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Feb 11 2013

[DE] Die MySite Funktionen

Mein heutiger Artikel gibt einen Überblick, welche vielfältigen Informationen und Funktionen MySites bieten

Innerhalb eines Unternehmens ist es vielen Mitarbeitern wichtig, sich schnell und unabhängig miteinander zu vernetzen. Fragen und Probleme können schnell gelöst werden wenn man Kollegen findet, die gewisse Interessen haben und so entsprechendes Wissen und Erfahrungen geteilt werden können.

Dafür ist eine Vielfalt an Informationen nötig. SharePoint stellt innerhalb einer MySite eine persönliche Profilseite zur Verfügung. Die MySite bildet den zentralen Knotenpunkt in der Kommunikation. In dieser digitalen Visitenkarte können personalisierte Informationen, eigene Inhalte und Dokumente abgelegt werden. Alle aus dem Active Directory importierten Informationen können von jedem Benutzer individuell erweitert werden.

Overview – Überblick verschaffen

Auf der Übersichtsseite bietet die MySite ein NoteBoard, welches für Facebook ähnliche Postings genutzt werden kann. Ebenso können Statusmeldungen – vergleichbar mit Twitter – veröffentlicht werden. Beide Informationen werden über die Newsfeedfunktion angezeigt. Darüber hinaus können über den „Ask Me About“- Webpart eigene Expertisen kommuniziert werden und somit andere Kollegen darüber informieren bei welchen Themen unterstützt werden kann. Verschiedene Registerkarten geben Auskunft zu Organisationsstrukturen, Kontaktlisten und Inhalten.

Organization – Organisationsstrukturen verstehen

Wer genau ist der Kollege oder der Vorgesetzte? Um einen aktuellen, interaktiven und leicht navigierbaren Überblick in den Organisationsstrukturen zu bieten, wird dieser Punkt mithilfe der MySite abgedeckt. Mit dem Organisation Browser und den Silverlight-Add-On kann das Organigramm interaktiv genutzt werden und durch die verschiedenen Hierarchieebenen der einzelnen Teams navigieren. Die Organisationsstrukturen kommen dabei – wenn gewünscht – direkt aus dem Active Directory.

Content – Inhalte bereitstellen

Über die Inhalte (Content) werden Informationen wie kürzlich bearbeitete Dokumente und Blog Posts angezeigt. Diese Informationen können auch anderen Kollegen zur Verfügung gestellt werden.

Social Tags & Notes – Inhalte schneller finden

Damit Dokumente schneller und besser gefunden werden können, ist es hilfreich diese mit Tags und Notes zu versehen. Mit Tags werden Dokumente und Beiträge mit individuellen Begriffen verschlagwortet. In der persönlichen Cloud werden die verwendeten Tags & Notes gesammelt und angezeigt. Die Tag Cloud ist individuell anpass- und löschbar.

Colleagues – Die Kollegen

Diese Registerkarte bietet wie in bekannten Social Networks die Möglichkeit das eigene soziale Netzwerk zu pflegen. Dabei bleibt es dem Mitarbeiter frei ob bestimmte Verbindungen sichtbar gemacht werden oder lieber privat bleiben.

Membership – Mitgliedschaften verwalten

Die Zugehörigkeit von Verteilerlisten und SharePoint-Gruppen kann über diese Funktion eingesehen und angepasst werden. Hier kann sich jeder Mitarbeiter selbst zu entsprechenden Verteilern hinzufügen und entfernen.

Activity Feeds – Twittern mit SharePoint

Innerhalb der eigenen Organisation stehen die Activity Feeds innerhalb der MySites zur Verfügung. Über diese Funktion kann man Kollegen folgen oder über deren Aktivitäten informiert werden. Gerade wenn man an ähnlichen Themen arbeitet ist diese Art der Informations-Weiterleitung sehr interessant. So kann man zum Beispiel sehen welche Kommentare geschrieben oder welche Dokumente erstellt wurden. Die MySite bietet die Option individuell zu konfigurieren über welche Aktivitäten man informiert werden möchte. Das Folgen eines Kollegen kann zu jeder Zeit wieder gelöscht werden.

Expertensuche – Kollegen mit bestimmten Expertisen finden

Um in einem Projekt ein bestimmtes Projektteam zusammenzustellen und damit über alle Expertisen in einem Umfeld zu verfügen, bietet die Personen-/Expertisensuche eine elegante Möglichkeit Kollegen zu finden die genau die Erfahrungen mitbringen welche für das Projekt relevant ist. Dafür muss nur der entsprechende Suchbegriff im Suchfeld eingegeben werden – eine sehr umfangreiche Ergebnisliste wird im Adressbuchstyle zurückgeliefert.

Knowledge Mining – Wissen fördern

Für einen maßgeblichen Unternehmenserfolg ist Wissensmanagement, also der Austausch von Wissen und Erfahrungen unabdingbar. Die Mitarbeiter eines Unternehmens sind die einzelnen Wissensträger innerhalb der unternehmerischen Prozesse. Dieses Wissen ist entscheidend für den Betrieb eines Unternehmens. Wenn Mitarbeiter ein Unternehmen verlassen oder in ein anderes Team wechseln, nehmen sie ihr Wissen mit – deshalb ist der Einsatz von Blogs sinnvoll. Immer dann wenn eine Person Informationen für mehrere Nutzer zur Verfügung stellen möchte kann hierüber direkt mit den Nutzern kommuniziert werden.

Eine weitere Möglichkeit für sinnvolles Wissensmanagement ist der Einsatz von Wikis. Hier lassen sich Best-Practice-Beispiele, Glossare oder FAQs anlegen.

Auch der Einsatz von Diskussionsforen ist sinnvoll. Themen und Fragestellungen können darin zusammengetragen und erläutert werden, bevor es zu Entscheidungen kommt.

Fazit

Wenn Mitarbeiter in der Lage sind sich die MySite Informationen zu Nutze zu machen, sind sie befähigt in der Gemeinschaft und dabei für das gesamte Unternehmen enorme Effizienzgewinne zu erreichen.

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