Wiki als Knowledgebase

In der täglichen Zusammenarbeit wird stetig kommuniziert und ein enormer Wissensaustausch entsteht, aber auch eine Menge Overhead.

Grundsätzlich trägt es zu einem guten Arbeitsklima bei, wenn die Zusammenarbeit von offenen Gesprächen geprägt ist. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass sich dieser kommunikative Austausch für alle Beteiligten positiv auswirkt. Arbeitsprozesse sollten sich beschleunigen und bestenfalls gleichzeitig Wissen generiert werden. Entstehen jedoch häufig die gleichen Nachfragen oder werden wichtige Prozesse wohlmöglich gestoppt, weil ein Mitarbeiter erkrankt oder aus dem Unternehmen ausgeschieden ist, sollte das Thema „Wissensmanagement“ verstärkt betrachtet werden.

Für das optimale Wissensmanagement in Unternehmen eigenen sich Wiki’s hervorragend. Prozesse lassen sich schnell optimieren und Wissen wird geteilt.

Für den Erfolg von Wiki’s braucht es allerdings viel Engagement der Mitarbeiter. Die Bereitschaft, Wissen weiterzugeben und im Gegenzug von den anderen zu lernen, steht im Focus und bildet die Basis einer Wissensdatenbank. Die Benutzeroberfläche eines Enterprise Wiki’s bietet deshalb sehr komfortable Möglichkeiten, um neue Inhalte bereitzustellen und Grafiken einzubinden. Hiermit soll vor allem die Hürde genommen werden das System zu nutzen. Ein Mitarbeiter der es zu aufwändig findet Inhalte zu hinterlegen, wird nur wenig Spaß daran haben mit dem System zu arbeiten.

Gegenüber SharePoint 2010 ist in SharePoint 2013 die Bearbeitung von Wiki-Seiten deutlich schöner und übersichtlicher geworden. So können Wiki-Inhalte mit sogenannten Tags und Kategorien versehen werden. Diese Metadaten helfen dabei Inhalte besser zu verwalten und Informationen schneller zu finden. Darüber hinaus verfügen die Inhalte über ein Rating-Control, damit sie bewertet werden können. In Ergebnislisten einer Suchanfrage können die Wiki-Seiten somit auf ihre Relevanz hin analysiert und entsprechend angezeigt werden.

Aufgrund ihrer Funktionalität können Wiki-Seiten übrigens individuell angepasst und erweitert werden. Wie in SharePoint üblich werden die Daten einer solchen Seite in den Spalten einer Seitenbibliothek abgelegt. Die Darstellung selbst erfolgt über Seitenlayouts, was die freie Bearbeitung über den SharePoint Designer ermöglicht.

Um einen reibungslosen Wissensaustausch zu ermöglichen, sollten allerdings gewissen Regeln innerhalb des Wiki’s festgelegt werden. Ebenso ist es sinnvoll Genehmigungsprozesse (Workflows) zu hinterlegen, um einen Missbrauch zu verhindern und die volle Kontrolle über die Inhalte zu behalten.