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Mrz 25 2013

Babetteria 26: Wer sucht, der findet.

Babette25Manchmal ist es im Unternehmen wie zu Ostern: Man sucht und sucht und sucht. Doch SharePoint 2013 bietet eine enorm verbesserte Suchfunktion. Über die Möglichkeiten, die sich den Unternehmen jetzt bieten, sprach ich mit Thomas Landgraf, Technology Sales Specialist bei Microsoft und Verantwortlicher für Technologieberatung rund um SharePoint, Yammer und Microsoft Office.

SharePoint 2013 ist keine Suchmaschine, sondern eher eine „Finde-Maschine“! Was kann der Anwender denn alles finden?

Liebe Babett, schwierig wird es, mit SharePoint 2013 deine versteckten Ostereier zu finden ;o) Aber im Ernst: Mit SharePoint lassen sich nahezu alle digitalen Inhalte innerhalb der Firma finden. Ganz egal, ob diese Inhalte auf einem Dateiserver liegen, in den E-Mail-Postfächern der Anwender, im Intranet oder in SharePoint selbst. Das Schöne dabei ist – aber auch das Wichtigste im Unternehmen –, dass der Anwender tatsächlich nur die Informationen findet, für die er die Berechtigung hat. Das spart ihm eine Menge Zeit, denn er muss nicht frustriert auf den Zurückknopf im Browser klicken, falls er das Suchergebnis gar nicht hätte sehen dürfen. Wer möchte, kann die Suche auch auf das Internet ausdehnen.

Wie lange muss der Anwender auf die Beantwortung seiner Suchanfrage warten?

Diese Frage lässt sich gar nicht so leicht beantworten. Zu einer Suche gehört ja mehr, als nur eine Webseite mit den Ergebnissen zu präsentieren. Bevor ein Suchtreffer angezeigt werden kann, muss das Quellsystem mit den Inhalten indiziert werden. Dieser Vorgang heißt bei SharePoint Crawling – flapsig übersetzt könnte man „durchwühlen“ sagen. Beim Crawling wird ein für die Suche optimierter Index in SharePoint aufgebaut, der neben den Inhalten auch die Berechtigungen der Quellsysteme beinhaltet. Gibt ein Anwender einen Suchbegriff ein, wird der Index durchsucht, das Ergebnis mit den Berechtigungen abgeglichen und dann zur Anzeige gebracht. Das Crawling kann einige Zeit dauern, die Abfragen gegen den Index funktionieren hingegen sehr schnell und die Präsentation der Ergebnisse ist schon nach weniger als einer Sekunde möglich – je nach Ausbau der SharePoint Infrastruktur.

Ist die Ergebnispräsentation so, dass der Anwender den Überblick behält? Was hilft ihm dabei, wirklich das zu finden, was er sucht?

Wir von Microsoft haben die Bedienbarkeit beim aktuellen SharePoint Server deutlich verbessert. Das ist auch bei der Suche erkennbar. Zum einen haben wir die Möglichkeit, die Suchanfrage zu „verstehen“. Sucht jemand beispielsweise nach „Intranet Babett“ erkennen wir, dass es sich um einen Namen handelt. Daher zeigen wir in der Trefferliste nicht nur die Inhalte, die von Babett erstellt worden sind, sondern z. B. auch den Link zu Babetts Profil im Intranet. Auf diesem Weg können die Anwender sehr schnell Experten zu Themengebieten finden und mit ihnen in Kontakt treten. Zudem gibt es dynamische „Verfeinerungen“ auf der Trefferliste, die sich im Kontext zur Suchanfrage aufbauen und über die man das Suchergebnis weiter einschränken bzw. detaillieren kann. Neben den „Verfeinerungen“ unterstützen die Suchvertikalen den Anwender dabei, das Ergebnis nochmals neu zu gliedern. So kann er bspw. nur nach Inhalten aus dem Intranet suchen oder eine Personen- bzw. Expertensuche mit dem Suchbegriff durchführen. Anschließend hilft die Vorschaufunktion, herauszufinden, ob der Inhalt des Ergebnisses wirklich zur Anfrage passt.

