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Sep 12 2012

Babetteria 14: Vorabgespräch zur Social-Intranet-Studie 2012

Seit dem Siegeszug von Social Media stehen viele Unternehmen vor der Frage, welchen Nutzen die Einführung von Social Media in der Internen Kommunikation hat. Welche Rolle spielt Social Media tatsächlich im Unternehmen? Sind Social Media-Anwendungen schon in der Internen Unternehmenskommunikation angekommen? Um den Status Quo von Social Media-Anwendungen in der Mitarbeiterkommunikation von deutschen Unternehmen zu beurteilen, hat die scm gemeinsam mit Hirschtec in diesem Jahr die Studie „Social Intranet 2012” durchgeführt. 289 Teilnehmer quer durch viele Branchen und alle Unternehmensgrößen füllten den Onlinefragebogen aus. Neugierig wie ich bin, wollte ich nicht bis zur Veröffentlichung der Studie am 15.09.2012 warten und habe vorab Lutz Hirsch von Hirschtec  um ein INTRAview gebeten. Exklusiv in der Babetteria heute schon ein paar Fakten und Zahlen.

Hallo Herr Hirsch, eine Menge Arbeit liegt seit Studienbeginn im Frühjahr 2012 hinter Ihnen. Worin sehen Sie den Erfolg dieser Studie?

Hallo Babett. Ein ganz wichtiges Ergebnis der Studie ist, dass wir Vermutetes endlich mit konkreten Zahlen und Fakten belegen können und einen guten Überblick über die Intranet-Landschaft in Deutschland abgeben können.

Was ist dabei die wichtigste Erkenntnis aus der Studie für Sie ganz persönlich?

Immer zügig und forsch, aber Du bist ja schon berühmt und berüchtigt für Deine Hammerfragen (lacht). Wenn ich es jetzt schon auf den Punkt bringen muss, sind das für mich persönlich zwei ganz tiefgreifende Erkenntnisse: Das Social Intranet ist zum einem noch nicht ganz als Arbeitsmittel in den Unternehmen angekommen. Zum anderen zeigt sich, dass Social-Intranet-Projekte zu einem ganz wichtigen Anteil Change-Projekte sind. Die digitale Arbeits- und Kommunikationswelt der Mitarbeiter ändert sich drastisch.

Die Antwort ist auch hammermäßig. Da steckt sicher eine ganze Menge mehr dahinter. Wie intensiv nutzen denn die Mitarbeiter das Intranet überhaupt?

Das Intranet wird punktuell genutzt. Nur ein geringer Anteil der Mitarbeiter, ca. 12 %, verwendet es als permanentes Arbeitsmittel. Immerhin: 31 % der Mitarbeiter schauen wenigstens täglich im Intranet vorbei. Das Intranet ist wie eingangs gesagt noch nicht im Arbeitsumfeld der Mitarbeiter angekommen und ihre Arbeitsabläufe sind nicht hinreichend ins Intranet integriert.

Bei 41 % der Unternehmen werden die alten Kanäle neben dem Intranet genutzt. Gerade große Unternehmen betreiben parallel noch Prozessportale. Anwender behalten ihre Routinen bei. Wenn sie ihre Arbeitsweisen und ihre Kommunikationsweise ändern sollen, muss ein Wandel der gesamten Unternehmenskultur herbeigeführt werden. Stichwort: Change-Prozesse.

Die fehlende Begleitung des Wandels ist ein schon bekanntes Problem, welches Ihre Studie nun konkret mit Zahlen belegt. Was läuft da falsch und was wäre zu tun?

Guidelines, Schulungen und Online-Hilfen sind sicher ein erster Schritt. Was fehlt, ist aber die Sicht aus der Brille der ‚Arbeitsorganisation’. Mitarbeiter müssen unserer Erfahrung nach über mindestens sechs Monate periodisch in der Gestaltung ihrer digitalen Informationsflüsse gecoacht werden, bis sich neue Mechanismen der Kommunikation und Zusammenarbeit etablieren. Und keine Angst: Wenn man wichtige Multiplikatoren wie z. B. Projektleiter und Teamleiter einbezieht, verbreitet es sich in der gesamten Belegschaft recht schnell.

