Praxisbeispiel Scan- & OCR-Erweiterungen für SharePoint Teil 2

Marco Schmucker, Principal Consultant SharePoint Business Consulting bei der Alegri International Group stellt in dieser dreiteiligen Artikelserie eine Lösung für eine Scan- & OCR Erweiterung für SharePoint vor.

Teil 2: Einsatz-Beispiel der OCR-Lösung in SharePoint in der Fuhrpark-Verwaltung

Fuhrpark-Betreiber erhalten einen Großteil der Dokumente zu einem Vertrag oder zum Fahrzeug papierbasiert. Diese werden oft eingescannt. Deren Inhalt ist aber nicht auffindbar und wird so oft nur über den Dateinamen gefunden.

Als Beispiel wollen wir uns eine Zulassungsbescheinigung Teil 1 (Fahrzeugschein) scannen, diese nach SharePoint hochladen und mittels GScan Online eine Volltexterkennung mittels OCR durchführen lassen; zuletzt wollen wir möglichst einfach wichtige Metadatenfelder in SharePoint (Inhaltstyp-basiert) befüllen.

Die gescannte TIFF-Datei wird in eine SharePoint-Dokumentenbibliothek manuell hochgeladen. Dort wird über das Menüband direkt GScan Online aufgerufen. Es zeigt das Dokument direkt „in SharePoint“ mit weiteren Menüs an. Mit dem Button „OCR“ starte ich die Texterkennung. In meinem Fall rufe ich den Cloud-Service im Hintergrund auf, der in wenigen Sekunden das Dokument volltextmäßig erkannt hat, und daraus ein PDF Dokument generiert.

Da die Zulassungsbescheinigung durch die Schattierungen schwer lesbar ist, wähle ich noch die „Verbesserung“ Optionen, die das Dokument deutlich lesbarer machen. Dazu gehört Drehung, Glättung, Reinigung und mehr.

Nachdem das Dokument auch für mich lesbarer ist, nutze ich die rechte Indizes-Leiste, um die SharePoint Websitespalten zu meinem gewählten Inhaltstyp (FPV_Fahrzeugschein) entweder manuell zu befüllen, oder aber die komfortable Click-to-index™ OCR Funktion, mit der ich mittels einem Mausklick auf einen Text im Bild oder Markieren von Text per Maus diese Informationen direkt in die Felder befülle. So kann ich die lange Fahrzeugidentifikationsnummer schnell und sicher übernehmen.

Dies erspart nicht nur viel Zeit bei der Erfassung, sondern minimiert die Fehlerquote und erlaubt eine umfangreiche Verschlagwortung – was die Nutzbarkeit in SharePoint Workflows verbessert. Denn über befüllte Metadatenwerte kann ich Workflow-Regeln steuern.

Hier sehen wir die umfangreich befüllten SharePoint Eigenschaften. Auswahlfelder, wie Fahrzeug-Hersteller oder -Modell sind in unserer Alegri Fuhrpark-Akten Lösung direkt im GScan Online Dialog oder nachträglich jederzeit ausfüllbar.

Der Nutzen für die Masse der Endanwender wird schnell klar: Suchen die Anwender über die SharePoint Volltextsuche oder später direkt mit der PDF Reader Suchfunktion einen Begriff, so wird dieser gefunden! Hier im Beispiel wird nach dem Wort „Benzin“ gesucht, und es wird sowohl in SharePoint Suchtreffern als auch im PDF direkt als Trefferwort angezeigt.

Dadurch können z.B. eingescannte neue Zulassungsbescheide, Führerscheine, Schadensberichte oder Strafzettel per Workflow einen Bearbeitungsprozess anstoßen oder eine automatisierte Ablage an der richtigen „Stelle“ in der Alegri Fuhrpark Akte ermöglichen. Hierzu eignen sich besonders Workflow-Baukastenlösungen wie K2 blackpearl oder Nintex Workflow für SharePoint on premise oder Office 365.