«

»

Sep 23 2013

Intranet Babett

Babetteria 34: Intranet-Tour VII – Mit MAN und viel Turbo zum Award

B34-1Auf der absoluten Intranet-Erfolgsspur befindet sich MAN Diesel & Turbo: Das Maschinenbauunternehmen hat sich gegen 30 Konkurrenten durchgesetzt und den INTRA.NET Award 2013 gewonnen, der von we.CONECT vergeben wird. Eine gute Planung und eine maßgeschneiderte Intranet-Struktur waren dabei sicherlich Faktoren, die zu diesem durchschlagenden Erfolg beigetragen haben. Ein guter Grund, um nach Augsburg zu reisen und mit Christiane Kröhling, Managerin Online Communications, eine Runde durchs Intranet zu drehen.

Beim diesjährigen INTRA.NET Award wurden Unternehmen ausgezeichnet, die mithilfe einer nachhaltigen Strategie interne Kommunikation, digitale Arbeitsplätze und internes Marketing erfolgreich auf einer Plattform zusammenführen und ihr Intranet in eine virtuelle Welt der effektiven Kollaboration verwandeln konnten. Gelungene Mitarbeiteraktivierung spielte dabei ebenso eine Rolle wie die Kreation einer innovativen Nutzererfahrung.

All diese Anforderungen hat das über 250 Jahre alte Unternehmen mit Bravour erfüllt, obwohl die Ausgangslage für das neue Intranet keine einfache war. 2010 kam es zur Fusion der beiden Firmentöchter MAN Diesel und MAN Turbo. Beide brachten ihr eigenes Intranet mit, die zu diesem Zeitpunkt noch nicht lange im Dienst waren.

Die Kernaufgaben waren:

  • Ein globales System zu schaffen, das zwei Unternehmen mit verschiedenen Standorten in Europa sowie die gesamte weltweite Organisation zusammenführt.
  • Das neue Intranet zu DEM Tool für die tägliche Arbeit zu machen und Kooperation und Wissensaustausch voranzutreiben.
  • Globales Denken zu fördern sowie zur Entstehung einer gemeinsamen Identität und Unternehmenskultur beizutragen.

Atlas, so der Name der Plattform, ist ein globales Intranet, das dem gesamten Unternehmen zur internen Kommunikation und als Plattform für die Zusammenarbeit dienen soll. Es führt zwei Unternehmen und die weltweite Organisation zusammen.

Hindernisse und Strukturentscheidungen

Meine Gesprächspartnerin Christiane Kröhling erklärt, dass in diesem speziellen Fall die Gefahr groß war, dass die Mitarbeiter – kaum an die eine Plattform gewöhnt – einer weiteren Veränderung nicht unbedingt mit Wohlwollen gegenüberstehen würden. Es mussten grundlegende Entscheidungen getroffen werden, denn das eine Unternehmen hatte sein Intranet bis dato dezentral und auf Basis der Organisationsstruktur betrieben, das andere zentral und taskorientiert. Am Ende beschloss man, das Beste aus beiden Systemen auszuwählen und in einem neuen zusammenzuführen, so Christiane Kröhling. Atlas ist deshalb taskorientiert und dezentral aufgebaut. Zudem setzt es auf einen vereinfachten Weg zur Veröffentlichung von Meldungen und Informationen.

Volle Kraft voraus über Ländergrenzen hinweg: Mitarbeitereinbindung

Mehr als 14.000 Mitarbeiter sind im globalen Atlas aktiv, weit gefächert über 100 Standorte weltweit. Daher mussten regionale und kulturelle Unterschiede bei der konkreten Ausgestaltung stets bedacht werden. Eines der Beispiele, die Christiane Kröhling in diesem Zusammenhang nennt, betrifft die Planung: Während man in Skandinavien schneller und forscher an neue Aufgaben herangeht, wollen Deutsche die Dinge etwas konkreter planen.

Zum besseren Verständnis der Bedürfnisse hat MAN Diesel & Turbo Umfragen, Interviews und Workshops mit 1.500 Mitarbeitern durchgeführt, um etwas über ihr Nutzerverhalten, aber auch über ihre Wünsche und Anregungen zu erfahren.

