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Jul 05 2013

Babetteria 31: Intranet-Tour VI – Ab die Post!

Babett31Wenn zwei bisher unabhängig agierende Unternehmen ein Joint Venture planen, muss man die Herausforderung nicht lange suchen. Wenn diese Unternehmen aus dem Logistik- und Transportbereich ihren Firmensitz zudem in unterschiedlichen Ländern haben, weltweit vertreten sind und am Ende ein Konzern mit über 30 Niederlassungen entsteht, dann stehen die Intranet-Verantwortlichen vor einer wahrlich großen Aufgabe – ebenso wie Experts Inside.

In genau dieses Intranet-Abenteuer ist ein weltweit agierendes Logistikunternehmen Mitte 2012 gestartet. Wie das virtuelle Händereichen im Intranet auch über Ländergrenzen hinweg zum Erfolg wird, darüber hat der Projektverantwortliche Nicki Borell von Experts Inside mit mir gesprochen. Er arbeitet seit mehr als neun Jahren im Microsoft-Enterprise-Umfeld und ist Microsoft zertifizierter System Engineer, Database Administrator, IT-Professional und Trainer.

Die zentralen Anforderungen waren: eine gemeinsame Datenhaltung, eine E-Mail- und Livemessaging-Plattform sowie virtuelle Kollaborations- und Teamräume. Aufgrund der dezentralen Mitarbeiterstruktur lag ein Hauptaugenmerk auf der Abbildung der neuen Unternehmensstruktur bis hin zur Ebene des einzelnen Mitarbeiters. Das neue Intranet sollte der zentrale Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit und die vorherrschende Informationsquelle sein. Um allgemeingültige Inhalte und Informationen zu veröffentlichen, können News Seiten mit verschiedenen Schwerpunktthemen genutzt werden: Redaktionell aufbereitete News-Seiten sollten ein allgemeines „Schwarzes Brett“ abbilden. Projektteams und einzelne Abteilungen hätten die Möglichkeit, eigene SharePoint Site Collections, sogenannte Workspaces, über einen Workflow zu beantragen.

MySite als Lotse im Labyrinth der neuen Gesichter

Beide Unternehmen haben ihre jeweiligen Mitarbeiterstrukturen mitgebracht, die sich über die Jahre eingespielt hatten. Die Angestellten kannten sich, man hatte seine Ansprechpartner gefunden. An einem Novembertag 2012 dann der große Schritt ¬– plötzlich gab es viele neue, unbekannte Kollegen und zahlreiche Fragezeichen. Wer macht was? Wer gehört wohin? Wen muss man für welche Aufgabe ansprechen?   Das Intranet musste folglich die neue Unternehmensstruktur abbilden. Eine Aufgabe, die mithilfe der SharePoint MySite gelöst wurde. Informationen aus bestehenden Datenbanken wurden automatisiert eingepflegt, anschließend kamen die Mitarbeiter selbst ins Spiel. Die Profile mussten individuell ergänzt werden, daher lag der Schwerpunkt zu Beginn darauf, die User zur selbstständigen Aktualisierung zu motivieren. Die Profis von Experts Inside setzten auf drei Strategien zur Aktivierung der MySite:

  1. Automatisierung: Bereits vorhandene Daten wie Name, Standort und Telefon wurden automatisiert eingepflegt.
  2. Vorbildfunktion: Der CEO ist mit gutem Beispiel vorangegangen, indem er seine MySite als Erster vollständig gepflegt hat.
  3. Belohnung: Unter allen aktiven Usern wurden Reisen zu Unternehmensstandorten verlost. Das schaffte Anreize und Anknüpfungen an das neu entstandene Unternehmen.

Das Ergebnis? Ein für alle hilfreiches „virtuelles Who’s who?“, das die komplexen Unternehmensstrukturen über vier verschiedene Zugänge vereinfacht und durchschaubar macht:

  1. Die alphabetische Liste aller Mitarbeiter enthält automatisch auch alle Aktualisierungen auf der MySite.
  2. Die elektronische Telefonliste zeigt an, wie aktuell sie ist.
  3. Neue Mitarbeiter werden angezeigt.
  4. Mitarbeiter, die zuletzt ihre MySite aktualisiert haben, werden ebenfalls angezeigt.

