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Mrz 03 2014

Alles Ge-Yammer Teil 4 Einsatzszenarien für Social Collaboration

„Alles Ge-Yammer!?“ – Potenziale und Einsatzmöglichkeiten moderner Community- und Collaboration-Lösungen – eine 4-teilige Serie von Marco Schmucker, Principal Consultant SharePoint Business Consulting, Alegri International Group.


Einsatzszenarien für Social Collaboration Lösungen mit Yammer & SharePoint – 2

Extranets

Vor allem die Integration externer Partner, Zulieferer oder Kunden bietet hohes Optimierungs- und Ideenpotenzial. Extranets mit Office 365 und Yammer-Netzwerken erlauben eine einfache Verteilung von News nach dem Abonnement-Prinzip. Nutzer entscheiden zum Teil selbst, welche Themen für sie relevant sind durch ihre Gruppenteilnahme (join group). Es ist aber auch möglich, wichtige und dringliche News verpflichtend zu verteilen (group oder network announcements). – Kommunikation in alle Kanäle wird damit ein Kinderspiel!

Netzwerke mit Händlern, Zulieferern, Servicepartnern, Franchisenehmern, Agenturen, Zulieferern oder externen Entwicklungspartnern ermöglichen für alle eine vereinfachte, offenere Kommunikation. Neben einfachen News oder Produkt-Updates kann per Eilmeldung über aktuelle Probleme informiert werden – zeitgleich kann über die Antwort- oder Like-Funktion Feedback eingeholt werden. So lassen sich Probleme schneller eingrenzen und durch gute Antworten schnell beheben.

Über einfache Kurzumfragen kann ein schnelles Stimmungsbild eingeholt werden, um schneller und gezielter auf Veränderungen oder Probleme reagieren zu können. Dedizierte Community Manager scannen Fragen und Antworten und können als webbasierte Notizen einfach FAQ Listen aus häufig gestellten Fragen erstellen. Erleichtert wird eine Themengruppierung oder -suche über einfach z verwendende Schlagworte, sogenannte hashtags (#begriff), über die auch dediziert gesucht werden kann.

Zugehörige Dokumente, Videos oder Präsentationen können über Office 365 einfach bereitgestellt, geteilt und sogar gemeinsam online bearbeitet oder kommentiert werden. So können z.B. Schulungsmaterial und Schulungsvideos für Franchisenehmer und Partner bereitgestellt werden. Über Kommentare und Fragen kann gemeinsam die Qualität verbessert werden.

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Interne Prozesse

Auch interne Prozesse oder die offizielle Informationsversorgung, die heute einseitig und meist nicht zielgruppenorientiert im Intranet durch die Interne Kommunikation bereitgestellt wird, kann mittels Yammer-Gruppen und Office 365 TeamSites verbessert werden:

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  • Offizielle Management News oder Management Blogs lassen sich über Ankündigungen realisieren und erlauben ein offenes Kommentieren – falls erwünscht.
  • Seitens HR können Trainings und Schulungen gezielt in Gruppen angekündigt werden. Bindet man Datenschutzbeauftragte oder Betriebsräte mit ein, so werden diese auch schnell den Nutzen einer verbesserten Kommunikation verstehen und mittragen.
  • Der Vertrieb kann für Ausschreibungen besser nach passenden Referenzen anfragen, um die Antwortqualität der Unterlage merklich zu verbessern.
  • IT und Technik kann zeitnah kritische Warnungen oder Meldungen verteilen sowie bekannte Bugs und Lösungen posten
  • Es lassen sich neue Produktideen diskutieren, die dann in einem firmenweiten Ideenmanagement Prozess ausgearbeitet werden. Mittels Workflows kann z.B. aus einem SharePoint Downtime Kalender eine Nachricht in einer Yammer-Gruppe erstellt werden. Hierbei helfen fertig einsetzbare Workflow Aktionen von Nintex Live.
  • Nicht zuletzt können interne Meetings effizienter vorbereitet, durchgeführt und nachbearbeitet werden. So können für Meetings Protokolle in webbasierten Notizseiten angelegt werden, an denen mehrere Teilnehmer gleichzeitig arbeiten; Änderungen werden dabei farblich markiert.

Fazit:

Yammer und Office 365 bieten die Möglichkeit, externe Nutzer kontrolliert zu integrieren und den Zugriff orts- und zeitunabhängig zu ermöglichen. Externe Netzwerke in Yammer bieten mittels Einladungen die Chance, gezielt Infos und News zu verteilen, Feedback einzuholen oder gemeinsam sicher an Dokumenten zu arbeiten. – Ein echter Mehrwert an Kommunikationstransparenz, Integration von Expertenwissen und Effizienz!

Auch der Sicherheit ist Rechnung getragen: In Kombination mit Office 365 und den neuen cloud-basierten Signaturdiensten von Microsoft (Rights Management bzw. IRM für Office 365) lassen sich in einem kontrollierten Umfeld Dokumente auch gemeinsam ausarbeiten und rechtsgültig austauschen.

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