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Mrz 18 2014

SharePoint in ganzer Breite nutzen: Projekt- und Teamräume

Die Babetteria beschreibt in ihren Beiträgen eine Menge sinnvoller Anwendungsfälle und den großen Nutzen von SharePoint in Unternehmen.

Ich möchte an meinen letzten Beitrag „SharePoint selbständig anpassen“ anknüpfen und beschreiben, welche nützlichen Tools SharePoint entspringen können und ihren großen Mehrwert für die tägliche Zusammenarbeit aufzeigen.

Wir haben für unsere Kunden bereits eine Reihe von SharePoint-Plattformen angepasst; das herausgeholt was drin steckt und so verfeinert, dass Möglichkeiten entstehen, die man vielleicht auf den ersten Blick nicht vermuten würde.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass gerade Neueinsteiger begeistert davon sind, wie sich mit dieser Technologie Prozesse automatisieren lassen und wie vielfältig die Optimierungsmöglichkeiten verschiedener Unternehmensabläufe sein können.

Die Projekt- und Teamräume, um die es sich in diesem Beitrag dreht, basieren auf den Standard-Teamräumen und dienen der Kanalisierung von Informationen. Sie stellen virtuelle Räume dar, die wie tatsächliche Räume in einem Wohnhaus verstanden werden können, wo jeder Raum einen anderen Zweck erfüllt. In der Küche wird gekocht, im Wohnzimmer kommt man zusammen und tauscht sich aus und im Schlafzimmer regeneriert man sich von einem anstrengenden Tag. So können auch virtuelle Räume für die unterschiedlichsten Aufgaben verwendet werden. und bieten eine exzellente Basis zur Zusammenarbeit. Projekte und Teams lassen sich kostengünstig, flexibel, einfach und schnell skalierbar organisieren.

Für einige Unternehmen reichen die dazu im Standard gebotenen Funktionalitäten von SharePoint sicherlich aus, für die meisten jedoch nicht.

Wer seine Prozesse für und über Projekte hinaus optimieren will, kann durchaus noch viel mehr aus seinem SharePoint herausholen. Nachfolgend beschreibe ich eine kleine Auswahl an Tools, die sich in SharePoint problemlos realisieren lassen:

Wissensmanagement

  • Handbücher
    Ein „Handbuch“ ermöglicht die strukturierte Ablage von Informationen, die schließlich ein Online-Handbuch bilden.
  • Diskussionen
    „Diskussionen“ sind ähnlich einem Forum zu verstehen und können im Vergleich zur Standard-Diskussion hierarchisch und mehrfach ineinander geschachtelt dargestellt werden.
  • Blogs
    Ein „Blog“ ist eine Seite, auf der ein sogenannter Blogger (Autor) chronologisch sortierte Einträge/Artikel veröffentlicht. Diese können dann von einem breiten Publikum gelesen und kommentiert werden..

Dokumentenmanagement

  • Integriertes Management System
    Besonders produzierende Unternehmen setzen diese Art von Management-System ein. Es dient unter anderem der Ablage und Verwaltung von Betriebsvorschriften, Verfahrensanweisungen und Formularen.
  • Vorlagenmanagement
    Ein Vorlagenmanagement stellt Dokumente zur Verfügung, die besonderen Anforderungen unterliegen. Diese können darüber hinaus verwaltet werden.
  • Vertragsmanagement
    Das Vertragsmanagement dient der Verwaltung und Ablage von Verträgen.

Prozessmanagement

  • Auftragsmanagement
    Hierunter ist eine Auftragsverwaltung zu verstehen, zum Beispiel ein Datei-Manager für Datei-Uploads, Datei-Downloads, Datei-Restores und Mail-Restores.
  • Maßnahmenmanagement
    Unter „Maßnahmenmanagement“ ist ein Verwaltungstool zu verstehen, das im Rahmen eines einheitlichen Genehmigungsworkflows die Möglichkeit bietet Maßnahmen zu formulieren und zu verfolgen.

Wie man sieht, ist die Palette der Möglichkeiten vielfältig.

Wer SharePoint bereits einsetzt, findet hier vielleicht die eine oder andere interessante Idee oder Anregung, um das System noch breiter nutzen zu können. An Motivation alles aus dem eignen SharePoint herauszuholen, sollte es jedenfalls nicht mangeln.

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