„Jetzt, wo alles fertig ist, klingt das ziemlich leicht. Aber bis es so weit war, haben wir ganz schön viel Energie in die klare Struktur und die Technik stecken müssen. Zum Glück hat das Unternehmen immer die Mitarbeiter in den Fokus des neuen Intranet-Projekts gerückt und das Ganze kommunikativ begleitet“, so Nicki Borell.

Barrierefreie Workspaces statt Länder- und Kompetenzgrenzen

Internationalität und weltweite Niederlassungen bedeuten oftmals riesige Distanzen zwischen den einzelnen Teams. „Damit die Zusammenarbeit trotzdem reibungslos klappen kann und die Mitarbeiter in ihrem täglichen Tun optimal unterstützt werden, können eigenständige SharePoint Site Collections, sogenannte Workspaces, beantragt werden“, erklärt Nicki Borell. „Weil Zusammenarbeit nicht nur innerhalb des Unternehmens stattfindet, sondern auch mit externen Dienstleistern abgestimmt werden muss, ist auch das über die Vergabe von Windows Live-IDs oder temporären SharePoint-Lizenzen möglich. So kann das Marketing-Team ganz einfach mit der zuständigen Agentur Layouts austauschen. Externe Teilnehmer erhalten in diesem Fall keine Administratorrechte, können aber Dokumente ablegen und einsehen. Der Sicherheitsaspekt ist in diesem Fall natürlich besonders wichtig – damit nicht aus Versehen sensible Daten von Außenstehenden abgerufen werden können, hat man sich ganz bewusst für die Variante mit eigenständigen Site Collections entschieden.“

Blogs als zentrale Informationsquelle

Das Intranet sollte darüber hinaus die zentrale Anlaufstelle für aktuelle redaktionelle Informationen darstellen. Zwei Implementierungen kamen schließlich zum Zug:

  1. Newsbereich auf der Startseite: Neuigkeiten aus den verschiedenen Unternehmensstrukturen, wie zum Beispiel „Logistik“ oder „Revelations“, die redaktionell als Blogs geführt werden.
  2. Neuigkeiten aus dem persönlichen Arbeitsumfeld: Informationen aus allen Bereichen, für die der jeweilige Nutzer Leseberechtigungen hat. Ähnlich wie bei der Facebook-Timeline wird so alles, was für den User persönlich von Bedeutung ist, auf einer Seite angezeigt – neue Beiträge, Updates, aktuelle Blogposts. Nicki Borell: „Viel einfacher geht das inzwischen mit dem Newsfeed in SharePoint 2013, auf diese Migration warten wir noch.“

Nächste Schritte: noch mehr Usability und Customisation

Was deutlich wird? Große Projekte wie dieses benötigen gut durchdachte Lösungen. Um die zu finden, muss zunächst verstanden werden, was die User wirklich brauchen, um reibungslos und motiviert arbeiten zu können. Solche Prozesse benötigen Zeit und so wird auch an diesem Portal fleißig weitergefeilt. Die Erhöhung von Usability und Customisation stehen dabei stets im Mittelpunkt der Arbeit von Experts Inside. In einem nächsten Schritt soll über einen neuen Bereich im Intranet die tägliche Arbeit abgebildet werden. Dort können Nutzer umfassende Informationen zu den unternehmenseigenen Produkten und Services abrufen. „Was kostet ein bestimmtes Paket von Toulouse nach Malaga?“ Die Antwort ist dann nur noch wenige Klicks entfernt.

Zusammenfassend sagt Nicki Borell: „Allein mit technischer Expertise kann man solch eine Aufgabe nicht stemmen. Der Logistikunternehmer ist das Projekt richtig angegangen. Es gab die Unterstützung aus dem Management, einen echten Nutzen für die Mitarbeiter, flankierende Kommunikationsmaßnahmen, eine Beschulung der Anwender und sogar Gamifikation. Ein angemessener Zeitrahmen und vor allem auch ein realistisch kalkuliertes Budget sorgen dann auch bei uns Technikern für Spaß an der Arbeit.“

So, nun geht das groß angelegte Intranet-Projekt weiter seinen Weg! Ein paar wertvolle, technisch orientierte Tricks von Nicki Borell gibt es auch hier und hier noch einmal zum Nachlesen. Dann ab die Post …

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