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Mai 17 2016

Babetteria 44: Intranet-Tour X – Exzellentes Wissensmanagement

b44Wissen ist ein Wirtschaftsfaktor, der wesentlich zum Erfolg einer Organisation beiträgt. Seit Jahrzehnten besteht daher der Wunsch, Wissen in Unternehmen zu managen. Um sich diesen zu erfüllen, hat die ifm-Unternehmensgruppe ein neues Wissensnetzwerk eingeführt. Es ist seit November 2015 in Betrieb und belegte den dritten Platz beim IntraNetAward 2016 von we.CONECT. Es war keine einmalige Intranet-Tour, die mich an die Standorte Essen und Tettnang führte – ich bin Stammgast der DB seit dem Startschuss zum Projekt im Herbst 2014.

Hintergrund

Als schnell wachsendes, global expandierendes Unternehmen ist die ifm-Unternehmensgruppe von einer Tatsache überzeugt: Ihre zukünftige wirtschaftliche Stärke beruht auf der Fähigkeit, das eigene Know-how zu verwerten und innovationsstark zu bleiben. Ohne moderne Web 2.0-Technologien ist das heute undenkbar. Mit dem neu eingeführten „ifm knowledgenetwork“ arbeiten nun weltweit 43 Standorte und sammeln so Erfahrungen mit der digital vernetzten Arbeitswelt. 

Herausforderungen

Das Projektteam hatte einige harte Nüsse zu knacken:

  1. Viele langjährige Mitarbeiter, die in den nächsten Jahren altersbedingt das Unternehmen verlassen, haben Erfahrung, persönliche Kontakte und Know-how, ihr Wissen und ihre Erfahrungen sollen ifm erhalten bleiben.
  2. Das rasante internationale Wachstum macht den Austausch und die mehrsprachige Zusammenarbeit nicht einfach.
  3. Wege müssen gefunden werden, um das Wissen im Unternehmen transparent zu machen und gemeinsam weiter zu entwickeln.
  4. 43 Standorte mit unzähligen Landessprachen und technologischen Voraussetzungen sollen ins Boot geholt werden.

 

Die Einführung von drei großen Software-Lösungen gleichzeitig ist mit einem starken Wandel der Arbeitsumgebung für Großteile der Mitarbeiter verbunden. Den Prozess so zu gestalten, dass möglichst wenige Produktivitätsverluste entstehen, ist ebenfalls eine große Herausforderung. Dazu werden einige Datenbanken und das bestehende Intranet abgelöst.Die neue Plattform soll zudem eine mobile Nutzung gewährleisten, insbesondere für Vertriebsmitarbeiter.  

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Die Lösung

Auf den ersten Blick sieht das Ergebnis ganz einfach aus: Nach einem Jahr agiler Projektlaufzeit wird eine zentrale, mehrsprachige Plattform auf Basis von Microsoft SharePoint und Atlassian Confluence ausgerollt und ist vorerst der digitale Arbeitsplatz für 3.700 Bildschirmarbeiter.

Das „ifm knowledgenetwork“ umfasst die drei Bereiche:

  • Information (Globale Neuigkeiten, mehrsprachiges Social Intranet: Dashboard, personalisierte News)
  • Zusammenarbeit (Profilseite, Mein Arbeitsplatz, Zusammenarbeitsräume, Applikationsberichte, Wiki, ifm-Begriffe, Vertriebsportal) und
  • Lernen

Bei all dem erlebt der Nutzer nur EIN System mit einem einheitlichen responsive Design, einer übergreifenden Navigation und einer Enterprise Search über beide Systeme hinweg – technisch verantwortet von IPI und Communardo.

Bis dahin war und ist es aber ein langer Weg, der schon mit der Bereitschaft des Unternehmens beginnt, nachhaltig in einen modernen Arbeitsplatz und in die Begleitung des Wandels zu investieren. Ebenso wie das Bestreben bei der Entwicklung der Plattform die User anstatt der Technik in den Mittelpunkt zu stellen. Die Einführung einer neuen Arbeitsplattform gleicht einer „Operation am offenen Herzen“ – die sehr hohe Betriebsamkeit im global schnell wachsenden Unternehmen erfordert eine professionelle, aber auch pragmatische Einführungsbegleitung, gemeistert von der Agentur perlrot.

 

Erste Ergebnisse

Ein Netzwerk aus dezentralen Verantwortlichen mit Leidenschaft und Glaube an das Potenzial erweckt das „ifm knowledgenetwork“ Schritt für Schritt zum Leben: Nach sechs Monaten Betrieb gibt es schon knapp 200 Arbeitsräume und ca. 80 ausgebildete Community Manager. Das Wissen und der einfache Zugang zu Ansprechpartnern im ifm knowledgenetwork kommt gerade kleinen und neuen Standorten zugute, um schnell Fuß zu fassen und Marktanteile zu gewinnen. Internationale Communities werden für strategische Weiterentwicklungen genutzt. Mitarbeiter finden kurze Wege, um sich gegenseitig zu unterstützen. Implizites Wissen wird in den Zusammenarbeitsräumen sichtbar. Explizites und langlebiges Wissen wird im Wiki abgelegt.

So, und das ist erst der Anfang eines neuen Kapitels zum Wissensmanagement bei ifm. Das Intranet-Projekt folgt dem Vorgehen im Buch „Willkommen in der neuen Arbeitswelt . So erwecken Sie ein Social Intranet zum Leben“. Die zwei Projektleiterinnen Jessica Staub und Marie-Isabelle Fink berichten außerdem live auf der ShareConf 2016 von den vielen ungeahnten Überraschungen im Projektverlauf …