Okt 08 2013

SharePoint Vorurteile 7 : SharePoint ist schulungsintensiv

Die 10 hartnäckigsten Vorurteile über SharePoint – was ist dran?

Teil 7 : SharePoint ist schulungsintensiv

Vorweg: Schulung sollte sein und ist sinnvoll. Jedoch wird häufig didaktisch falsch und zu einheitlich geschult (Beispiel MOC). Ein weiteres Problem: in der Regel werden nicht die Anwendungsfälle, sondern lediglich Einzelfunktionen in den Vordergrund gestellt. Besonders wichtig ist es, anschaulich zu erklären, weshalb beispielsweise die Dokumentenablage mit SharePoint schneller, besser und einfacher funktioniert als bisher im Netzlaufwerk. Mit ein paar zündenden Aha-Effekten, die sich im Arbeitsalltag einsetzen lassen, hat man die Teilnehmer relativ schnell auf seiner Seite.

Im Vergleich zu anderen Systemen knüpft SharePoint geradezu ideal an das Vorwissen des durchschnittlichen Mitarbeiters an. Bill Gates sagte einmal: „SharePoint ist wie Office auf einem Server.“ So kann man es sich als Trainer zunutze machen, dass jeder mit einem Browser und Microsoft Office umgehen, bzw. es in jedem Alter erlernen kann.

Fazit: im Vergleich zu anderen Systemen knüpft SharePoint optimal an berufliches und privates Vorwissen an und ist daher für Endanwender definitiv nicht schulungsintensiv. Auf der anderen Seite ist die Schulung eines Admins, Beraters oder Entwicklers eine Lebensaufgabe, da es unendlich viele Nischen gibt, die teilweise hoch komplex sind.

3 Kommentare

  1. Praxis-Seminare zu Fachanwendungen auf SharePoint sind ein wichtiger Erfolgsfaktor. Warum sich SharePoint dem Benutzer schneller erschließen sollte als andere Software, nur weil es im Browser läuft, erschließt sich auf den ersten Blick nicht.

  2. Um auch noch die letzte Nische Wissens zu füllen – Menschen, auch in der IT gibt es sie, haben Talente und besonders ausgeprägte Fähigkeiten. Warum sollten diese Zeit damit verbringen sich noch mehr Wissen anzueignen? Viellmehr sollten diese in dem was Sie besonders gut tun gestärkt werden – in den wenigsten Fällen wird sich das mit dem Scope einer generischen Anwendung wie SharePoint decken. Das herauszuarbeiten ist eine große Herausforderung – HR-Abteilungen scheitern täglich daran und kitten dann mit Schulungen aus.

  3. Hallo Zusammen,
    ich kann das Vorurteil eigentlich nur bestätigen. Der native SharePoint-Client und auch die Office-Produkte sind meiner Meinung zu komplex für einen Fachanwender, der eigentlich geschult ist, seine Fachaufgaben zu erledigen.
    Natürlich die Ablage in Sharepoint ist sehr einfach, d. h. ich kann im Standard per Drag&Drop mein Dokument irgendwo ablegen.

    Aber dann wird es kompliziert:
    Wie finde ich das Dokument wieder, wenn mehr als 5000 Elemente in dieser Bibliothek sind und die Volltextsuche nicht optimal auf meine Suchanforderung ausgelegt sind?
    Ich kenne keinen durchschnittlichen Anwender, der weiß, welche Grenzen in SharePoint bzg. der Datenablage und der direkten Recherche auf einer Bibliothek es gibt.

    Wie kann ich weitere Informationen aus Fachanwendungen z. B. Stammdaten hinzufügen?
    Wie kann ich Ordnerstrukturen automatisch aufbauen, weil ich einen bestimmten Indexwert ausgewählt habe z. B. Kunde, so dass eine standardisierte und strukturierte Kundenakte erstellt wird.

    Alleine schon das Einbindungen der Bibliothek in Office ist schon sehr viel Arbeit, wenn ich als „normaler“ Anwender nicht die notwendigen Rechte dazu habe, denn ich muss Einstellungen im IE und ggfs. mit der Administration durchführen. D. h. es gehört sehr viel Vorarbeit dazu dass die Produkte „einfach“ ineinander greifen.
    Wenn das natürlich gemacht ist, dann geht es einfach.

    Wenn ich dann für die Recherche das Recht habe mir eigene Ansichten zu erstellen, wird es meiner Meinung nach richtig kompliziert.

    SharePoint ist halt ein Legobaukasten. Daher denke ich, dass für die zielgerichtete Arbeit erstmal ein für den jeweiligen Anwendungsfall gutes Produkt her muss. Nur das Produkt macht es nicht alleine aus: Mit der EInführung des Produktes muss auch eine Schulung des Anwenders erfolgen. Nur so kann SharePoint intuitiv in den normalen Arbeitsprozess eingebunden werden.

    Es ist meiner Meinung sehr uneffektiv, wenn jeder Anwender sein Anschreiben erstellt und sich mit den Möglichkeiten von Word aus einander setzen muss.
    Besser ist es eine vorgefertige Vorlage bereit zu stellen und diese durch den Sachbearbeiter um die notwendigen Inhalte ergänzen zu lassen, ohne dass er sich Gedanken machen muss, ob es dem Unternehmens-CI entspricht, wenn sich im Unternehmen was geändert hat.
    Mit der Ablage in SharePoint und der vorher für diese Vorlage definierten Indexdaten wird das Szenario dann rund und der Aha-Effekt ist da, da eine echte Entlastung stattfindet.
    Aber ein Standard-Word kann das nicht.

    Solche Lösungen werden von der OPTIMAL SYSTEMS SPS angeboten. Damit meinen wir SharePoint erfolgreich zum Sachberarbeiter zu bekommen.

    Viele Grüße
    M. Barbato

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