Aus bestimmten Tätigkeitsbereichen wurden Personas wie „Casper, der kooperative Projektmanager“ abgeleitet, dem beispielsweise ein extrem schneller Informationsaustausch mit den Kollegen und ein externer Datenzugriff mit mobilen Endgeräten wichtig sind (siehe Präsentation S. 5) Diese fiktiven Personen, ihre Charakteristika, ihre Rolle im Unternehmen, ihre Aufgaben, Bedürfnisse und Ziele, die explizit formuliert wurden, haben dabei geholfen, das neue Intranet zu konzipieren. Die Primary Personas leiten sich aus den Haupt-Aufgabengebieten ab, die die meisten Mitarbeiter im Unternehmen betreffen. Die Secondary Profiles beschreiben kleine Aufgabengebiete, die weniger Mitarbeiter betreffen oder auch solche, die in einem provisorischen Status sind, z.B. neue Mitarbeiter auf dem Weg in eines der primären Profile.

Mitarbeiter wurden bei typischen Arbeitsaufgaben gefilmt – wie zum Beispiel beim einen Erstellen eines Service Report. Die Aufzeichnungen haben geholfen, die existierenden Strukturen und Prozesse logischer und intuitiver im Intranet zu gestalten.

Download als PDF

MANs Atlas – Intranet maßgeschneidert

Nach dieser intensiven Vorarbeit bei MAN Diesel & Turbo wurden schließlich folgende Bereiche in das Intranet integriert:

News & Events

Hier finden die Mitarbeiter schnell und einfach Nachrichten sowie Ankündigungen zu Veranstaltungen. Neben den Meldungen, die für alle Mitarbeiter relevant sind, kann jeder seine ganz eigene Newsauswahl abonnieren – sowohl auf Abteilungsebene als auch standortbezogen.

Employee Center

Ein personalisierter Bereich bietet Zugang zu persönlichen HR-Daten und Diensten. Mitarbeiter finden hier Personal-Informationen und Betriebsrat-News und haben Zugriff auf Formulare wie z. B. Reiseanträge.

Our Company

Eine gemeinsame Identität – das Unternehmen. Natürlich sollen die eigenen Mitarbeiter stets die Möglichkeit haben, schnell auf Unternehmensinformationen zuzugreifen: Abteilungsseiten, Standorte, Produkte, Geschäftsprozesse.

Knowledge Sharing

Hier verwirklicht sich der Wunsch nach einfachen Wegen zur Kollaboration und zum Wissensaustausch, in dem Dokumente schnell und einfach zugänglich gemacht werden können, damit auch andere Abteilungen oder Standorte vom jeweiligen Fachwissen profitieren. Zudem sind hier alle Kontaktdaten der Kollegen und Abteilungen gesammelt, sodass ein Ansprechpartner nur wenige Klicks entfernt ist. Zu diesem Bereich gehören auch:

Wiki-World

Die Wiki-World bietet einen schnellen Zugriff auf bereits vorhandene Tutorien, Definitionen und angelegte Hilfestellungen. Es können sowohl einzelne Artikel verfasst als auch komplette Wikis zu neuen Themen erstellt werden.

Department Collaboration, Communities, Projects

Kollaboration wird bei MAN Diesel & Turbo großgeschrieben und so können in unterschiedlichen Bereichen entweder auf Abteilungsebene oder übergreifend ein Wissensaustausch und eine virtuelle Zusammenarbeit stattfinden. Mal klar terminiert wie bei konkreten „Projects“, mal fortlaufend in den „Communities“.

Self Service

Der „Self Service“-Bereich beinhaltet eine individualisierte Sammlung von Links zu Informationen über vielerlei Workflows wie etwa Reiseanträge oder die Buchung von Besprechungsräumen.

