Rolle als bloßer News-Kanal sollte man daher grundsätzlich hinterfragen.
  3. Kommunikatoren sind im Zeitalter des Social Intranets keine Gatekeeper mehr. Was relevant ist, bestimmen die Mitarbeiter. Interne Kommunikation muss sich daher neu erfinden, auf attraktive Formate setzen und eine dialogfördernde Tonalität auf Augenhöhe treffen.
  4. Einfach neue Tools einzuführen, funktioniert nicht. Man muss von Anfang an einen konkreten Nutzwert bieten, aber auch Personalisierung ermöglichen, um Akzeptanz zu schaffen. Zur Einführung sollten Kommunikation und HR gemeinsam zeigen, was sie draufhaben: eine starke Kampagne, interessante Learning-Angebote.
  5. Wenn noch einmal ein solches Projekt gestemmt werden müsste, sollten die Mitarbeiter schon vor der Konzeptphase einbezogen und noch viel mehr Workshops mit ihnen gemeinsam gestalten werden.

So, Arbeitgeber sind im „War of Talents“ gefragt. Zwar ist die Bedeutung von Gehaltsstrukturen und Karrierechancen nicht von der Hand zu weisen, aber viele Menschen wollen heute Leben, Arbeit, Familie und Sinn miteinander vereinen. Vodafone schafft durch umfangreiche Services eine hohe Mitarbeiterbindung. Und Zufriedenheit ist eine Währung, die Unternehmen für sich nutzen können.

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