Als Mitarbeiterin der Kommunikationsabteilung sind meine Themen vor allem die kommunikative Begleitung der Intraneteinführung und die Mitarbeitermotivation. Hat Ihre Studie dazu Fakten geliefert?

Auch wenn sich Social Media-Anwendungen zunehmend in der Internen Kommunikation etablieren, hat die Studie gezeigt, dass die Einführung oftmals problembehaftet ist. Dies ist vor allem darauf zurückzuführen, dass die Implementierung oft nicht strategisch geplant wird. Nur 36 % der Unternehmen nutzen Kommunikationskampagnen zur Begleitung der Intraneteinführung. Das sind 64 % zu wenig! Da gäbe es Handlungsbedarf für Dich.

Und auch was die Anreize zur Nutzung des Intranet betrifft, könnte es noch mehr Impulse geben. Nur 37 % der Intranetnutzer erhalten ein Training. Wie kann das Intranet so seine volle Wirkung entfalten? Was ich besonders schade finde: Gamification spielt nur zu 7 % eine Rolle, also das spielerische Heranführen an Inhalte. Dabei ist das Fußball-Tippspiel doch immer das absolute Highlight!

Gamification nur 7 %? Wo vermuten Sie die Ursachen?

„Der Mitarbeiter soll arbeiten und nicht surfen oder spielen“ – das ist die momentane Grundhaltung bei vielen Führungskräften. Dass man spielerisch die Arbeit neu erlernen kann und man danach auch effizienter arbeitet, muss eben kommunikativ nähergebracht werden. Da bist Du doch prädestiniert für diese Aufgabe!

Wie weit sind die deutschen Unternehmen schon mit Social Intranet?

Schaut man sich die Intranet-Inhalte an, überwiegen noch die klassischen Kommunikationsinhalte. 33 % der Unternehmen koordinieren ihre Projekte im Intranet und 32 % nutzen es zur Zusammenarbeit. Wikis (54 %), Foren (46 %) und Online-Umfragen (44 %) führen die Liste der Funktionen an. Es tut sich einiges in Richtung Social. Die Kommentarfunktion ist mit 42 % schon weit verbreitet. Damit fangen Unternehmen an, wenn sie mit Social Funktionen beginnen. Die Nutzung sozialer Funktionen wird immerhin von zwei Dritteln der Unternehmen angestrebt.

Herr Hirsch, mein Blog wird auch von sehr vielen Mitarbeitern aus der IT-Abteilung gelesen. Haben Sie für diese Zielgruppe eine besondere Zahl parat?

Ja, wir haben auch die genutzte Technik abgefragt. SharePoint liegt mit 28 % ganz vorn. Die restlichen Prozente teilen sich ca. 100 andere Plattformen von Lotus Notes und Open Source über Eigenentwicklungen bis hin zu IBM Connections. Und das, obwohl ich den Schulungsaufwand bei SharePoint für den Endnutzer immer als hoch eingeschätzt habe. Bei Entwicklern ist SharePoint hingegen sehr beliebt. Fehlende Funktionalität wird hier durch Partnerlösungen ersetzt.

Zumindest der Social Part wird in SharePoint 2013 erheblich komfortabler.

Wenn du wüsstest, wie oft ich schon von Verbesserungen gehört habe, zuletzt bei SharePoint 2010 …

Was den Benutzerkomfort und den Social Part betrifft, bin ich bei SharePoint 2013 ziemlich optimistisch. Haben Sie abschließend auch noch eine Frage an mich?

Wie siehst Du denn die Welt des Social Intranets? Wird sich der Elan der externen sozialen Netzwerke auf die interne Unternehmenswelt schnell übertragen?

Mit meinem und Ihrem Elan gebündelt ginge das sicher sehr schnell in den Unternehmen … Realistisch sehe ich die Trends des Internets immer in das INTRANET kommen, jedoch in Abhängigkeit von der jeweiligen Kommunikationskultur und Veränderungsfreudigkeit. Ich zum Beispiel schätze in meinem perlroten Intranet die Kommentarfunktion und liebe den Like-Button. Anerkennungsfunktionen werden bestimmt in vielen Unternehmen in naher Zukunft Einzug halten. Organisationen, die jetzt mit dem Intranet starten oder es relaunchen, werden die Social- Media-Elemente verstärkt nutzen, da bin ich mir sicher.

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