Babetteria 39: Kritische Zwischenbilanz nach vier Jahren Social Software

Stellen Sie sich vor, Sie könnten bei jedem Mitarbeiter pro Tag gut 50 E-Mails einsparen. Das wäre doch großartig! Aber noch nicht genug? Was halten Sie davon, wenn Sie dazu noch jede Woche zwei Arbeitsstunden pro Mitarbeiter gewinnen, weil jeder plötzlich ganz einfach Informationen findet, die er sucht. Oder wie wäre es, wenn Sie die Hälfte der Meetings einfach streichen und nur noch die Beratungen übrig lassen, die wirklich einen Mehrwert bringen? Welche Wirkung die Einführung eines Social Intranet in ihrem vorherigen Unternehmen hatte, erzählte mir Mitstreiterin Regina Köhler, unsere Expertin für die Gestaltung vernetzter Arbeitswelten.

Schöne neue Kollaborationswelt?

„Technologie allein lässt Sie nicht abheben. Es kommt darauf an, wie man Mitarbeiter für die neue Arbeitsweise gewinnen kann. Das ist ebenso eine strategische Frage, wie auch eine von Werten und Einstellungen“, sagt Regina Köhler. Gemeinsam mit ihrem Team initiierte sie, damals noch als Geschäftsführerin der CONTAS KG, vor vier Jahren die Einführung von Social Software. Knackpunkt der heutigen Erfolgsstory war die Gestaltung der Einführung als Kulturwandel: Die Mitarbeiter konnten von Anfang an erkennen, dass die Technologie ihnen ermöglicht, ihre Ziele besser und mit einer höheren Lebensqualität zu erreichen.

Zurück in die Vergangenheit – wie alles begann

„Ohne Beteiligung der Mitarbeiter an einem solchen Projekt kommt man nicht weit“, weiß Regina Köhler. Das ist wohl auch der Grund, warum als Schritt eins bei CONTAS nicht die Technologieauswahl stand. Das Projekt startete mit einer Befragung der Mitarbeiter nach ihren Bedürfnissen, damit sie die gerade beschlossenen strategischen und operativen Ziele erreichen können. Die Nachfrage nach einer Kollaborationssoftware kam dadurch aus den Mitarbeiterreihen. In einem Workshop entwickelten Mitarbeiter, Geschäftsführung und das Projektteam die Ziele im Zusammenhang mit einer neuen Social Software:

1. Jeder kann jederzeit und von jedem Ort auf das Knowhow des Unternehmens zugreifen.
2. Die Arbeitszeit wird wertschöpfend genutzt und von Routineprozessen möglichst frei gehalten.
3. Transparenz, Teilen von Wissen und gemeinsames Lernen sind fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Wissen ist personenunabhängig für alle verfügbar.

Damit waren die Spiele eröffnet. Es folgte die Technologieauswahl, deren Integration und die erste Test-Anwendung durch ein Pilotteam, bevor der schrittweise Roll-Out in alle Teams erfolgte.

Zurück in die Gegenwart und Hand auf´s Herz – was hat es gebracht?

Heute, vier Jahre später, zeigt Regina Köhler ganz konkrete Vorteile einer inzwischen vernetzten Zusammenarbeit bei CONTAS auf:

1. weniger Emails (ca. 50 pro Tag und Person)
2. schnelleres Finden von Informationen (2h Zeitersparnis pro Woche und Person)
3. höherer Informationsgrad
4. wertvollere Meetings
5. schnellere Übergaben und Einarbeitungen
6. flexiblere Arbeitsmodelle
7. schnellere Konzeptionsphasen
8. produktiveres Teamwork in Projekten
9. vernetzte Geschäftsprozesse und stärkeres unternehmerisches Denken, welches sich sowohl im Vertrieb als auch in der Kundenbetreuung als pures Gold erweist.

Was ist das Erfolgsgeheimnis?