Die Anwender suchen ja inzwischen nicht nur in Dokumenten. Da geht es um Informationen aus sozialen Netzwerken, aus Unternehmensdatenbanken und um Expertenwissen von den Kollegen. Da kann SharePoint doch locker mithalten.

Mithalten? SharePoint kann alle Inhalte in SharePoint selbst indizieren und somit für andere entdeckbar machen. Dazu gehören natürlich die Informationen in den Benutzerprofilen, die erstellten Blog- oder Wikibeiträge, Microblogs und Tags. Damit nicht genug: Sollten die Inhalte in anderen Systemen liegen, können auch diese indiziert und somit gefunden werden. Das ist ein ganz entscheidender Unterschied zum Mitbewerb, wo die Suche auf die Inhalte des Enterprise Social Networks beschränkt ist. SharePoint findet das gesamte digitale Wissen eines Unternehmens.

Die Suche gilt sogar als Unternehmenssteuerungsinstrument. Kannst du dazu etwas sagen?

Ja, die Suchergebnisse können von dem Unternehmen beeinflusst werden. Es ist zum Beispiel möglich, wertvolle Informationen im Kontext zur Suchanfrage an erster Stelle auf der Ergebnisseite anzeigen zu lassen. Aber ich würde nicht so weit gehen zu sagen, dass diese Funktionen zur Unternehmenssteuerung beitragen – vielmehr tragen sie zu besseren und schnelleren Unternehmensergebnissen bei.

Wird die Suche in der Praxis wirklich aktiv genutzt? Welches Feedback kommt aus den Unternehmen?

Enterprise Search (unternehmensweite Suche) ist ein umkämpfter Markt. Microsoft nimmt in diesem Marktsegment bereits jetzt eine führende Rolle ein. Kunden, die SharePoint einsetzen, nutzen automatisch die SharePoint Suche für die Inhalte in SharePoint. Auch werden häufig Dateiserver mit SharePoint durchsuchbar gemacht. Die Integration der FAST-Suchtechnologie in SharePoint 2013 eröffnet den Unternehmen ein noch größeres Einspar- und Standardisierungspotenzial der Unternehmens IT.

Was kann man tun, damit wirklich alle Anwender eines SharePoint Intranets in den Genuss einer optimalen „Finde-Lösung“ kommen? Ist das eher eine Anforderung an die IT? Oder an die Fachbereiche? Oder an beide gemeinsam?

Nun, die IT kann dafür Sorge tragen, dass alles Digitale im Unternehmen durch SharePoint auffindbar ist – um die Sicherheit der Informationen kümmert sich SharePoint.

Gemeinsam mit den Fachbereichen kann man das Benutzererlebnis eines Intranets aber deutlich steigern – und damit sind wir bei meinem Lieblingsthema angekommen: Optimalerweise verbindet die IT die im Intranet redaktionell bearbeiteten Inhalte der Fachbereiche mit den Inhalten, die die Anwender erstellen. Eine Herausforderung, die sich mit SharePoint durchaus bewältigen lässt. Der Schlüssel hierzu ist die Suche. SharePoint kann Inhalte unter Zuhilfenahme der Suche auf einer Seite aggregieren. Man spricht hier von „Search driven apps“. Auf dieser aggregierten Seite können natürlich auch Inhalte aus dem Social Web des Unternehmens dynamisch angezeigt werden. Werden beim Aufruf des Intranets die Interessensgebiete (hinterlegt im persönlichen Profil) mit den redaktionellen Inhalten und den Inhalten aus dem Social Web des Unternehmens dynamisch zusammengeführt, erhält der Intranet-Besucher ein passendes, an seinen Interessen ausgerichtetes Intranet angezeigt. Sozusagen ein „Finde-Intranet“, gepflegt von Redakteuren und den Mitarbeitern des Unternehmens.

Wow, dass war mir auch nicht so bewusst! Thomas, hast du auch eine Frage an mich?

Liebe Babett, wer macht dir denn immer die Haare so schön?

Oh, danke, sehr nett. Wenn man in unserem Intranet nach „Babett + Friseur“ sucht, findet man diese MySite. So, wer sich für die technische Seite der Suche interessiert, kann hier 

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  1. Babetteria 26: Wer sucht, der findet. - SharePoint Blogs in German - Bamboo Nation

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