Meine Gesprächspartnerin betont, dass der Mitarbeiter stets im Mittelpunkt der Bemühungen stand. Aus diesem Grund war die Option zur Personalisierung des Intranets besonders wichtig, denn nicht alle vorhandenen Informationen sind für jeden Mitarbeiter relevant. Deshalb lassen sich News abonnieren und eigene Quicklinks zu besonders wichtigen Funktionen auf der Startseite erstellen. Bei Reisen kann man zudem den eigenen Standort anpassen – und bekommt die lokalen Nachrichten und die wichtigsten Nummern – oder auch das Kantinenmenü – des jeweiligen Aufenthaltsortes angezeigt.

Intranet zum Anfassen: Internes Marketing

Zum eigentlichen Start von Atlas bekamen die Mitarbeiter die Chance, das Intranet kennenzulernen. Townhall-Meetings, bei denen die neue Plattform präsentiert wurde, schufen dabei die nötige Aufmerksamkeit und vermittelten nutzungsrelevantes Wissen. In einem ansprechend gestalteten Intranet-Leitfaden wurde sehr anschaulich auf die Vorteile und Neuerungen von Atlas hingewiesen.

34-334-2

Außerdem bekam Atlas einen eigenen Video-Clip Werbung nach innen sozusagen. Jeder Mitarbeiter wurde so abgeholt.

Preisgekrönte Empfehlungen

Auch bei preisgekrönten Intranets gibt es Dinge, die man noch besser machen könnte.

  1. Christiane Kröhling rät, sich vor allem bei der Übernahme vorhandener Daten Gedanken zu machen. Nicht immer ist es von Vorteil, Migrationssoftware zu verwenden, denn wenn viel Nachbearbeitung notwendig wird, kann es damit sogar zu einem Mehraufwand kommen. Hier lohnt sich die Überlegung, eine manuelle Migration durchzuführen oder Migrationsautoren einzusetzen, wie es zum Beispiel die Luzerner Kantonalbank getan hat.
  2. Auch bei MAN Diesel & Turbo wurde deutlich, wie wichtig es ist, unterschiedliche Interessen innerhalb des Unternehmens abzubilden. Das bedeutet, dass Mitarbeiter verschiedener Bereiche eingebunden werden sollten und Impulse nicht nur aus der Zentrale kommen dürfen. Eine gute Planung ist essenziell, die Definition von Personas hilft, Anforderungen darzustellen.
  3. Darüber hinaus sollen sich individuelle Bedürfnisse auch im Intranet widerspiegeln. Atlas hält daher personalisierbare Startseiten für die Mitarbeiter bereit, wo Quicklinks zu Projektseiten und Communities oder Abonnements für Events und News abgelegt werden können.
  4. Den Mitarbeitern muss unbedingt vermittelt werden, dass sie Vertrauen zu der neuen Technik haben können.

Atlas ist für viele Mitarbeiter ein wichtiges Arbeitstool. Nichtsdestotrotz gibt es immer wieder aus allen Bereichen Verbesserungsvorschläge, wie die Arbeit mit der Plattform optimiert werden kann. Um die Motivation aufrechtzuerhalten, das Intranet mit all seinen Möglichkeiten zu nutzen, werden diese Vorschläge ständig evaluiert und – wo möglich – umgesetzt. So wird sichergestellt, dass Altas auch in Zukunft das Arbeitstool ist, das alle Anforderungen und Bedürfnisse der Mitarbeiter erfüllt.

So viel Diesel & Turbo braucht es also auf der Intranet-Überholspur! Wir gratulieren an dieser Stelle noch einmal zum ersten Platz und wünschen weiterhin viel Erfolg mit dem Intranet!

1 Ping

  1. Babetteria 34: Intranet-Tour VII – Mit MAN und viel Turbo zum Award - SharePoint Blogs in German - Bamboo Nation

    […] Auf der absoluten Intranet-Erfolgsspur befindet sich MAN Diesel & Turbo: Das Maschinenbauunternehmen hat sich gegen 30 Konkurrenten durchgesetzt und den INTRA.NET Award 2013 gewonnen, der von we.CONECT vergeben wird. Eine gute Planung und eine maßgeschneiderte Read More… […]

Kommentare sind deaktiviert.