„Einmal ganzheitlich, also technologisch, strategisch und kulturell ins Rollen gebracht, kann sich die digital vernetzte Arbeitsweise ganz natürlich ausbreiten.“ Regina Köhler beschreibt dieses Credo mit einigen konkreten Beispielen aus dem Einführungsprozess mit CONTAS:

• Anbindung an die Unternehmensziele: Die Einführung der neuen Kollaborationstechnologie wurde mit den Unternehmenszielen in Zusammenhang gebracht. Das betraf nicht nur die Technologieauswahl, sondern auch ihr Design und die Art ihrer Anwendung durch die Mitarbeiter, welche hierfür geschult wurden.
• Partizipation: Die Beteiligung der Mitarbeiter von Beginn an mobilisierte das Team. In den Einführungsprozess wurden zusätzlich Quick Wins eingebaut, um die Nutzung der Software möglichst attraktiv zu gestalten.
• Klare Verantwortungen: Die Einführung verantwortete ein Pilotteam, welches sich zum Hüter des Systems entwickelte und kontinuierlich für die richtige Nutzung der neuen Kommunikationstechnologie sorgte. Gleichzeitig erhielt jeder Mitarbeiter in Mitarbeitergesprächen klare Aufgaben und Verantwortungen im Zusammenhang mit der neuen Software (zum Beispiel der Verantwortung zur Moderation bestimmter Communities).
• Kontinuierliche Verbesserung durch Dialog: Online, aber auch ganz klassisch offline wurden Dialogplattformen geschaffen für den Austausch über die neue Arbeitsweise mit der Kollaborationssoftware. So konnte nach und nach die Qualität im Umgang mit der Technologie optimiert werden. Den eigentlichen Durchbruch hin zur Kollaboration brachte jedoch erst das Machtwort von Regina Köhler zur Einführung einer E-Mail-freien Woche. In einem ausgemachten begrenzten Zeitraum durften die Mitarbeiter ausschließlich über das Social Intranet intern kommunizieren. Die vielgenutzte E-Mail war tabu. Eben weil durch diese Aktion die kritische Masse an Teilnehmern erreicht wurde, konnten die Mitarbeiter die Vorteile der Social Software direkt erkennen: Sie waren informierter. Sie fühlten sich am Geschehen besser beteiligt. Sie hatten mehr Lust, etwas für andere Teams beizutragen. Und wie kann es anders sein: Nach der E-Mail freien Woche wurde kaum jemand rückfällig – das Social Intranet hatte sich eben bewährt. Kein schlechter Trick.

Und wie geht es weiter – Social Collaboration Next Level

Heute, vier Jahre nach der Einführung, wäre die richtige Zeit für eine interne Auswertung und Weiterentwicklung der Zusammenarbeit 2.0. Regina Köhler beschreibt hierfür drei Hauptpunkte auf der Agenda:

1. „Grüne Wiese“ mit allen Usern: Wenn wir uns neu gründen würden, was würden wir anders machen?
2. Strategischen Beitrag von Social Collaboration neu verorten und messbar machen, um die Aufmerksamkeit der Führungskräfte wieder zu erhöhen
3. Anpassungsbedarf vereinbaren und umsetzen (System, Prozesse, Rollen, Routinen)

„Mit der Einführung neuer Technologien ist es noch nicht getan. Erfahrungsgemäß unterliegt die Anwendung wie jeder gute Vorsatz Wellen. Es gibt Momente, in denen alte Muster wieder durchbrechen, vor allem in Phasen mit hohem Stress oder wenn Personalien wechseln. Vernetzte Arbeitswelten brauchen daher feste Verantwortlichkeiten, damit die Rückkehr in alte Verhaltensmuster möglichst schnell erkannt und verhindert wird. Und damit das System immer weiter entwickelt wird und immer höheren Nutzen für die Anwender bringt, sagt Regina Köhler.

So, ich freue mich schon auf das nächste Projekt mit Regina. Wer noch ein bisschen mehr dazu erfahren möchte kann hier und da weiterlesen.